Создание таблицы «Важнейшие острова»

Создайте таблицу «Важнейшие острова». Заполните ее (поле «ОстровID» заполняется программой автоматически, на рисунке оно скрыто).

Материк ID	Название	Площадь в кв. км
2	Калимантан	734000
2	Суматра	434000
2	Хонсю	226000
2	Сулавеси	179000
1	Великобритания	230000
1	Исландия	103000
1	Ирландия	84400
1	Новая Земля	82600
5	Огненная Земля	48700
5	Вост. Фолкленд	6680
5	Зап. Фолкленд	5280
5	Галапагос	7430
3	Гренландия	2176000
3	Баффинова Земля	512000
3	Виктория	215000
3	Элсмир	200000
6	Новая Гвинея	785000
6	Новая Зеландия	265000
6	Тасмания	67900
6	Новая Британия	37800
7	Кергелен	6230
7	Южная Георгия	4770
7	Южные Шетландские	2300
4	Мадагаскар	590000
1	Канарские	7270

Упражнение 13. Определение связей

Вы создали несколько таблиц, которые теперь необходимо связать. Позднее Access будет использовать эти связи в запросах, формах, отчетах.

Для того чтобы определить связи, следует вернуться в окно базы данных, закрыв текущее окно таблицы, или щелкнуть в окне базы данных для его активизации. Затем надо выполнить команду Сервис -Схема данных (или щелкнуть на кнопке Схема данных). Если вы впервые определяете связи в этой базе данных, Access откроет окно Схема данных, а затем диалоговое окно Добавление таблицы.

Выберите таблицу «Важнейшие острова» и щелкните по кнопке Добавить. Таким же методом выберите остальные таблицы. Щелкните на кнопке Закрыть. После этого останется только окно Схема данных

Приступим к связыванию двух таблиц: «Материки» и «Известные водопады». Для того чтобы установить связь между этими таблицами, перетащите поле «Код» таблицы «Материки» на поле «МатерикID» таблицы «Известные водопады». После того, как вы отпустите кнопку мыши, откроется диалоговое окно Связи

Проверив названия полей в этом окне, щелкните на кнопке Создать.

Задания.

1. Самостоятельно свяжите остальные таблицы («Материки» — «Вулканы», «Материки» — «Главные реки», «Материки — «Важнейшие острова»).

2. Проведите сортировку в таблице «Вулканы» по столбцу «Горная система» (по убыванию).

3. Используя кнопку Найти(бинокль), найдите высоту вулкана Фудзияма.

Упражнение 14. Работа с данными при помощи запроса-выборки. Вычисляемые поля

Щелкните на корешке Запрос в окне базы данных. Для создания запроса по одной таблице откройте окно базы данных, выберите нужную таблицу и щелкните на кнопке Новый объект-Запрос панели инструментов. Окно конструктора запросов разделено на две части В верхней части находятся списки полей тех таблиц, которые вы выбрали для запроса. Нижняя часть представляет собой бланк, заполнив который вы получите запрос (необходимо ввести имя поля или полей, вид сортировки, отображение поля в таблице, условие отбора).

В общем случае поля запроса наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Но можно определить другие свойства с помощью кнопки панели инструментов.

Первым шагом построения запроса является выбор тех полей, которые вы хотите иметь в нем. Вы можете включить поле в запрос, перетащив его из списков полей, расположенных в верхней части окна, в нужный столбец бланка (второй способ — щелкнуть на строке Поле бланка запроса). Если нужно найти конкретное значение поля, введите это значение в строку бланка Условие отбора. В ситуации, когда нужно отыскать комбинацию нескольких значений, введите их в строки Условие отбора, или.

Задания.

1. Создать таблицу, включающую названия рек, отсортированных по алфавиту.

2. Создать таблицу, включающую названия и длины рек, отсортированных по алфавиту, с длинами, не меньшими 5000 км.

3. Построив запрос, создайте таблицу, содержащую всю информацию о материках, названия которых следуют в алфавитном порядке.

4. Построив запрос, выведите всю информацию о реках, начинающихся с буквы «Р».

5. Построив запрос, выведите всю информацию о реках, начинающихся с буквы «А», упорядочив их названия по алфавиту.

6. Построив запрос, выведите всю информацию о реках, начинающихся с буквы «Р», длины которых не превышают 2000 км, отсортировав их названия по алфавиту.

7. Построив запрос, вывести всю информацию о реках, начинающихся с буквы «М», длина которых лежит в пределах от 2000 до 5000 км, отсортировав их по алфавиту.

Вычисляемые поля

При создании запроса можно производить вычисления над любыми полями таблицы. Можно также создать новое текстовое поле как результат сцепления текстовых полей. Названия полей при этом должны быть заключены в квадратные скобки. При заполнении вычисляемых полей пишутся только названия полей в скобках и операторы сложения, вычитания, возведения в степень, умножения, деления, округления, присоединения. После нажатия клавиши Enter Access автоматически дополняет строку недостающими символами (например, сам присваивает название созданному полю).

