книги из ЭБС / 788022

методы опроса (интервью, анкетирование):

Опрос - метод непосредственного или опосредованного сбора первичной вербальной информации. Методы привлечения требуемых данных от сотрудников характеризуются тем, что оргпроектанты запрашивают и получают данные, в составлении которых они лично не участвовали: анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное), интервьюирование (индивидуальные беседы, групповые беседы, вопросы на совещаниях).

Качество данных, которые будут получены в результате опроса, в значительной мере зависит от качества применяемого вопросника, организации процедуры опроса и от поведения интервьюера (при устном опросе), правильной формулировки вопроса при анкетировании. Для оптимизации опроса с точки зрения достоверности следует выделить его основные фазы: адаптация (создание у респондента желания (мотивации) ответить на вопросы), достижение поставленной цели (используются функциональнопсихологические вопросы, которыми прерывают слишком обширную тему, содержание вопросов должно быть интересно для опрашиваемых, вопросы не должны обязательно нести содержательную информацию. и снятие напряжения (в конце вопросника помещают функциональнопсихологические, легкие вопросы, снижающие напряжение и дающие возможность для выражения чувств). При подготовке вопросов следует упорядочить их, например по трем направлениям: в зависимости от цели постановки вопроса (содержательные (результативные) и функциональные); функционально-психологические вопросы (для перехода от одной темы к другой, а также для снятия нежелательных установок, возникающих у респондента); вопросы-фильтры (выбор респондента в соответствии с задаваемым вопросом); контрольные вопросы для проверка достоверности данных.

51

Вопросы делятся на открытые и закрытые в зависимости от наличия или отсутствия возможных ответов на них в самом вопроснике.

наблюдение за процессами документирования. Используются не-

прерывный и выборочный методы: Методы непрерывных наблюдений - это фотография рабочего времени (индивидуальная или групповая), хронометраж (сплошной, выборочный или цикловой). Методы наблюдения используются для установления нормативов времени для выполнения отдельных элементов операции, в зависимости от факторов трудоемкости, влияющих на их продолжительность, для проверки и уточнения норм времени, рассчитанных по нормативам; для выявления причин невыполнения норм, для определения трудозатрат, когда операции слишком кратковременны и иными методами зафиксировать их не удается. Выбор элементов наблюдения / хронометража определяется характером операций и задачами исследования. В зависимости от численности сотрудников, работа которых изучается при наблюдении, наблюдение за процессом деятельности может носит индивидуальный и групповой характер.

Индивидуальным хронометражем называется такое наблюдение, при проведении которого изучается работа одного сотрудника. Он позволяет изучить выполняемую работу наиболее полно и с максимальной степенью ее детализации. Помимо данных о затратах времени в ходе проведения индивидуального хронометража изучаются приемы и методы исполнения работы. В целях более детального изучения процесса труда расчленение операций производится до отдельных приемов или их комплексов.

Групповой хронометраж представляет собой такое наблюдение, при проведении которого одним наблюдателем изучается работа группы сотрудников, участвующих в выполнении одной работы (операции), то есть изучается работа структурного подразделения (отдела). Групповой хронометраж применяется с целью получения данных для определения числен-

52

ного состава подразделения (отдела) и рационального распределения в нем обязанностей между сотрудниками. Непрерывным способом хронометража (по текущему времени) называется такой способ проведения наблюдения, при котором изучение и замеры длительности всех элементов операции производятся непрерывно от момента начала до момента окончания операции. Выборочным хронометражем называется такой способ наблюдения, при котором изучаются и производятся замеры продолжительности только отдельных элементов операции. При проведении наблюдения выборочным и, тем более, непрерывным способом с помощью секундомера невозможно с достаточной точностью измерить элементы операции, имеющие длительность менее 3 секунд. В этом случае применяется особая разновидность выборочного метода - цикловой способ хронометражных наблюдений.

Цикловой способ проведения хронометражных наблюдений отличается от обычного тем, что при проведении наблюдений отдельные кратковременные элементы операции объединяются в группы разного состава изучаемых элементов. На основании замеров длительности выполнения этих групп элементов, определяется длительность каждого входящего в них элемента операции.

