Введение

В современном информационном обществе большое значение уделяется эффективности управленческой деятельности, как в органах государственной власти и органах местного самоуправления, так и на предприятиях, в организациях и учреждениях различных секторов экономики.

В условиях рыночных отношений постоянно меняются характер деятельности, методы, инструменты управления, а также информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая и компьютерные.

Среди многих факторов влияющих на эффективность принятия управленческих решений большое значение имеет своевременное и качественное документирование управленческой деятельности.

Всё больше организаций, развиваясь, переходят на смешанную систему документооборота, вследствие чего возникает потребность в интенсификации делопроизводственных процессов. А рассредоточение документопотоков по структурным подразделениям приводит к тому, что знания и навыки составления документов необходимы практически всем менеджерам высшего и среднего звена.

Данное учебное пособие призвано обобщить информацию о системе документационного обеспечения управленческой деятельности и оказать практическую помощь студентам – будущим специалистам органов власти и управления, кадровых, административных и иных служб – в освоении и пополнении приемов и методов документационного обеспечения управления.

Наряду же с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в кадровой службе, порядку оформления документов работников. Это поможет менеджерам по персоналу правильному ведению кадрового делопроизводства на основе Трудового законодательства и нормативно-правовых актов, требуемого в любой организации Российской Федерации. А рядовым сотрудникам разобраться в сложной системе кадрового делопроизводства, построить трудовые отношения с работодателем на правовой основе.

Учебное пособие включает в себя следующие разделы: «Организация и технологии документационного обеспечения управления», «Делопроизводство в кадровой службе», которые в свою очередь делятся на темы, раскрывающие содержание.

В качестве эмпирического материала прилагаются образцы оформления документов. В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются вопросы по материалу и практические задания.

В конце учебного пособия даны список рекомендуемой литературы и глоссарий.

Раздел 1. Организация и технологии документационного обеспечения управления Тема 1. Основы документационного обеспечение управления

1.1. Понятие, содержание и основные задачи делопроизводства

Приступая к изучению оформления управленческих документов, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями.

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения дела: «дело производить» – решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Объектом делопроизводства являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи делопроизводства:

1) отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Делопроизводство является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Параллельно с термином «делопроизводство» в настоящее время используют термин документационное обеспечение управления (далее – ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, события, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Носителем информации выступает документ. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (опознание). Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

По месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).

По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов).

По форме изложения (степени унификации): индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме), трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении), типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления– типовые инструкции), примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии), унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации)

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликат.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз; копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выписка из того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

По средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

По сфере использования: организационно-распорядительные, финансовые, научно-технические, отчетно-статистические.

По степени гласности: открытые, с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» – информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» – информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» – информация, составляющая государственную тайну).