книги из ЭБС / 788022

других видов деятельности предприятия. Сетевые методы находят широкое применение при разработке перспективных планов и моделей создания сложных производственных систем и других объектов долгосрочного использования. Под сетевым планированием принято понимать графическое изображение определенного комплекса выполняемых работ, отражающее их логическую последовательность, существующую взаимосвязь и планируемую продолжительность, и обеспечивающее последующую оптимизацию разработанного графика на основе экономико-математических методов и компьютерной техники с целью его использования для текущего управления ходом работ. Сетевая модель комплекса называется ориентированным графом. Он представляет множество соединенных между собой элементов для описания технологической зависимости отдельных работ и этапов предстоящих проектов. Сетевые модели или графики предназначены для проектирования сложных производственных объектов, экономических систем и всевозможных работ, состоящих из большого числа различных элементов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационноправовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья; технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией; экономии всех видов ресурсов.

61

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

Унификация – основное направление совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. В основе создания унифицированных систем документации лежит единообразие состава и формы управленческих документов. Формой юридического закрепления унификации документов является стандартизация служебных документов.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандар-

62

тов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ); республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:. внедрение разработанных ОКТЭИ;. ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на

63

основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются: унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляраоб- разца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); сопряжение с действующими системами классификации и кодирования техникоэкономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения

64

бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме

трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационнораспорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их

65

изготовление, удельных капиложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

66

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов: по назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)); по происхождению (служебные и личные документы); по форме (индивидуальные, типовые, трафаретные); по срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные); по месту составления (внутренние и внешние); по наименованию (проказы, указы, отчеты); по стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Упорядочение – множество, элементы которого подчинены правилу предшествования или следования; Действие, приводящее множество объектов к упорядоченному виду.

Упорядочение является центральной, наиболее важной терминологической работой. Эта работа складывается из ряда этапов, к которым, кроме отбора терминов, относятся следующие: систематизация понятий данной области знания по категориям и построение классификационных схем понятий, в результате чего становятся наглядными существенные признаки понятий; уточнение на основании классификационных схем существующих дефиниций (научных определений) понятий или создание новых дефиниций; анализ терминологии, который проводится с целью определения её недостатков. Сначала проводится семантический анализ, позволяющий выявить различные отклонения значений терминов от содержания называемых ими понятий и выявить понятия, не имеющие терминологических наименований. Затем этимологический анализ, который позволяет выделить наиболее эффективные способы и модели образования терминов данной терминологии, выявить неудачные формы терминов и определить способы их улучшения или замены. Функциональный анализ даёт

67

возможность установить особенности функционирования, использования терминов. Следует заметить, что во всех случаях проводимый анализ должен включать в себя учет существующих тенденций развития данной терминологии и особенностей проявлений этих тенденций, для чего обычно проводится диахронический анализ.

68

Список литературы

1.Васюхин, О. В. Информационный менеджмент : краткий курс: учеб. пособие / О. В. Васюхин, А. В. Варзунов. – СПб. : СПбГУ ИТМО, 2010. – 120с.

2.Демин, Ю. М. Делопроизводство подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – СПб. : Питер, 2010. – 256 с.

3.Зиновьева, Н. Б. Теория документирования : учеб.-метод. пособие

/Н. Б. Зиновьева. – М. : Литера, 2011. – 176 с.

4.Кузнецов, С .Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие для студ. вузов, обучающихся по спец. 032001 Документоведение и документационного обеспечения и управления и бакалавриата по направлению 032000 Документоведения и архивоведения / С. Л. Кузнецов ; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М. : МЭИ, 2010. – 232 с.

5.Кузнецова, Т. В. Документационное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова. – М. : ИНФРА-М, 2007. – 528 с.

6.Кушнерук, С. П. Документная лингвистика : учеб. пособие / С. П. Кушнерук. – М. : Флинта ; Наука, 2012 – 256 с.

7.Лушникова, А. В. Музееведение / музеология ; конспект лекций / А. В. Лушникова ; Челяб. гос. акад. культуры и искусств. – Челябинск, 2010. – 334 с.

8.Моргенштерн, И. Г. Информационное общество: учеб. пособие / И. Г. Моргенштерн ; Челяб. гос. акад. культуры и искусств. – 3-е изд., испр. и доп .– Челябинск : ЧГАКИ, 2007. – 109 с

9.Плешкевич, Е. А. Документология как научная дисциплина: потребность или искушение? / Е. А. Плешкевич // Библиография. – 2007. – № 5. – С. 32–44 .

69

10.Соколов, С. В. Документационное обеспечение управление: учеб. пособие / С. В. Соколов. – М. : ИНФРА–М., 2008 – 176 с.

11.Солянкина, Л. Н. Организационное проектирование / Л. Н. Солянкина // Делопроизводство. – 2005. – № 4. – С. 81–87.

12.Солянкина, Л. Н. Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования) / Л. Н. Солянкина // Делопроизводство. – 2006. –

№1. – С. 66–74.

70