Глава 2. Роль информационных технологий в формировании эффективного менеджмента организаций

2.1. Этапы автоматизации процессов

Предшественником автоматизации была комплексная механизация производства, в ходе которой физические функции человека в процессе производства выполнялись с помощью ручных механизмов. Механизация направлена ​​на облегчение условий труда человека и повышение его производительности.

С развитием механизации возникает проблема полной или частичной автоматизации механизмов управления. В результате решения этой задачи создаются технологические автоматы, которые способны в большей или меньшей степени выполнять производственные функции без участия человека. Появление и распространение технологических автоматов указало на начало автоматизации производства.⁷

В целом, применительно к промышленному производству, можно выделить пять следующих основных этапов автоматизации:

1. Оптимизация бухгалтерского учета.

2. Выбор масштабов оптимизации.

3. Постановка задач.

4. Выбор программного обеспечения.

5. Технологические проблемы.

Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета. Автоматизация имеет смысл только тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерском учете, поэтому нужно начать с определения того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы автоматизации бухгалтерского учета являются очень гибкими системами, они позволяют буквально настраивать все для нужд конкретной компании, начиная с плана счетов и заканчивая формами отчетности перед налоговой инспекцией. Проводится анализ имеющейся на конкретном предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

1. Применяемого плана счетов и использование конкретных счетов.

2. Прикладной аналитики по различным счетам.

3. Типичной проводки, используемой для отражения всех типичных бизнес-операций.

4. Формы и содержания первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

С массовым производством промышленной продукции задача повышения производительности труда становится особенно острой. Здесь возможны значительные затраты на оборудование для автоматизации.

Основным принципом гибкой автоматизации является принцип программного управления технологическим оборудованием. Управляющая программа разрабатывается отдельно от контролируемого оборудования и компилируется на некотором машинном носителе, что позволяет считывать ее на автоматическом устройстве управления технологической машины.⁸

Этап II. Выбор масштабов автоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютерные системы разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один – два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например, в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения – об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат.

Управление в любой отрасли требует решения большого количества задач, связанных со сбором и обработкой информации, принятием решений и контролем за их выполнением. Значительные человеческие ресурсы вовлечены в решение задач управления. Качество решения управленческих задач во многом определяет результат производства.

Основным эффектом от внедрения автоматизированных систем управления производством является сокращение времени, необходимого для принятия управленческих решений, повышение эффективности и качества управления, а также сокращение управленческого персонала, вовлеченного в рутинную обработку информации.

Значительный объем управления производством ложится на задачи оперативного и технического управления производственным оборудованием и технологическими процессами. Задачи оперативного и технического управления решаются в режиме реального времени контролируемым процессом.

Эти системы обеспечивают в автоматизированном режиме решение задач оперативного, технического, диспетчерского и организационного управления отдельными технологическими процессами производства.

Этап III. Постановка задачи. Когда будет определено, что будет изменено в бухгалтерском учете (этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизированы (этап II), должно быть четко определено, какой автоматический учет будет выводиться. На выходе бухгалтерия дает:

1. Первичные документы.

2. Бухгалтерские регистры для учета.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Автоматизация. Производство требует затрат квалифицированных специалистов - инженеров. Стоимость инженерных работ в себестоимости продукции составляет значительную часть (в соответствии со стандартами промышленно развитых стран).

Типичные инженерные задачи - эвристические задачи, основанные на большом количестве рутинных действий.

Обычная работа (получение справочной информации, результатов проекта, чертежей и текстовых документов) в большинстве случаев приемлема для алгоритмизации (определяется как детерминистическая серия простых операций) и поэтому может быть автоматизирована компьютером. Можно автоматизировать любой процесс, поддающийся алгоритмизации.⁹

Этап IV. Выбор программного обеспечения. Только после, как планирование оптимизации учета, масштаб и порядок автоматизации определены, и задача выполнена, можно приступить к выбору программы. Чтобы получить разные программные продукты, их поставщики версий находят ключ к лучшему варианту для предприятия, нужно понять самое важное: нет плохих и просто хороших программ, это означает, что нет лучшей программы для всех событий всех тех программных продуктов, которые известны, продаются и рекламируются в России.

Этап V. Технологические проблемы. Технические и технологические вопросы, связанные с компьютерами, не учитываются в учетных функциях, но являются очень важными. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от некоторых его переменных параметров, которые называются совокупной «конфигурацией компьютера».

Еще одной технической проблемой является проблема установки компьютерных сетей, которая возникает при реализации плана сети. Существует множество различных типов сетей, которые существенно различаются за счет аппаратного обеспечения и дополнительного сетевого программного обеспечения. Однако следует отметить, что если к сети подключено несколько ПК (до 4-5 компьютеров), для нее потребуется дешевая сеть, которая будет установлена довольно легко, в то время как крупные сети требуют значительных дополнительных затрат. Сети устанавливаются теми же компаниями, которые продают компьютеры и обновляют их.¹⁰

Интеграция автоматизированных производственных систем для единичного, гибкого, автоматического производства, заключается в совместном использовании и взаимодействии систем автоматизации для достижения конечной производственной цели. Однако системы автоматизации интеллектуальных функций человека (проектирование, управление, исследования, разработка технологий) используют общие базы данных для обеспечения прямого обмена информацией между ними, что позволяет добиться очень высокой производительности в условиях «жесткой» автоматизации в компании, большую часть оборудования которой составляют автоматические линии с циклической технологией процесса автоматизации.