§ 12. Электронный архив адвоката

Юридические дела одной категории часто имеют немало общего в оцен­ке обстоятельств, в судебной практике, в составлении документов и т. п. Постепенно у каждого практикующего и профессионального адвоката фор­мируется архив, который становится существенным подспорьем в работе с новыми делами.

Постепенно у каждого практикующего и профессионального адвоката формируется архив, который становится существенным подспорьем в рабо­те с новыми делами. У большинства адвокатов существуют собственные архивы, где содержатся копии материалов из прошлых юридических дел, а иногда оригинальные, даже уникальные документы.

Архивный документ адвоката — это документ независимо от его формы, вида материального носителя информации, места и времени создания, пре­кративший выполнять функции, который является собственностью адвоката и хранится по месту его профессиональной деятельности в условиях его юридической значимости.

Это означает, что адвокаты сохраняют свои архивные документы в осо­бом режиме, обеспечивающем сохранность информации, содержащейся в них, целостность упорядоченных документальных комплексов. Ведь су­дебные дела одной категории часто имеют немало общего в правовой оцен­ке обстоятельств, в судебной практике, в составлении документов и т. п. Наряду с этим пригодность территории для размещения архива определяет­ся самим адвокатом (квартира, дом, дача, офис адвокатской фирмы, юриди­ческая консультация), где, как правило, отсутствуют особые меры безопас­ности.

Ведение подобного архива по «бумажным технологиям» хотя и являет­ся классическим, но для оптимизации работы в современных условиях уже устаревшим способом. Поэтому адвокатам рекомендуется постепенно пере­ходить к формированию своих информационных архивов в электронном виде, то есть использовать способы электронного архивирования, чего мы уже касались, рассматривая системы электронных архивов.

385

МОДУЛЬ 2

Создание адвокатом электронного архива является комплексным реше­нием по созданию и наполнению электронного архива документов, что обеспечит эффективное использование, оперативную доступность и сохран­ность последних.

В целом же, адвокат при формировании своего электронного архива может структурно разделить его на три условных блока: 1) практическую часть — конкретные юридические дела и результаты их рассмотрения:

2) методическую часть — методические рекомендации, проекты ходатайств, жалоб (по видах), исковых и других заявлений, судебных виступлений и т. п.;

3) теоретическую часть — изменения в законодательстве (по видам) и прак­тике его применения; обзоры подзаконных нормативных актов (ведомствен­ных приказов, инструкций, указаний и т. п.).

Определим основные задачи, решаемые при внедрении адвокатом элек­тронного архива: 1) повышение надежности хранения информации, умень­шение риска потери важной информации вследствие небрежности или воз­действия внешних факторов; 2) повышение эффективности использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов; 3) обеспечение доступа к информации практически из любой территориально удаленной точки, поскольку адвокат-владелец архива исключительно облада­ет соответствующим правом доступа; 4) при необходимости корпоративная интеграция с другими информационными системами.

Электронный архив адвоката выполняет следующие функции: 1) орга­низация хранения электронных версий непроцессуальных документов, их копий и копий процессуальных документов, учетной, справочной и анали­тической информации; 2) ведение классификаторов и рубрикаторов и их использование для поиска юридических документов, 3) установление и под­держание логических связей между документами как в пределах одного дела, так и в общем массиве юридических дел, которые занесены в архив; 4) ор­ганизация поиска документов; 5) обеспечение доступа к информации с огра­ниченным доступом и электронных документов других лиц (своих помощ­ников или коллег) в соответствии с правами доступа, процессуальных тре­бований и норм адвокатской этики; 6) идентификация электронных доку­ментов по их реквизитам.

Фактически каждое адвокатское досье сначала переформатируется в свой электронный аналог (ЭАП), а уже потом заносится в электронный банк ин­формации адвоката и остается составной частью собственного электронного архива. Такая динамика образует определенный информационный цикл форм фиксации результатов адвокатской деятельности «адвокатское досье» —♦ «электронное адвокатское производство» —* «электронный архив адвоката».

386

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

D

Итак, мы убедились в том, что электронный архив адвоката является качественно новым уровнем использования профессиональной информации, поскольку такая форма хранения значительно снижает возможность потери документов и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа.

В целом же, адвокат при формировании своего электронного архива может структурно разделить его на три условных блока: 1) практическую часть — конкретные юридические дела и результаты их рассмотрения; 2) методическую часть — методические рекомендации, проекты ходатайств, жалоб (по видам), исковых и других заявлений, судебных выступлений и т. п.; 3) теоретическую часть — изменения в законодательстве (по видам) и практике его применения; обзоры подзаконных нормативных актов (ве­домственных приказов, инструкций, указаний и т. п.).

Фактически каждое адвокатское досье (электронное производство) за­носится в электронный банк информации и является составной частью электронного архива каждого адвоката. Такой технологический подход ока­зывает заметную помощь в профессиональной деятельности адвоката. Если вопросы о содерж'ании, структуре и времени хранения адвокатского досье не решены на уровне локального нормативного акта адвокатского образова­ния, то решение по ним адвокат принимает самостоятельно.

Таким образом, правильно сформированное адвокатское досье с учетом достижений современных информационных технологий говорит о профес­сионализме в деятельности опытного адвоката. Такое адвокатское досье может послужить не только при работе по конкретному делу, хранение в электронном виде сегодня является наиболее удобной формой, поэтому его сохранение в электронном виде можно считать вспомогательным мето­дическим фактором в работе адвоката по следующим делам.

Если адвокат, работающий индивидуально, будет не в состоянии осу­ществлять свою профессиональную деятельность по любым основаниям, он должен немедленно, но не позднее одного месяца с даты возникновения таких оснований, после консультаций с клиентом и получения его согласия, передать дело клиента, которое он ведет (вместе с адвокатским досье или его электронной или бумажной копией), другому адвокату с его согласия и письменно уведомить об этом клиента.

После прекращения договора о предоставлении правовой помощи ад­воката (адвокатскому объединению) рекомендуется сохранять все материа­лы адвокатского досье в течение трех лет с момента закрытия адвокатского досье (прекращения договора о предоставлении правовой помощи). Такой срок обусловлен тем, что охватывает максимальное время цикла прохожде-

387

МОДУЛЬ 2

ния дела по всем судебным инстанциям. В отличие от этого, электронное адвокатское производство имеет предпосылки для неограниченного срока хранения, например, на оптических носителях (CD и DVD).

Отдельно заметим, что электронное адвокатское производство в ходе досудебного следствия или судебного разбирательства остается вспомога­тельной (факультативной) формой, поскольку частично дублирует свой «бумажный» вариант: первое является двойной копией (копией с копии), а второе, условно говоря — оригинальной (первой) копией. Таким образом, адвокатское досье является черновиком и после окончательного рассмотре­ния (окончание полного юридического цикла движения дела) в отличие от ЭАП может уничтожаться [3; 7; 8; 10; 134; 165; 174; 219; 222; 224 и др.].

Ключевые слова

Архив, архивный документ адвоката, электронное адво­катское производство, электронный архив адвоката, информационные технологии.

388

ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ

D

Судьи часто бывают неопытны, и толъкд обманом ихмая&оудержать от ошибок

ТСвинтилиан (35-96), римский учитель Красноречия