Требования к оформлению реквизитов:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки (ИНН/КПП) на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты 4–6 могут размещаться на бланке или печататься при подготовке документа.

Реквизиты 8–14 располагаются в левом верхнем углу бланка.

08. Наименование организации должно соответствовать установленному в ее учредительных документах и уставе (положении). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного нацио­нальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, пишут заглавными буквами (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и т. д.). В письме и факсе наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.

12. Регистрационный номер документа складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей и т. д. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую в порядке расположения авторов документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа размещается только на бланках писем и факсов. Реквизит вносят при оформлении ответа на инициативное (полученное учреждением) письмо (факс). Дата и номер для ссылки берут из инициативного письма, чтобы помочь учреждению при получении ответа быстро найти соответствующую копию.

14. Место составления или издания документа оформляют в соответствии с административно-территориальным делением России и указывают лишь в тех случаях, если местонахождение предприятия не вошло в его название. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится, а перед названиями остальных населенных пунктов проставляется их сокращенное обозначение, например, г., пос., и др.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:

15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В. А.Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Кировской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Нижегородский строительный техникум

ул. Чапаева, д. 7

г. Нижний Новгород, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

А. А. Соколову

ул. Радищева, д. 5, кв. 6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

16. Гриф утверждения – реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ОАО «Нева»

личная подпись И. И. Иванов

дата

При утверждении документа гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления контроля

от 23.12.2011 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 07.12.2011 № 4

17. Резолюция – после первичной обработки и регистрации документ направляют руководителю для рассмотрения, результат которого отражается в резолюции. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Включает в

себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Текст резолюции может быть двух видов.

1. Резолюции, содержащие решение вопроса («Зачислить», «Отказать», «Выделить» и др.)

2.Резолюции, содержащие указания на порядок подготовки вопроса, например:

Г. В. Алешиной

П. Д. Сережиной

Прошу подготовить проект договора с ОАО «Нева» к 04.11.2011

личная подпись

01.11.2011

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор – способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) резолюция должна иметь реквизиты – дату и подпись.

18. Заголовок – выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок отвечает на вопрос «о чем?» и формулируется с помощью отглагольного существительного (ДОГОВОР – О поставке товаров), но в таких документах, как протокол, инструкция, акт, правила, заголовок должен отвечать на вопрос «кого?» или «чего?» (ПРОТОКОЛ – заседания ученого совета, АКТ – ревизии).

19. Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Она может быть в виде буквы «К» или контрольной даты, написанной ярким цветным карандашом или чернилами, или в виде штампа «КОНТРОЛЬ». Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

20. Текст – основной элемент любого документа. Одно из главных требований к тексту – краткость, которая достигается заменой сложных предложений простыми, исключением повторов и излишних подробностей. Формулировки в служебных документах должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают точность подбора слов и прямой их порядок в предложении (сказуемое следует за подлежащим). Тон служебных документов должен быть нейтральным. В письмах, факсах рекомендуется избегать категоричных выражений.

Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяют существительными (ОАО «Нева» не возражает). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишут объяснительные и докладные записки, заявления.

Обычно тексты большинства управленческих документов состоят из двух частей:

• вводной, содержащей основания, причины, мотивы или цели составления документа;

• основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, распоряжения, рекомендации и др.

21. Отметка о наличии приложения – пишется всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. Если приложение упомянуто в тексте документа – указывается число и экземпляров, например

Приложение: на 3 л. 2 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Проект договора с ОАО «Арсенал» на 5 л. в 1 экз.

2.Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

В приложении к распорядительному документу (постановление, приказы, распоряжение, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу ОАО «Арсенал»

от 18.11.2011 № 57

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Министерства финансов РФ

от 18.11.2011 № 45

22. Подпись. Обязательна для служебных документов. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия подписывает одно должностное лицо. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставят две подписи (например, в протоколе).

Подпись состоит: из наименования должностного лица, подписавшего документ; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Генеральный директор ОАО «КМЗ» личная подпись В. В. Савиных

При подписании документа несколькими должностными лицами составные части данного реквизита располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью подписывающих, например:

Директор личная подпись Н. И. Сергеев

Главный бухгалтер личная подпись Е. И. Петрова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Председатель СПК «ЛУЧ» Генеральный директор СПК «Красный октябрь»

личная подпись В.И. Носков личная подпись А. В. Рыжов

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовывают с должностными лицами для проверки целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным, нормативным актам.

