Задание для выполнения

1. В отдельном документе создайте таблицу, показанную на рис. 2. В ее последнюю строку и столбец вставьте поля, обеспечивающие вычисление суммы значений соответствующих столбцов и строк таблицы.

2. Трижды скопируйте эту таблицу ниже в том же документе.

3. В первой копии выполните сортировку данных таблицы, чтобы виды затрат располагались в алфавитном порядке, во второй – чтобы по возрастанию располагались суммы годовых затрат.

4. Во второй копии добавьте, а в третьей – удалите вторые строку и столбец. Сделайте так, чтобы заголовок таблицы автоматически повторялся при ее переносе на следующую страницу.

5. Выполните ручное форматирование оригинала таблицы и автоматическое форматирование всех трех копий.

6. Создайте рисунок, показанный на рис. 3. В нем прямоугольники и связи между ними соответствуют линиям сетки таблицы (остальные линии сетки сделаны невидимыми). Если прямоугольник содержит надпись, то все ячейки внутри прямоугольника лучше объединить.

Затраты за 2010 г.

Вид затрат	Период				Всего
	1-й квартал	2-й квартал	3-й квартал	4-й квартал
Зарплата	12562,56	12405,12	14505,22	13855,12	0
Аренда	1456,00	1456,00	1456,00	1620,00	0
Реклама	6022,00	6500,00	7200,00	7400,00	0
Прочее	4560,50	5241,20	5100,50	4800,00	0
Итого	0	0	0	0	0

Рис. 2

Генеральный директор

Коммерческий директор

Технический директор

Руководители отделов и служб

. . .

Рис. 3

Лабораторная работа № 6. Создание и использование форм

Краткие теоретические сведения

На практике часто встречаются документы, работа с которыми напоминает заполнение бланков. В них есть часть постоянной, защищенной от изменения информации, и есть подлежащие заполнению поля. В программе Word такие документы называются формами, а поля, в которые ввод информации разрешен – полями форм. При вводе информации в поля форм, может осуществляться проверка введенных значений на допустимость, их автоматическое приведение к заданному формату и т.п.

В Word используются следующие типы полей:

• текстовое поле, которое может содержать не только текст, но и число, формулу, дату или время;

• поле со списком, заполнение которого сводится к выбору одного значения из содержащегося в нем списка;

• поле-флажок для полей, содержащих информацию типа да/нет.

Для создания формы нужно ту часть текста, которая в дальнейшем будет защищена от изменений, набрать обычным способом, а в местах, где ввод информации будет разрешен, расположить поля форм. Для вставки полей удобней всего воспользоваться кнопками панели инструментов Формы. Установив курсор на поле, и нажав кнопку Параметры поля формы, можно установить также ограничения на вводимые значения, которые будут проверяться при вводе, а также задать формат, к которому будет автоматически преобразовано введенное значение. Например, для текстов можно предусмотреть ограничение на количество символов и автоматическую установку их регистра, а для чисел можно задать допустимый диапазон значений, формат представления и т.п.

Чтобы завершить создание формы и прейти к ее заполнению, нужно установить защиту формы. Для этого можно воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов Формы или опцией Установить защиту из меню Сервис. Если документ состоит из нескольких разделов (границы разделов вводятся с помощью опции Разрыв из меню вставка), то защита может устанавливаться или нет для каждого раздела в отдельности. Если при установке защиты задать пароль, то снятие ее станет возможным только после ввода этого пароля.

Файл формы может быть сохранен как файл документа с расширением doc, или (что чаще практикуется) как файл шаблона с расширением dot.

Контрольные вопросы

1. Что такое форма?

2. Какие типы полей форм вы знаете?

3. Как создается форма?

4. Как устанавливается защита?

5. Какие операции проверки и форматирования данных могут выполняться при заполнении полей форм?