методы количественного и качественного анализа и синтеза

Данные методы исходят из существования двух парадигм: количественный и качественные подходы. Количественный подход опирается на использование формализованной анкеты, статистических данных и других "жесткие" приемов сбора информации. В отличие от количественного подхода качественный подход использует так называемые "мягкие" приемы, то есть использует неформализованные, полуформализованные, фокусированные методы общения с респондентом или информационными блоками. Количественная парадигма (количественное соотношение компонентов систе-

53

мы) нацелена на обнаружение, выявление закономерностей и факторов: объемный, фотометрический количественный анализ. Количественный анализ предполагает непрерывную и автоматическую регистрацию результатов. Обнаружить подобные закономерности можно с только на основе анализа больших совокупностей с устойчивыми связями. Результатом использования количественной стратегии будет выявление общего в разных объектах. В качественной парадигме предлагается к изучению активность объекта: система внутренних мотивов, смыслов.

методы наблюдения за трудовыми процессами

Важнейшим этапом в изучении трудовых процессов в аппарате управления является их исследование во времени. Раскрывая связь во времени между действиями человека и результатами его труда, исследователи могут установить величину затрат рабочего времени, которая объективно необходима для выполнения трудового процесса в существующих условиях. На основе этого они имеют также возможность установить простой, паузы и другие потери, которые необходимо ликвидировать. Изучение затрат рабочего времени имеет двоякую цель: получение представления о загрузке рабочего времени отдельных категорий работников; исследование затрат времени на основные и наиболее массовые виды работ, выполняемые в аппарате управления. Методы изучения затрат рабочего времени в аппарате управления по форме получения интересующих оргпроектантов сведений подразделяются на три большие группы: методы личных наблюдений, методы привлечения требуемых данных от сотрудников и расчетные методы.

Выбор метода изучения затрат рабочего времени зависит в первую очередь от существа исследуемых работ, специфики условий деятельности аппарата, а также от условий работы исследователей и от характеристики самого метода. Рациональная организация рабочего времени управленческого работника обязательно требует учета всех выполняемых им работ,

54

систематического наблюдения за своим рабочим временем. Это дает возможность анализировать использование своего рабочего времени, составлять рациональные технологические схемы выполнения операций. Для обеспечения возможности анализа затрат рабочего времени все виды затрат необходимо группировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Например, классификации затрат рабочего времени руководителя могут быть различными в зависимости от выбранного критерия. Такими критериями могут выступать следующие факторы: характер выполняемых работ, функции руководства трудовым коллективом, функции руководства производством, формы работы, побудительные причины выполнения работ, фактор времени, место выполнения работ и др.

По характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя могут классифицироваться следующим образом: организационноадминистративная работа, индивидуально-творческая работа, вспомогательная работа, отдых и личные надобности. По функциям руководства трудовым коллективом затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, распорядительство, мотивация, учет, анализ, контроль. По характеру побудительных причин затраты времени можно выделить в следующие группы: работы, выполняемые по инициативе руководителя, по инициативе вышестоящего руководства, по инициативе общественных организаций, по инициативе трудового коллектива. По формам работы возможна такая классификация: проведение совещаний, участие в совещаниях, индивидуальные беседы с подчиненными, собрания трудового коллектива, аналитическая работа, обход рабочих мест, разговор по телефону, вызовы к руководству, работа с документами и др.

Каждый руководитель составляет для себя такую индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, которая позволит ему наилуч-

55

шим образом изыскивать резервы, улучшать использование своего времени и в конечном счете повышать эффективность своего труда. Высокие требования к управленческим кадрам обуславливают необходимость постоянного изучения содержания их труда, поиска критериев эффективного использования рабочего времени. Например, разработка целесообразных балансов рабочего времени может способствовать улучшению соответствия характера и сложности выполняемых работ квалификации работников, обеспечивать более равномерную загрузку работников и, главное, выявлять резервы и сравнивать результаты использования рабочего времени отдельных категорий работников. Для комплексной оценки результативности использования рабочего времени может применяться также коэффициент использования рабочего времени, который позволяет не только оценивать общую результативность использования рабочего времени, но и проследить ее взаимосвязь с производственными и личностными факторами.

методы формулярного анализа

Метод однократности в области документирования и делопроизводства

Группа методов моделирования:

Конструирование – проектирование и построение системы. С помощью метода конструирования достигаются главные цели оргпроектирования - повышение производительности и эффективности управления. Системы управления должны быть спроектированы и построены таким образом, чтобы они были безопасны и надежны в смысле предотвращения опасных ситуаций. Кроме того, их проект и конструкция должны быть такими, чтобы: они могли выдержать нагрузки при нормальной эксплуатации и воздействии внешних факторов, ошибки в логической схеме управления не приводили к опасным ситуациям. Устройство системы управле-

56

ния должно быть: ясно видимым, идентифицированным и должным образом маркированным, удобно расположенным для безопасного использования без всяких заминок, потерь времени и неопределенности, чтобы перемещение органов управления соответствовало планируемому эффекту. Органы управления должны быть скомпонованы таким образом, чтобы их расположение, рабочий ход и устойчивость к воздействию на них были совместимы с выполняемыми действиями с учетом эргономических принципов.

