Приложение 15 «Номенклатура дел»

Индекс дела

Заголовок дела

Срок и место хранения

Примечание

01

Организационные документы

01-01

Учредительные документы: устав, решения общего собрания учредителей, акты приема-передачи имущества, свидетельство о регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о постановке на учет в ПФ, ФСС, письмо управления статистики с кодами видов деятельности, выписка из ЕГРЮЛ

Постоянно

М-н «Алый ПАРУС», гл.бухгалтер – подлинники, копии в магазинах

01-02

Локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о защите персональных данных работников, положение о конфиденциальной информации, положение об оплате труда, положение о ценовой политике, положение об учетной политике, положение об организации наличного денежного обращения и ведения кассовых операций, должностные инструкции, инструкции по охране труда, по противопожарной безопасности, по оказанию доврачебной помощи пострадавшим, для проведения инструктажа по электробезопасности неэлектротехническому персоналу на 1 группу допуска, журналы учета и регистрации инструктажей, инструкция с приложениями для проведения инструктажа на знание законодательства

Папка содержит список фамилий работников ознакомившихся с документами

01-03

Приказы директора по основной деятельности

01-04

Доверенности

02

Кадровые документы

02-01

Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, увольнении; об отпусках (с приложением графика), взысканиях (с докладными записками и актами) и поощрениях, командировках

75 лет

5 лет

М-н «Алый ПАРУС», гл.бухгалтер

Работник в отношении которого издан приказ знакомится с ним под расписку

02-02

Личные дела работников: личные карточки работников, трудовой договор, трудовая книжка, договор о материальной ответственности, копия паспорта, копии свидетельств о рождении детей, о браке, разводе, копия медицинского полиса, копия свидетельства ПФ, копия свидетельства о постановке на налоговый учет, копии дипломов, заявления о приеме на работу, о переводе, увольнении

02-03

Книга учета движения трудовых книжек

02-04

Табели учета рабочего времени и графики сменности, расчеты по больничным листам

Копии в магазинах

03

Переписка

03-01

Журнал регистрации входящих (письма, справки, заявления) и исходящих документов (письма, заявления, справки) с их приложением

М-н «Алый ПАРУС», гл.бухгалтер

04

Договоры

04-01

Договоры с поставщиками

М-н «Алый ПАРУС», гл.бухгалтер

04-02

Договоры с контрагентами (договоры аренды, спецавтохозяйство, договоры на охрану, на дератизацию, договор на обслуживание ККМ, договоры с поставщиками коммунальных услуг, с банками вместе с лимитом, на услуги телефонной связи и Интернет связи, другие)

Копии в магазинах

04-03

Акты сверок по расчетам с поставщиками

04-04

Акты сверок с контрагентами (в том числе, журнал фиксации показаний и платежей)

05

Документы на оборудование (холодильное, обогреватели, кондиционер и другое)

В магазинах, директор магазина

06

Приход товара: папки с товаротранспортными документами (по продуктам еженедельно, по алкоголю ежемесячно)

Каждая папка закрывается отчетом

07

Тетрадь движения наличности и временная папка с расходными документами

08

Документы на алкогольную продукцию

09

Документы на прочие товары

10

Банковские выписки

М-н «Алый ПАРУС», гл.бухгалтер

Подшиваются по мере поступления и закрываются отчетом

11

Кассовая книга

12

Авансовые отчеты

13

Налоговые декларации

14

Инвентаризационные документы