Чтобы документ имел юридическую силу в электронном виде, нужна электронная цифровая подпись.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
личная подпись А. Г. Грязнова
23.04.20011

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2011 № 451–805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании «Планета»
от 21.06.2011 №  10

24. Визы согласования документа оформляют внутреннее его согласование. Они состоят из личной подпись визирующего, ее расшифровки и даты. Виза может быть оформлена и более полно: должность визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата:

Начальник юридического отдела

личная подпись А. С. Орлов

25.11.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются личная подпись А. С. Орлов 25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

25. Оттиск печати ставят в ряде документов для заверения подлинности подписи ответственного лица. На предприятиях, как правило, бывают печати двух видов: гербовая и простые. Гербовая печать круглая, в центре изображение герба страны, а по окружности – полное название предприятия. Гербовую печать проставляют на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, доверенностях, чеках, банковских поручениях, трудовых книжках и т. д.

Простые печать бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная, прямоугольная. На них воспроизводится название предприятия или его подразделения. Ставят на справках, пропусках, копиях документов и т. д.

Место нанесения печати может обозначаться символом «М. П. » без захвата наименования должности и подписи.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором – возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом.

26. Отметка о заверении копии используют в случае подписания руководителем только первого экземпляра документа, остальные экземпляры заверяют. Данный реквизит включает заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Если копия документа пересылается в другое предприятия или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно» должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы фамилию); дату заверения, например:

Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М. В. Копосков

07.06.2007

27. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И. И. Петров 333–25–25

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется после исполнения документа. Затем документ подшивают в дело. Он включает: слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; краткие сведения об исполнении; подпись исполнителя, дату проставления отметки.

Например:

Ответ. Письмо

от 22.05.2003 № 096/10–138.

В дело № 096/10

личная подпись

22.05.2003

29. Отметка о поступлении документа в организацию состоит из сокращенного названия предприятия, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса). На документах, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время поступления фиксируются автоматически. Дата и номер поступления документа являются важными поисковыми признаками. С даты поступления отсчитывается срок исполнения поступившего документа, если в резолюции руководителя этот срок не указан.

ЗАО «Кварц»

Дата 23.05.2003

Вх. № 674

На документах, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время поступления фиксируются автоматически.

30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Контрольные вопросы:

1. С какой целью разработан и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

2. Какую информацию включает реквизит «наименование организации»?

3. В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации?

4. В каких случаях используется наименование организации на иностранном, национальном языке? Где оно располагается?

5. Какие существуют способы написания дат?

6. На каких документах оформляется реквизит «место составления или издания документа»?

Контрольные задания:

1. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «гриф утверждения»:

– Документ утвердил директор завода «Нева» А.Р. Рогов

03.04.2008;

– УТВЕРЖДАЮ

Ю.В. Колесников

Начальник отдела продаж

– Инструкция,

УТВЕРЖДЕННАЯ

Приказом ректора МУ

от___№ ___

– «Утверждаю»

план

глава администрации

Томской области

личная подпись П. С. Михеев

– Штатное расписание

УТВЕРЖДЕНО

приказом ответственного секретаря

Дата

2.Отметьте недочеты в оформлении резолюции

• А. П. Михайлову – подготовить проект договора;

• Срочно личная подпись;

• В. М. Иванова – сформулируйте состав делегации через пять дней;

• Гусеву Д. И. Оперативно личная подпись;

• Т. П. Соколову к 5.06. личная подпись 2.06.09;

• П. Р. Егорову в определенный срок поручено подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Старт»

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов «гриф согласования документа», «визы согласования документа»:

– «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Русь»

личная подпись Г.Е. Перков;

– Согласовано

Гл. бухгалтер ООО «Восток»

02.05.2007 Е.Л. Анисимов;

– СОГЛАСОВАНО

Директор лицея № 67

личная подпись 04.06.2009

П. Г. Гордеев;

– СОГЛАСОВАНО

Гл.бухгалтером

Ивановым И.Е.;

– Ст. менеджер К.П. Федюкин

со всем СОГЛАСЕН

24.06.2009

4. Оформите реквизит «отметка о наличии приложения» в документах, составляемых в следующих ситуациях:

– приложение названо в тексте;

– приложения (Инструкция по делопроизводству и Отзыв на проект инструкции) не названы в тексте

– к документу прилагается другой документ, имеющий приложения.

5. Отметьте недочеты в оформлении реквизита «отметка о заверении копии»:

– Заверил инспектор отдела кадров Е.Р. Ромашов;

– Все верно. Архивариус А. С. Тиунов личная подпись 12.01.2012

– Верно. Ст. инженер личная подпись Дудукин Н. Г. 14.05.2012

– Верно, 12.04.09. Н.В. Ломоруков, гл. механик личная подпись