С помощью бланка свойств можно изменить подпись поля (заголовок столбца) в запросе. Чтобы создать новое имя поля, нужно в строку Поле бланка запроса ввести, например, текст «Выражение1:», а далее указать формулу расчета. Существует и второй способ: открыть бланк Свойства поля (кнопка Свойства панели инструментов) и в строке Подпись поля вписать новое имя.

Задания.

1. Создайте запрос, по которому можно определить самый маленький материк.

2. Создайте запрос, по которому можно определить самый большой материк.

3. Создайте запрос, по которому можно определить самую длинную реку в мире.

4. Создайте запрос, по которому можно определить самую длинную реку в мире, указав при этом ее длину и материк, на котором она находится.

5. Создайте запрос, по которому можно определить самый высокий вулкан на планете.

6. Создайте запрос, по которому можно определить самый высокий вулкан на планете, указав при этом его длину и материк, на котором он находится.

7. Создайте запрос, по которому можно определить самый большой остров на планете.

8. Создайте запрос, по которому можно определить самый большой остров на планете, указав при этом материк, на котором он расположен.

9. Создайте запрос, по которому можно определить самый высокий водопад на планете.

10. Создайте запрос, по которому можно определить самый высокий водопад на планете, указав при этом его высоту и материк, на котором он расположен.

Упражнение 15. Создать форму для ввода/вывода данных, используя инструменты конструктора форм.

Щёлкните на кнопке Формы в окне базы данных, а потом на кнопке Создать или на кнопке Новая форма на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно, в котором надо выбрать название таблицы или запроса, для которого строится форма. Асcеss открывает окно с формой, в которой имеется только незаполненная сетка области данных. Можно увеличить или уменьшить размер области данных с помощью мыши.

При создании формы обычно используют следующие инструменты (вызываются с помощью кнопок панели инструментов или меню Вид):

• Панель элементов;

• Список полей.

Приступим к созданию простейшей формы, в которой будет отображена следующая информация: название материка, площадь материка, название вулканов, высота вулканов, горная система. Прежде чем создавать форму, необходимо создать запрос, который будет выводить из двух таблиц базы данных нужную нам информацию (такой запрос называется базовым запросом). Назовем данный запрос «Информация о вулканах».

1. Создайте запрос «Информация о вулканах», содержащий поля: «Материк» (таблица «Материки»), «Площадь» (таблица «Материки»), «Название» (таблица «Вулканы»), «Горная система» (таблица «Вулканы»), «Высота над уровнем моря» (таблица «Вулканы»).

2. Щелкните на кнопке Формы окна базы данных потом на кнопке Создать. В диалоговом окне из списка таблиц и запросов выберите запрос «Информация о вулканах» и выберите параметр Конструктор.

В открывшейся пустой форме перетащите мышью нижнюю и правую границы области данных так, чтобы освободить дополнительное пространство для работы.

3. Откройте инструменты Список полей, Панель элементов.

4. Необходимо перетащить мышью поля из открывшегося окна Список полей (все поля из запроса «Информация о вулканах») и расположить их в области данных. Для этого нужно выделить одно из полей (щелкнуть на нем мышью), нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить название поля в нужное место области данных. После этого надо отпустить кнопку мыши. Остальные поля запроса переносятся в область данных так же.

Вы заметили, что для каждого перенесенного поля в области данных появились по два прямоугольника, подписанных именем этого поля. Правый прямоугольник — это элемент управления Поле, а левый — подпись элемента управления. Бывают другие элементы управления (списки, специальные элементы управления), но с ними вы познакомитесь позднее. Поэтому все элементы управления Поле в этом занятии будут называться просто «элементы управления».

При размещении поля в форме нужно учитывать, что точка, в которой вы отпускаете кнопку мыши, будет соответствовать верхнему левому углу этого элемента управления.

5. Чтобы изменить размер или расположение элемента управления, его нужно сначала выделить. Щелкните на элементе управления, размер или расположение которого вы хотите изменить, и вы увидите маркеры перемещения и изменения размеров вокруг элемента управления

Подведите указатель мыши к любому маркеру изменения размеров (указатель должен превратиться в тонкую черную стрелку) и растяните (уменьшите) размер элемента управления.

Подведите указатель мыши к любому маркеру перемещения (указатель должен превратиться в изображение руки) и перетащите данный элемент в нужное место.

6. Любой элемент управления, так же как и его подпись, можно удалить, выделив его и нажав кнопку Del.

7. Существует возможность выравнивания элементов. Для этого нужно их выделить (щелкнуть на одном из элементов и, удерживая клавишу Shift, выделять следующие), а затем воспользоваться командой Формат, Выровнять (по правому краю, по левому краю, по нижнему краю, по ячейкам сетки). Можно привязать элементы управления к сетке области данных. Для этого, предварительно выделив необходимый элемент, надо использовать команду Формат, Привязать (элемент будет двигаться строго по точкам области данных).

