книги из ЭБС / 788022

первый этап Обязательным результатом второго этапа является составление документации в рамках технического задания / технического проектирвоания. Данные документы должны содержать ряд обязательных разделов:

основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр.);

цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

особые условия (специальные требования заказчика);

ориентировочные показатели экономической эффективности проекта (экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

21

отчет о выполнении работ по предпроектному обследованию;

предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

сметно-финансовый расчет затрат на исследование и проектирование

ивнедрение проекта;

документ об обеспечении финансирования работ по исследованию и проектированию (гарантийное письмо).

Второй этап органическое продолжение исследования, которое велось на первом этапе. Это наиболее творческая часть работы, во время которой не только анализируется уже существующая система, но обосновывается создание более эффективной системы управления, выполнения необходимых функций, сокращающих трудозатраты, разработка схем документопотоков, выбор эфеективных средств оргтехники, компьютерной техники и др.

Третий этап: Внедрение проекта

Завершающим этапом по проектированию является внедрение проекта. Этот этап в зависимости от сложности модели может быть достаточно объемным и занимать до половины времени всего организационного проекта, но может осуществляться и в процессе моделирования в рамках экспериментального внедрения для корректировки модели в процессе ее создания.

Таблица № 5

22

Завершающий этап – это собственно комплекс мероприятий внедрения модели, которые разрабатываются на втором этапе оргпроектной разработки. В процессе разработки оргпроекта, который отражается в материалах ВКРС, этот этап может выражаться только в разработке рекомендаций по внедрению и создания договора на дальнейшее внедрение, но может быть осуществлен и в полном объеме в зависимости от инициативы и возможностей заказчика оргпроекта. При организации исследования в рамках оргпроекта студенты должны разработать систему регламентов, нормативов, инструкций, условий внедрения, которые становятся приложениями к конкретной ВКРС.

Процесс внедрения может осуществляться в различных формах:

одноразовое применение процесса или перевод определенных подразделений аппарата управления на новую систему работы

проведение эксперимента или полное осуществление рационализации системы управления

поэтапное внедрение проекта рационализации.

Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

23

эксперимент - мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений)

подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали)

управленческое воздействие (введение изменения)

становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции)

контроль (оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для

последующих процессов совершенствования системы).

В процессе внедрения проекта можно выделить основные этапы.

1.План внедрения. В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

2.Создание рабочей группы внедрения: обучение рабочей группы; ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы; закупка, установка и наладка нового оборудования согласно проекту; разработка комплекса мер по стимулированию сотрудников; создание форм документов, необходимых для контроля и фиксации хода внедрения проекта.

3.Управление внедрением: контроль за правильностью использования установленного оборудования, соблюдение технологии работ, предусмотренной проектом; контроль за соблюдением сроков внедрения, установленных планом внедрения и планами-графиками работ сотрудников; устранение конфликтных ситуаций, вызванных недостатками проекта и сложностью перестройки психологии работников; доведение до проектировщиков и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, выявленных в ходе внедрения; ведение документов, контролирующих v оформляющих ход внедрения проекта; постоянное консульти-

24

рование сотрудников, работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

4. Завершается процесс внедрения составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

При разработке оргпроекта студент может, как проявить инициативу по организации исследования на конкретном предприятии, учреждении, структурной подразделении, так и основываться на предложениях заказчика по разработке проекта. Сложность комплексных оргпроектных разработок, которые в идеале проводятся коллективом единомышленников, инициативных работников предприятия, предполагает в рамках ВКРС ограничение исследования двумя этапами проектирования, сужение рамок исследования до границ локального оргпроекта. Это должно быть отражено как в названии темы, объекте, предмете изучения, формулировке цели, задач, и конкретизации методов, которые используются автором ВКРС. Тем не менее, в ВКРС должны быть отражены следующие основные направления, которые конкретизируются в соответствии объемом оргпроекта, исходя из направлений комплексного исследования и адаптированных методов исследования (в табл. № 6 предлагается традиционные элементы) (см. табл. № 6)

25

3.объем входящей и исходящей документации за ряд лет

4.общая характеристика входящей и исходящей документации

5.выявление наиболее массовых документов в системе управления

6.распределение документации по структурным подразделениям

7.наличие унифицированных форм

8.уровень регламентации докуметационных и делопроизводственных процессов

26

27

ных операций

3.разработка общей технологии документационного обеспечения управления

4.нормирование отдельных операций

5.расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания

6.расчет необходимого штата делопроизводственного персонала

7.распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ

8.построение оргструктуры службы ДОУ

9.проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ

10.планировка служебных помещений персонала службы ДОУ

11.разработка маршрутов доставки корреспонденции

12.проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест

13.подготовка сметы на проектируемое оборудование

14.разработка положения о службе ДОУ, разработка должностных

28

инструкций, подготовка

режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству

Выбор методов исследования и оргпроектного моделирования определяется в зависимости от объекта (статичный, динамичный) исследования. В ДОУ исследуются, как правило, динамичные объекты, т.е. технологические процессы как творческие, так и формально-логическаие и технические:

формализованные процедуры: нескольких последовательных операций, направленных на выполнение конкретных функций (экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений и т.п.)

формализованные операции, которые можно разделить на микрооперации/элементы (определенное законченное действие, выполняемое на одном рабочем месте): ручные операции, ручные механизированные, машинные, машинно-ручные, автоматизированные, автоматические.

29

Раздел 3. Методы документоведческих исследований

Комплексность организационного проектирования как вариативного метода моделирования как общенаучного метода требует расшифровки методов и приемов документоведческих исследований в рамках метода моделирования. Собственно и сам метод моделирования выступает как функциональное направление исследования, т.е. выступает в ранге классификационного вида, который включает в себя ряд подвидов, отличающихся по форме применения в исследовании и построении нового объекта. Для того, чтобы разобраться в возможностях применения того или иного вида и подвидов, т.е. группы методов предлагаем рассмотреть методы при построении определенной систематизации известных методов документоведческих исследований. Данная систематизация не претендует на окончательную, но она позволяет собрать воедино, систематизировать хаотично представленные в научной литературе методы. Данная систематизация представлена, исходя из потребностей оргпроектного исследования делопроизводственных процессов, которое предлагает три ступени: предпроектное исследование, моделирование, внедрение. Для избегания дублирования, повторяющиеся на разных этапах методы, расшифровываются один раз по принципу доминантности.

Методы привлечения требуемых данных (этап предпроектного исследования)

Общенаучные методы:

Абстрагирование (восхождение от абстрактного к конкретному)

– метод (группа когнитивных методов), базирующийся на выделение/обобщение определенных признаков изучаемого целостного объекта при отвлечении менее существенных для построения понятия, категории, модели, теории и т. п. Метод абстракции позволяет выделить наиболее су-

30