Эффективное использование опыта экспертов

Как правило, во многих подразделениях организации есть сотрудники – «источники знаний», которые хорошо разбираются в тонкостях информационных систем и данных. Объединив этих людей с теми, кто понимает, как применять инструменты анализа, можно получить много новых идей в отношении данных и их использования.

Целесообразно создать в организации центр компетенций в сфере бизнес-аналитики. Он должен играть роль центрального источника знаний для всех, у кого есть вопросы или предложения по поводу использования EDW. Деятельность центра также будет стимулировать инновации (что положительно скажется на итоговой прибыли) и может даже повысить привлекательность организации для потенциальных сотрудников.

14.2. Управление документами и контентом

Управление документами и контентом подразумевает наличие средств, позволяющих контролировать создание, регистрацию, хранение, защиту и использование самых разнородных сведений, доступ к которым невозможно организовать с помощью традиционных реляционных систем управления базами данных. Процессы в цепочках поставок таких данных имеют свою специфику, которую мы обсудим в этом разделе.

14.2.1.Определение области знаний «Управление документами

иконтентом»

Управление документами и контентом (Document and Content Management, DCM) распространяется на любые неструктурированные и полуструктурированные данные, т. е. данные, структура которых не описывается предопределенной моделью – будь то реляционная или любая другая модель данных (см. главу 8, раздел 8.2). Главная задача здесь – обеспечение сохранности и целостности обрабатываемых сведений, а также регулирование доступа к ним. В этом плане управление документами и контентом в общих чертах мало чем отличается от операционного управления реляционными базами данных (см. главу 12, раздел 12.1). Однако помимо текущих задач в

этой области есть и стратегические. Во многих организациях неструктурированные данные имеют прямое отношение к структурированным. Соответственно, и управленческие решения должны приниматься согласованно и применяться последовательно. Кроме того, документы и неструктурированный контент требуют надежной защиты и контроля качества. А обеспечение информационной безопасности и качества таких данных невозможно без руководства, надежной архитектуры и налаженного управления метаданными[475].

14.2.2. Цели и бизнес-драйверы

Основными целями управления данными и контентом являются:

●обеспечение возможностей для эффективного накопления, получения и использования данных, сохраняемых в неструктурированных форматах;

●интеграция структурированных и неструктурированных данных;

●соблюдение действующего законодательства и обеспечение соответствия ожиданиям клиентов.

Главными бизнес-драйверами управления документами и контентом являются обеспечение соблюдения требований нормативноправового регулирования, способность адекватно отвечать на запросы судебно-арбитражных и надзорных органов об электронном раскрытии информации (e-discovery), а также обеспечение непрерывности бизнеса. Составители DMBOK считают, что качественное управление рассматриваемым видом данных оказывает серьезное влияние на эффективность работы организаций. Прогресс в области технологий управления документами позволяет организациям автоматизировать и оптимизировать документооборот, устранять дублирующие друг друга ручные операции, нормализовать внутриорганизационное сотрудничество и внешние партнерские связи.

В свою очередь, дополнительным преимуществом этих технологий выступает упрощение и ускорение поиска, доступа и публикации нужных документов. Наконец, они же способствуют предотвращению утери важных документов. Все это крайне важно и для обеспечения электронного раскрытия информации, и для экономии денежных средств за счет высвобождения офисного пространства и снижения затрат на ведение и обработку документации.

Хорошо структурированные веб-сайты с мощными поисковыми возможностями позволяют эффективно управлять онтологиями и другими структурами, максимально упрощающими клиентам и сотрудникам поиск нужного контента, тем самым повышая уровень их удовлетворенности[476].

14.2.3.Основные понятия в области управления документами

иконтентом

Говоря об управлении документами и контентом, следует пояснить ряд исходных понятий[477].

Документы и записи

Документами называются электронные или бумажные (как печатные, так и рукописные) материалы с инструкциями, руководствами, требованиями и распоряжениями, которые касаются выполнения различных задач или функций, например, протоколами собраний и решений. Также документы могут использоваться для распространения информации или обмена знаниями и опытом. Примеры распространенных типов документов – акты, методики, правила, протоколы, процедуры руководства, спецификации, стандарты

итехнические задания.