Используя вышеперечисленные правила, установите необходимый размер для элементов управления и выровняйте их в области данных так, чтобы они не мешали друг другу.

8. Далее необходимо оформить полученную форму. Для этого используйте возможности кнопок Цвет текста, Цвет заливки/фона, Цвет линии/границы, Толщина линии/границы, Обычное оформление.

   1. выделите элемент Материк (подпись для этого элемента удалите). Выберите цвет шрифта черный, фон элемента — темно-серый, цвет границы — черный, кнопку — выпуклой.

   2. чтобы оформить названия в данном элементе управления, воспользуйтесь кнопками выравнивания текста, расположенными на панели инструментов.

   3. оформите остальные элементы так же, как и название материка. Подписи элементов управления сделайте углубленными, а сами элементы управления — выпуклыми.

   4. для фона области данных выберите неяркий цвет (например, болотно-желтый).

Упражнение 16. Усовершенствование формы. Использование специальных эффектов и элементов управления при оформлении формы.

На предыдущем занятии вы построили форму на основе запроса «Информация о вулканах». На данном занятии предлагается улучшить внешний вид формы, используя панель элементов. Панель элементов является при создании формы своеобразным «командным центром». Она содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании и оформлении формы.

Линия

В форме «Информация о вулканах» целесообразно отделить линией элементы управления Материк и Площадь (кв. км) от остальной информации. Чтобы высвободить пространство под указанными элементами для проведения линии, необходимо переместить остальные элементы управления вниз на две точки сетки. Затем надо щелкнуть на кнопке Линия панели элементов. Чтобы нарисовать линию, следует щелкнуть у левой границы формы ниже отделяемых элементов приблизительно на одну точку сетки и переместить указатель мыши до правой границы формы. Чтобы сделать линию несколько толще, надо щелкнуть на кнопке Толщина линии/границы в верхней строке окна палитры.

Прямоугольник

Элементы управления, которые относятся к вулканам, можно сделать более выразительными. Для этого щелкните на кнопке Прямоугольник панели элементов, затем в том месте, где вы хотите разместить угол прямоугольника, и вытягивайте противоположный угол прямоугольника до достижения нужного размера прямоугольника. После построения прямоугольника элемент не виден, так как по умолчанию для внутренней области прямоугольника установлен белый непрозрачный цвет. Сделать элемент видимым вы можете двумя способами:

1. с помощью кнопки Цвет фона/заливки, выбрав цвет Прозрачный;

2. с помощью команды Формат - На задний план.

Шрифты

Внешний вид формы можно улучшить, используя в ней разнообразные шрифты и размеры шрифтов. Выделите нужный элемент или подпись элемента (можно сразу несколько), откройте на панели инструментов список доступных шрифтов, щелкнув на кнопке со стрелкой вниз поля со списком шрифтов, установите нужный шрифт для выбранного элемента управления или подписи.

1. Создайте линию (черного цвета), которая будет отделять элементы управления Материк и Площадь от остальных элементов управления.

2. Заключите остальные элементы управления в прямоугольник. Оформите его.

3. Оформите элементы управления и названия в них различными шрифтами (не следует использовать более 2 — 3 различных шрифтов).

Упражнение 17. Создание заголовка с использованием OLE-объектов

Access позволяет работать с объектами, созданными в любом приложении, которое поддерживает связь и внедрение объектов (OLE). Одним из способов усовершенствования формы может быть добавление в нее картинок или красиво сделанных надписей. Для формы «Информация о вулканах» создадим заголовок, используя Microsoft WordArt 2.0.

Выполните команду Вид – Заголовок/примечание формы, если этих элементов нет в форме.

Вверху экрана появится область заголовка. Щелкните на ней. Затем следует обратиться к программе WordArt, чтобы красиво написать заголовок формы. Создайте заголовок как OLE-объект. Для этого щелкните на кнопке Свободная рамка объекта панели элементов и перенесите появившийся значок на то место области заголовка, где вы хотите видеть заголовок формы (щелкните там мышью). Далее выберите команду Вставка – Объект – Рисунок Microsoft Word и на панели инструментов Рисование щёлкните на кнопке Добавить объект WordArt, выберите понравившийся шаблон надписи и нажмите кнопку ОК. В следующем окне напечатайте заголовок, например «Информация», подберите для него подходящий цвет, размер, форму, шрифт, эффекты. Переместите рисунок в рамку, которую видите на листе текстового редактора, закройте окно Word.

Скорее всего объект, который вы только что создали, займет больше места, чем предоставлено для него в области заголовка. Тогда подведите указатель мыши к полоске Область данных и, когда он превратится в двунаправленную стрелку, перетащите полоску вниз так, чтобы текст заголовка полностью отразился на экране. Размер заголовка вы тоже можете изменить, работая с ним как с элементом управления.

1. