Переименование поля таблицы

Находясь в режиме конструктора таблиц, можно:

• изменять тип данных;

• имена полей, добавлять в таблицу новые поля;

• удалять имеющиеся поля.

Нам было бы удобно переименовать поле ГОРОД в поле адрес, так как в него планируется вводить полный адрес с учетом номера дома, корпуса и квартиры. Сделать это придется в режиме конструктора.

• Переключитесь в режим конструктора.

• Измените название ГОРОД на адрес, выделив в верхней части окна поле ГОРОД, а в нижней установите курсор напротив пункта Подпись и введите слово АДРЕС.

• Вернитесь в режим таблицы.

• Заполните поле адрес.

Изменение ширины столбца таблицы

Ширина столбцов не соответствует размеру введенных в них записей (для нумерации место слишком много, а адреса не просматриваются целиком).

Исправить положение можно:

• если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместить границу столбца;

• если подвести указатель мыши к правой границе столбца в строке заголовков и дважды щелкнуть мышью. В этом случае ширина столбца подгонится под самую длинную запись столбца (учитывая заголовок);

• если, выделив столбец или несколько столбцов, в меню Формат выбрать команду Ширина столбца... и в раскрывшемся окне диалога нажать кнопку По ширине данных;

• если, выделив столбец или несколько столбцов, выбрать команду Ширина столбца... при помощи контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши.

Выполните необходимые действия.

Упражнение 2. Создание формы. Введение записей в форму. Режимы представления формы. Быстрая сортировка данных.

Запустите программу Microsoft Access. Откройте созданную в предыдущем упражнении базу данных, выполнив команду Файл- Открыть... или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов. Если вы недавно работали с открываемым файлом, то его имя можно найти в списке недавно использовавшихся файлов меню Файл и открыть щелчком мыши.

Перед вами окно <База данных>.

Создание формы

В некоторых случаях удобнее вводить данные не в таблицу, а в форму, в которой каждую запись можно представить в отдельном окне.

1. Для создания формы щелкните на кнопке Формы и нажмите кнопку Создать.

2. В окне диалога <Новая форма> выберите таблицу, раскрыв предлагаемый список, а затем выберите в списке Мастер форм, и нажмите кнопку ОК.

3. В окне диалога <Создание форм> выберите для формы все имеющиеся в таблице поля. Для этого достаточно нажать кнопку с двумя стрелками, (кнопка с одной стрелкой добавляет только выделенные поля).

4. В следующем окне выберите внешний вид формы В один столбец. Нажмите кнопку Далее.

5. Выберите стиль оформления. Нажмите кнопку Далее.

6. Введите название формы или согласитесь с предложенным. Нажмите кнопку Готово.

Представление записей в форме

Каждая запись (то, что являлось отдельной строкой таблицы) теперь представляет из себя как бы отдельную карточку. Вводить данные удобнее именно в таком режиме.

В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее число записей и номер записи, которую вы сейчас видите.

Перемещаться между записями можно при помощи кнопок в нижней строке формы на одну запись вперед, на одну запись назад, к первой записи, к последней записи.

Те же результаты можно получить, выполнив команду Перейти меню Правка, выбрав одну из команд подменю:

Первая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в первой записи.

Последняя — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в последней записи.

Следующая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в следующей записи.

Предыдущая — переводит курсор из поля в текущей записи в то же поле в предыдущей записи.

Новая — переводит курсор на пустую запись в конце формы или таблицы, позволяя ввести новую запись.

Для быстрого перехода на пустую запись вместо команды Перейти-Новая запись выберите в меню Записи команду Ввод данных.

Задания.

• Пролистайте все имеющиеся записи (просмотрите все карточки).

• Перейдите к первой записи.

• Перейдите к последней записи.

• Внесите исправления в некоторые записи.