Задание для выполнения

1. Создайте форму для заполнения анкеты согласно образцу, приведенному на рис. 4. Анкета содержит таблицу (ее сетка должна остается невидимой), в котором в первом столбце содержатся вопросы, во втором столбце – следующие поля формы для ввода ответов:

• ф

  Анкета дата заполнения:

  Фамилия
  Имя
  Отчество
  Дата рождения
  Образование
  Специальность
  Стаж работы по специальности (лет)
  Водительские права категории	A  , B  , C  , D  , E

  Автобиография

  . . .

  Рис. 4

  амилия, имя и отчество – 3 текстовых поля с ограничением длины (30 символов для фамилии и по 15 для имени и отчества) и автоматическим преобразованием первых букв каждого слова в прописные;

• дата заполнения и дата рождения - текстовые поля со значением типа текущей даты (заполняется компьютером) и даты, с автоматическим преобразованием введенного значения даты к формату вида 15 мая 1977 г.;

• образование – поле со списком, в который включены значения: незаконченное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее;

• специальность – текстовое поле с автоматическим преобразованием первой буквы в прописную;

• стаж... – текстовое поле с числовым значением, не превышающим 99,9 содержащим один разряд для десятичной дроби;

• водительские права - пять полей типа флажок для категорий транспортных средств от А до Е.

2. Разделите документ на два раздела, поставив разрыв после слова “Автобиография”. Для первого из них установите защиту от любых изменений, кроме ввода данных в поля форм, для второго – нет.

3. Сохраните результат в виде файла шаблона.

4. Пользуясь этим шаблоном, создайте и сохраните в виде файлов документов не менее двух анкет.

Лабораторная работа № 7. Слияние документов

Краткие теоретические сведения

Слияние документов – это очень удобный способ создания множества документов по единому образцу.

Пусть, например, нужно подготовить счета, рассылаемые по почте множеству абонентов. Каждый счет должен содержать как общую для всех информацию, так и индивидуальные данные каждого абонента, например его фамилию, адрес, сумму для оплаты и т.п.

В слиянии принимают участие два файла: Основной документ и Источник данных.

Источником данных может служить файл с таблицей Word (или файл базы данных другого формата: Excel, FoxPro и др.), содержащей индивидуальные данные всех абонентов.

Основной документ играет роль шаблона, определяющего вид формируемых счетов. В местах, куда должны подставляться индивидуальные данные абонентов, он содержит Поля слияния, имена которых совпадают с наименованиями столбцов таблицы в источнике данных.

В результате слияния будет сформировано столько счетов, сколько строк (записей) имеется в источнике данных. Перед слиянием, информацию в источнике данных можно подвергнуть сортировке и фильтрации.

Самостоятельно изучите тему:

Слияние документов в Word.

Контрольные вопросы

1. Что такое слияние документов и для чего оно применяется?

2. Что такое источник данных, и какой файл может выполнять его роль?

3. Как создать источник данных?

4. Как создать основной документ и вставить в него поля слияния?

5. Как при создании основного документа осуществлять переключение между отображением наименований или значений полей слияния?

6. Как выполнить слияние документов?

7. Как перед слиянием можно выполнить сортировку данных в источнике?

8. Как перед слиянием можно выполнить фильтрацию данных в источнике?

Задание для выполнения

1. Создайте и сохраните источник данных в виде документа Word, содержащего таблицу со сведениями о студентах (рис. 5), и заполните в ней произвольными данными примерно 10 строк. Проследите, чтобы перед таблицей не было никаких символов, в том числе и непечатаемых.

2. Выберите опцию Слияние в меню Сервис и создайте основной документ типа документ на бланке, но прежде чем приступать к его редактированию, откройте источник данных.

Фамилия	Имя	Отчество	Обращение	1-я строка адреса	2-я строка адреса	Физика	Математика	Информатика
Сотникова	Ирина	Николаевна	Уважаемая	ул. Полевая, 14, кв.3	Киев 252107	4	4	5
Петренко	Владимир	Николаевич	Уважаемый	пл. Славы, 6, кв.128	Киев 252093	5	5	5
Крючко	Борис	Иванович	Уважаемый	пр. Победы, 7, кв.48	Киев 252055	2	3	4

. . .

Рис. 5