Макетирование – построение модели объекта в уменьшенном масштабе или в натуральную величину, лишённую функциональности представляемого объекта. Предназначен для представления объекта. Используется в тех случаях, когда представление оригинального объекта неоправданно дорого или невозможно. Чтобы получить хороший макет составляется примерно вид документа. Изменения можно вносить на любой, даже самой последней, стадии подготовки документа.

Моделирование: графический, матричный

Моделирование - важнейший метод исследования и проектирования. Метод моделирования предполагает построение модели - идеально выраженной системы, так отражающая реальный предмет, что ее изучение дает сведения о реальном предмете. Модель выступает как средство выделения объективно действующей системы основных закономерностей, связей и отношений, присущих изучаемой реальной действительности. Это упрощенное представление существенно важных характеристик рассматриваемого объекта или процесса. Использование метода моделирования возможно на различных этапах оргпроектирования. На этапе обследования это средство осмысления действительности / как должно быть, на этапе проектирования модель дает возможность прогнозирования состояния проектируемого объекта. Процесс построения модели включает следую-

57

щие этапы: постановка задачи, выбор критериев формализации, создание (выбор) модели, проверка правильности модели и анализ представляемого ею объекта.

Графический метод – является основным методом моделирования. Этот метод представляет собой совокупность способов условного (графического) изображения какого-либо организационного или технологического явления.

Графическая модель состоит из графического образа и трех видов пояснений (экспликаций). Графический образ - это целесообразно построенная совокупность изобразительных элементов, имеющих условное значение. Графический образ включает пять элементов: точки, линии, фигуры, цвета, текстуры (штриховки). Графический образ дополняется экспликацией:

идеографическая экспликация – расшифровка условных обозначений графика

геометрическая экспликация – совокупность системы координат, масштаба и других вспомогательных геометрических построений, обеспечивающих содержательность графического образа или облегчающих его восприятие

индивидуальная экспликация – словесное положение, необходимое для понимания и идентификации графика. Это может быть название объекта, данные об исполнителе, дата и т. п.

Процесс составления графика включает три этапа: определение композиции графика (графическая форма):составление графика - заполнение намеченной формы конкретными данными; вычерчивание графика.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться при разработке графических моделей: принцип лаконичности; принцип обобщения и унификации; принцип акцента на основных смысловых элементах; принцип автономности; Каждая автономная часть графического изо-

58

бражения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, принцип структурности; принцип стадийности; принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов;

Матричный метод (построение матрицы)

Матрица – это система элементов, расположенных в виде прямоугольной схемы, над которыми можно производить алгебраические действия. В качестве элементов матрицы могут выступать числа, функции и другие величины. Наиболее распространены квадратные матрицы, когда число строк в матрице равно числу столбцов.

Метод матричного проектирования в документоведении строится на основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разработанный макетов форм рабочих документов. В процессе работы в рамках метода используется система матриц, например:

А) распределение всех показателей по документам

Документ

Реквизит

Показатель

Б) отражение основных параметров

Г) характеристика параметров

59

Использование матричного метода позволяет сократить или полностью исключить дублирование информации. Для этого все матрицы размещают в наиболее экономичной форме матричных взаимосвязей. Она состоит, как правило, из четырех квадратов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

оптимизация – метод, заключающийся в улучшении процессов планирования, организации и управления комплексом работ с целью сокращения расходования экономических ресурсов и повышения финансовых результатов при заданных плановых ограничениях. Процессы оптимизации подразделяются на частичные и комплексные. Основными видами частной оптимизации являются два известных экономических подхода: минимизация времени выполнения комплекса планируемых работ при заданной стоимости проекта; минимизация стоимости всего комплекса работ при заданном времени выполнения проекта. Комплексная оптимизация состоит в нахождении наилучших соотношений показателей затрат экономических ресурсов и сроков выполнения планируемых работ применительно к определенным производственным условиям и ограничениям, В в качестве критерия оптимальности могут быть выбраны такие важные экономические показатели, как максимальная прибыль (доход), минимальный расход ресурсов на реализацию планов, максимальная производительность труда исполнителей, минимальные затраты рабочего времени на достижение конечной цели и т.д.

сетевое планирование – одна из форм графического отражения содержания работ и продолжительности выполнения стратегических планов

идолгосрочных комплексов проектных, плановых, организационных и

60