- •Кафедра автоматизированных и вычислительных систем базы данных Методические указания
- •Методические указания содержат теоретические и практические сведения для создания, редактирования и использования различных объектов базы данных средствами субд Microsoft Access.
- •1. Базы данных
- •2. Работа с базой данных и таблицами
- •2.1. Запуск Access
- •2.2. Создание базы данных
- •2.3. Открытие базы данных
- •2.4. Создание таблицы в режиме Конструктор
- •2.5. Редактирование структуры таблицы
- •2.6. Создание схемы данных (связей между таблицами)
- •2.7. Редактирование схемы данных
- •2.8. Ввод и редактирование данных в таблице
- •Контрольные вопросы
- •Формы данных
- •3.1. Создание формы
- •3.2. Создание однотабличной формы в режиме автоформы
- •3.3. Редактирование формы в режиме Конструктор
- •3.4. Создание составной формы
- •3.5. Защита и контроль данных, вычисления в форме
- •Контрольные вопросы
- •Запросы
- •4.1.Типы запросов
- •4.2.Создание запросов в режиме Конструктор
- •3.Создать запрос на выборку данных с групповыми вычислениями.
- •Контрольные вопросы
- •5. Отчеты
- •5.1.Способы создания отчетов
- •5.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов
- •5.3. Создание отчета в режиме Конструктор
- •6. Заполнение полосы Верхний колонтитул.
- •7. Заполнение полосы Заголовок группы.
- •8. Заполнение полосы Область данных.
- •9. Заполнение полосы Примечание группы.
- •10. Заполнение полосы Нижний колонтитул.
- •11. Заполнение полосы Примечание отчета.
- •1. Создать отчет с помощью мастера отчетов.
- •2. Создать отчет на основе нескольких таблиц в режиме Конструктор
- •394026 Воронеж, Московский просп., 14.
5.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов
Для создания отчета с помощью мастера отчетов необходимо осуществить следующие действия.
1. Вкладка Отчеты, кнопка Создать, Мастер отчетов, ОК (или двойной щелчок по фразе Создание отчета с помощью мастера).
2. В диалоговом окне Создание отчетов в поле Таблицы и запросы выбирают имя таблицы из списка, после выбора таблицы или запроса имена полей появляются в окне Доступные поля, в окне Доступные поля выделяют щелчком имя поля и щелкают по кнопке >, выделенное поле попадает в окно Выбранные поля. Затем эти действия повторяют для других полей. Например:
в поле Таблицы и запросы выбирают таблицу Устройства, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Модель и по кнопке >; поле Модель попадает в окно Выбранные поля, затем щелкают по полю Розничная цена и по кнопке >;
выбирают в поле Таблицы и запросы таблицу Продажа, затем в окне Доступные поля щелкают по полю Количество и по кнопке >, поле Количество попадает в окно Выбранные поля и т.д.
После того, как все поля выбраны, щелкают по кнопке Далее.
3. В следующем окне выбирают вид представления данных, щелкнув по имени главной таблицы (например, Продажа), щелкают по кнопке Далее.
4. В следующем окне надо добавить уровни группировки (задание группировки записей по определенному полю). Для этого выделяют имя поля группировки и щелкают по кнопке > (например, щелкают по полю Вид и по кнопке >). Затем щелкают по кнопке Далее.
5. В следующем окне можно задать уровни сортировки внутри группы записей (например, Дата продажи, необязательные действия).
Щелкнув по кнопке Итоги… попадают в дополнительное окно, где для числовых полей можно задать вычисления с помощью групповых функций (Sum – сумма, Avg – среднее и т.д.). Для этого выставляют щелчком соответствующие флажки и щелкают по кнопке ОК. При этом возвращаются в предыдущее окно и щелкают по кнопке Далее.
6. В следующем окне выбирают вид макета для отчета. Рекомендуется выбрать: макет по левому краю 1, ориентация Альбомная. Затем щелкают по кнопке Далее.
7. В следующем окне выбирают стиль. Рекомендуется сжатый. Затем щелкают по кнопке Далее.
8. В последнем окне задают имя отчета или соглашаются с предложенным именем и щелкают по кнопке Готово.
5.3. Создание отчета в режиме Конструктор
Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо осуществить следующие действия.
1. Создание запроса для отчета.
Запрос создают, если в отчет включены данные из разных таблиц или, если отчет создают на основе запроса:
Вкладка Запросы, Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицы;
Выбрать поля;
Если необходимо, задать условие поиска;
Кнопка Сохранить, ввести имя запроса (например: Запрос для отчета 1);
Выйти из Конструктора.
2. Выбор режима создания отчета.
Вкладка Отчеты, Создать, Конструктор, указать источник данных (например, Запрос для отчета 1 или выбрать из списка имя таблицы), ОК.
3. Добавление в макет отчета заголовка и примечания отчета.
Выбирают пункты меню Вид, Заголовок/примечание отчета. Данные, помещенные в эту полосу, выводятся один раз. Обычно это заголовок документа.
4. Группировка записей в отчете.
Выбирают пункты меню Вид, Сортировка и группировка;
В открывшемся диалоговом окне выбрать из списка поле для группировки (например, поле Дата продажи);
В строке Заголовок группы заменить Нет на Да;
В строке Примечание группы заменить Нет на Да;
Закрыть диалоговое окно.
5. Заполнение полосы Заголовок отчета.
Полоса обычно содержит заголовок документа.
Заголовок документа создают с помощью кнопки Надпись (Аа). Кнопка находится на панели элементов.
Для создания надписи щелкают по кнопке и в полосе Заголовок отчета.
Набирают заголовок и нажимают клавишу Enter, тогда созданная надпись будет в рамке с черными квадратами и ее можно редактировать.
Для улучшения надписи изменяют размер шрифта, цвет, расположение и т.д.
Если надпись видна не полностью, то либо увеличивают рамку надписи, перетаскивая рамку за черный квадрат, либо выбирают пункты меню Формат, Размер, по размеру данных.
Если надпись необходимо переместить, то ее выделяют щелчком, ставят указатель мыши на рамку надписи (не на черный квадрат), получают «черную кисть руки» и перемещают в нужном направлении.