8. Проведение годовой инвентаризации и отражение ее результатов

Фактическое наличие имущества определяется при инвентаризации посредством обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Важно обеспечить необходимые технические условия для проведения инвентаризации имущества – необходимую рабочую силу, контрольные приборы, мерную тару и прочее.

Инвентаризация должна проводиться только в присутствии материально ответственных лиц.

В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, помещения, в которых остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Чтобы обеспечить бесперебойную работу предприятия при большой номенклатуре, можно проводить инвентаризацию по частям в местах их хранения и переработки. Главное, чтобы проверяемые места на время инвентаризации можно было бы изолировать от посторонних лиц.

В ходе инвентаризации расчетов анализируются расчеты по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами на предмет обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

• правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для оформления инвентаризации следует применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Госкомстатом России.

Инвентаризационные описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество - в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается наименование, количество и порядковый номер материальных ценностей, а также их общий итог в натуральных показателях, независимо от того, в каких единицах изменения эти ценности числятся.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Выявленные расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей отражаются в сличительных ведомостях.

Хранение документов, подтверждающие результаты инвентаризации в электронном виде, законом не предусмотрено. Поскольку в этих документах должны быть личные подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, сделать это в электронном формате невозможно, или очень затруднительно. По общему правилу инвентаризационные ведомости и прочие документы, которыми оформляются результаты инвентаризации, обязательно должны быть в бумажном виде.

Согласно пункту 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете. Следовательно, результаты инвентаризации надо отразить в бухгалтерском учете на 31 декабря отчетного года и учесть при составлении годового баланса, даже если по каким-то причинам отдельные документы, связанные с оформлением результатов инвентаризации, будут подписаны позднее, в следующем году.

Излишки материальных ценностей в бухгалтерском учете приходуются по рыночной стоимости (без НДС) на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов.

В случае реализации выявленных излишков материально-производственных запасов в бухучете выручка от реализации признается в составе прочих доходов. Одновременно в прочих расходах отражается стоимость реализованных излишков.

При выявлении недостачи самым главным является вопрос о том, за чей счет будут списаны данные убытки. Недостача может возникнуть из-за естественной убыли, по вине материально ответственного лица, в результате чрезвычайных ситуаций.

Выявленные при инвентаризации суммы недостач запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, сверх норм − за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов списываются на финансовые результаты.

Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ, убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли, в случае отсутствия виновных лиц, приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В бухгалтерском учете дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Если в ходе инвентаризации выявлены суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в бухгалтерском учете указанные суммы являются прочими доходами. Они относятся на финансовые результаты коммерческой организации или на увеличение доходов некоммерческой организации.

Кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности включается в доход организации в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации.