2. Главный и вложенный документы, создание главного и вложенных документов

Главный документ представляет собой контейнер, объединяющий несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов). С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. В главном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы как один документ, а также составлять для них общее оглавление.

С главным документом можно работать как индивидуально, так и группой, поместив его в сетевой каталог и предоставив всем сотрудникам возможность работать с ним одновременно.

Главные документы применяются для обработки длинных документов. При этом длинный документ разбивается на несколько вложенных документов.

В режиме главного документа можно без особого труда создавать перекрестные ссылки, оглавление и предметный указатель по всем вложенным документам. Он также позволяет напечатать несколько вложенных документов, не открывая их по отдельности. Порядок расположения вложенных документов можно менять посредством перетаскивания специальных значков.

Режим главного документа используется для просмотра структуры длинных документов или открытия одного из вложенных документов.

Чтобы внести изменения во вложенный документ, перейдите в обычный режим. В обычном режиме вложенные документы отображаются как разделы главного документа. Чтобы создать вложенные документы, выделите заголовки в режиме Главного документа/структура, а затем нажмите кнопку Создать вложенный документ. (Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, нажмите сначала кнопку Свернуть вложенные документы.) Каждый вложенный документ будет изображен в рамке.

После того как документы будут созданы, выберите команду Сохранить как в меню Файл, а затем укажите имя и каталог для главного документа. Главный документ будет сохранен под указанным именем. Каждому вложенному документу автоматически присваивается имя, составленное из первых букв заголовка.

При открытии главного документа все вложенные документы по умолчанию изображаются свернутыми. Чтобы развернуть или свернуть вложенные документы, нажмите кнопку Свернуть/развернуть (- или +) на панели инструментов Главный документ.

В главном документе можно развернуть, изменить или напечатать любой вложенный документ. Чтобы открыть вложенный документ в режиме главного документа, щелкните текст вложенного документа, если вложенные документы свернуты, или щелкните дважды значок вложенного документа, если вложенные документы развернуты. Члены рабочей группы могут разделить большой документ на персональные участки и работать над главным документом одновременно. Если вложенный документ удаляется или переименовывается, эти изменения необходимо отразить и в главном документе.

Создание главного документа

1. Нажмите кнопку Создать .

2. Перейдите в режим главного документа.

3. Создайте структуру главного документа.

4. Выделите заголовки и текст, которые будут помещены во вложенные документы.

Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, которые в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем «Заголовок 2», в выделенном тексте для каждого заголовка, отформатированного стилем «Заголовок 2» будет создан отдельный вложенный документ.

5. На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Создать вложенный документ.

6. Чтобы сохранить главный документ и вложенные документы, выберите команду Сохранить как в меню Файл.

7. Укажите имя и расположение главного документа и нажмите кнопку Сохранить.

Каждому из вложенных документов автоматически присваивается имя, составленное из первых символов его заголовка.

Примечание. Если кнопка Создать вложенный документ недоступна, нажмите сначала кнопку Развернуть вложенные документы.

Преобразование существующего документа в главный документ

Преобразовать в главный документ можно только такие документы, структура которых создавалась в режиме Структура

1. Откройте документ.

2. Перейдите в режим главного документа.

3. С помощью стилей заголовков или уровней структуры создайте структуру документа.

4. Выделите заголовки и текст, которые должны быть размещены во вложенных документах.

5. На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Создать вложенный документ.

6. Чтобы сохранить главный документ и вложенные документы, выберите команду Сохранить как в меню Файл.

7. Укажите имя и расположение главного документа и нажмите кнопку Сохранить.

Каждому из вложенных документов автоматически присваивается имя, составленное из первых символов его заголовка.