Всвою очередь, записи (records) – это подмножество документов определенного вида. То есть не всякий документ классифицируется как запись, но всякая запись относится к категории документов. Записи свидетельствуют, что действия, сведения о которых в них зафиксированы, были действительно произведены и сделано это было в установленном нормативными документами порядке; соответственно, записи могут использоваться для представления, например, в надзорные органы в качестве доказательства соблюдения организацией в ходе осуществления текущей деятельности установленных всевозможными регламентами требований. В современных условиях записи создаются или ведутся не только людьми, но и автоматическими средствами мониторинга и регистрации.

Документы и записи бывают физическими (документы, записки, договора, отчеты, квитанции, письма и микрофильмы) и электронными (письма и вложенные файлы e-mail, СМС, сообщения по мессенджерам

имногие другие.). Отдельно стоит выделить контент веб-сайтов,

документы на любых носителях и в любых аппаратных средах, а также записи в базах данных любого рода и типа.

Контент

Контент – это информационное наполнение документа. Документ можно рассматривать как некий контейнер, а вот контент – как то, что в этом контейнере содержится. Под контентом принято понимать данные и информацию, размещенную внутри файла, документа или на вебсайте. Контентом часто управляют исходя из степени концептуальной важности документов, в которых он содержится, а также в зависимости от типа или статуса документов. Важно отметить, что у контента есть свой вполне конкретный жизненный цикл. В своей завершенной форме часть контента становится содержимым записей организации. Официальные записи требуют особого обращения по сравнению с прочим контентом.

Управление документами и записями

Управление документами (document management) – понятие, которое описывает весь спектр процессов, приемов и технологий распоряжения документами и записями на протяжении всего их жизненного цикла, включая хранение, учет и контроль как электронных, так и бумажных вариантов. Свыше 90 % документов в наши дни создаются в электронной форме.

В целом управление документами занимается их формой, а не содержанием, – иными словами, файлами и папками, а не контентом. Информационное наполнение может служить лишь подсказкой, как лучше этим файлом распоряжаться, но в рамках управления документами практическое обращение с этим файлом как с документом будет все так же строиться на основе его рассмотрения как единого и неделимого целого.

Управление записями (records management) – важнейший компонент управления документами. К управлению записями предъявляются особые требования. Согласно международному стандарту ISO 15489–1:2016 Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles управление записями включает[478]:

a)создание записей и их ввод в систему с целью доказательства ведения деловых операций;

b)принятие надлежащих мер по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований к управлению записями.

Управление жизненным циклом документов и записей предполагает следующие виды работ:

● учет – идентификация и инвентаризация существующих и вновь создаваемых документов и записей;

● определение политик – разработка, утверждение и обеспечение соблюдения политик ведения, оборота, хранения и уничтожения документов и записей;

● классификация документов и записей; ● хранение физических и электронных документов и записей

(текущее и архивное); ● получение и распространение – регулирование доступа к

документам и записям, их тиражирования и распространения в соответствии с установленными политиками и правилами, стандартами информационной безопасности и защиты данных, распоряжениями руководства организации и нормативно-правовыми требованиями;

● сохранение и уничтожение – своевременное архивирование и уничтожение документов и записей в соответствии с нуждами организации, законами, нормами и правилами.

Управление контентом

Управление контентом (content management) включает процессы, методы и технологии упорядочения, классификации и структурирования информационных ресурсов с целью обеспечения возможности их хранения, публикации и многократного многоцелевого использования.

Жизненный цикл контента может быть высокоактивным и предусматривать ежедневные изменения посредством контролируемых процессов создания, добавления или изменения информации. Существует также статичный контент, вовсе не меняющийся или изменяемый крайне редко и в минимальных пределах. В свою очередь, управление контентом может варьироваться от строго

формализованного (в соответствии с жесткими правилами хранения, доступа, обращения и аудита, контролем сроков хранения и ликвидации) до полностью неформального добавления и изменения контента пользователями.

Если управление контентом ведется в масштабах организации, такой подход называется управлением корпоративным контентом

(Enterprise Content Management, ECM).

Контролируемые словари

Контролируемым словарем (controlled vocabulary) называют определенный перечень слов, которые допустимо использовать в индексах, названиях категорий, документов, файлов и иных объектов, а также тегах метаданных с целью обеспечения возможности поиска, извлечения и просмотра контента. Подобный регламентированный лексикон необходим также и для систематизации документов, записей и контента в каталогах библиотек. Сложность структуры словарей может варьироваться от простого списка или меню до более сложных кругов синонимов или нормативных словарей, еще более сложных таксономий и вплоть до сложнейших онтологий и тезаурусов.

Электронное раскрытие информации

Юрисдикции многих государств предусматривают действие специальных регламентов, дающих возможность организациям представлять суду доказательства в электронной форме. Электронные документы обычно маркированы метаданными (в отличие от многих бумажных, которые могут как иметь, так и не иметь данные об их происхождении), которые позволяют использовать их как важную часть доказательной базы. Процедура электронного раскрытия информации (e-discovery) позволяет выявлять электронные записи, которые могут быть предъявлены в судах различных инстанций и юрисдикций в качестве документальных доказательств.

14.2.4. Контекстная диаграмма области знаний и уровни зрелости функции «Управление документами и контентом»

Контекстная диаграмма области знаний «Управление документами и контентом» представлена на рисунке 14.7.

* DAMA. DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge: 2nd Edition. Technics Publications, 2017. (Русский перевод: DAMADMBOK: Свод знаний по управлению данными. Второе издание / Dama International. – М.: Олимп-Бизнес, 2020.)

Для успешного управления документами, записями и другими видами совместно используемого контента требуется:

1.Четкое планирование, включая формирование политик для различных видов доступа и обработки.

2.Обеспечение возможности управления терминологией, включая онтологии и таксономии, необходимой для организации, а также хранения и извлечения различных форм контента.

3.Определение информационной архитектуры и метаданных, необходимых для поддержки контент-стратегии.

4.Внедрение технологий, позволяющих управлять жизненным циклом контента – от создания или сбора контента до управления версиями и обеспечения безопасности.

5.Для записей решающее значение имеет политика хранения и удаления. Записи должны храниться в течение требуемого периода времени и быть уничтожены, как только будут выполнены требования к сроку их хранения. Пока записи существуют, они должны быть доступны соответствующим людям и процессам и должны доставляться по соответствующим каналам.

Для достижения этих целей организациям требуются системы управления контентом (Content Management System, CMS), а также инструменты для создания и управления метаданными, которые поддерживают работу с контентом. Кроме того, им необходимо внедрить функцию руководства для контроля за политиками и процедурами, которые обеспечивают эффективное использование контента и предотвращают его неправильное применение. Такое руководство позволяет организации последовательно и должным образом реагировать на судебные разбирательства.

Система управления корпоративным контентом (ECM) может представлять собой как единое платформенное решение, включающее все основные компоненты, так и набор приложений с различной степенью интеграции в единую систему (от полностью

интегрированных до полностью самостоятельных). Компоненты или приложения могут находиться как по месту работы, так и в облачной среде.

На рисунке 14.8 представлены обобщенные характеристики уровней зрелости функции «Управление документами и контентом».

14.2.5. Влияние на ценность данных

По мере развития технологий создания, хранения и использования данных объемы информации, сохраняемой в электронном виде

(Electronically Stored Information, ESI), стремительно растут. От того,

насколько предусмотрительно и активно ведется управление накапливающимися документами и контентом, зависят такие способности организации, влияющие на повышение ценности ее данных, как:

●способность оперативно предоставлять пользователям актуальные версии документов и контента;

●способность проведения новых видов анализа деятельности организации за счет связывания различных видов контента с уже имеющимися структурированными данными (например анализ проблем

вотношении эксплуатации конкретного продукта на основе разбора связанных с ним писем от клиентов);

●способность адекватно и оперативно откликаться на запросы в отношении электронного раскрытия информации.