3. Установка связи между таблицами

Механизм описания логических связей между таблицами в Access реализован в виде объекта, называемого схемой данных. Перейти к ее созданию можно из панели инструментов База данных, доступной из главного окна. Альтернативный вариант вызова данного режима доступен через меню Сервис, Схема данных. Интерфейс задания связей между полями в схеме основан на «перетаскивании» (перемещении при нажатой левой кнопки мыши) выбранного поля и «наложении» его на то поле, с которым должна быть установлена связь. Для связывания сразу нескольких полей их следует перемещать при нажатой клавише <Ctrl>.

Выделяют несколько типов связей между таблицами в схеме:

• один к одному (1:1) – одному значению поля в одной таблице соответствует только одно значение поля в другой;

• один ко многим (1: ∞) – одному значению поля в одной таблице соответствует несколько (одно или более) значений в другой.

С помощью мастера схемы данных в схему БД были добавлены новые таблицы, которые должны иметь связь 1: ∞. Связывание таблиц производилось «перетаскиванием» мышью соответствующих полей на поля с таким же типом данных другой таблицы: поле «Должность» из базовой таблицы связывалось с полем «Должность» из справочника и т.д.

В результате связывания необходимых полей таблиц схема данных имеет вид (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Схема данных

4. Заполнение бд в режиме таблицы

После создания в режиме конструктора структуры основных таблиц, составляющих БД, необходимо внести в них данные. Это было сделано в следующем порядке: сначала в режиме таблица были заполнены вспомогательные справочники (табл. 4.1-4.6), затем, внесены необходимые данные в базовую таблицу (табл. 4.7).

Таблица 4.1

Справочник «Должность»

Таблица 4.2

Справочник «Классность»

Таблица 4.3

Справочник «Стаж работы»

Таблица 4.4

Справочник «Удаленность»

Таблица 4.5

Справочник «Ученая степень»

Таблица 4.6

Справочник «Ученое звание»

Таблица 4.7

«Сотрудники»

В главную таблицу «Сотрудники» были «вручную» введены только данные по ФИО и дате рождения – остальные данные выбирались при помощи выпадающих списков (подстановок) в полях главной таблицы. Выпадающие списки в определенном поле каждой из строк главной таблицы содержат данные из соответствующих таблиц-справочников, что определено созданными связями между таблицами.

5. Создание запроса на выборку и отчета

При создании запроса в режиме конструктора в основное окно были добавлены все необходимые таблицы, данные из которых необходимо включить в таблицу-запрос: ФИО (из таблицы «Сотрудники»), Оклад по должности (из справочника «Должность»), Надбавка за классность (из справочника «Классность»), Надбавка за ученое звание (из справочника «Ученое звание»), Надбавка за ученую степень (из справочника «Ученая степень»), Надбавка за стаж (из справочника «Стаж работы»), Надбавка за удаленность (из справочника «Удаленность»).

В последнем столбце должна содержаться формула

Сумма: [Оклад по должности]+[Надбавка за классность]+

+[Надбавка за стаж]+…,

которая возвращает сумму начислений по каждой текущей записи. В этом же столбце в строке «Сортировка:» должен быть выбран тип – «по возрастанию».

Таким образом, выполнение приведенных выше действий дает возможность получить таблицу-запрос (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Таблица 5.1 (продолжение)

Чтобы отобразить таблицу (табл. 5.1) при переносе ее в отчет был применен способ закрепления первого столбца, остальные поля следуют в том порядке, как они были введены в режиме конструктора.

Для создания отчета необходимо запустить мастер отчетов и на основе запроса «Сумма» пройти все предложенные шаги.

Так как в задании не было выдвинуто никаких особых требований к оформлению отчета по созданному запросу, то отчет может, например, иметь вид, представленный на рис.5.1.

Рис. 5.1. Отчет по запросу «Сумма»

Рис. 5.1. Продолжение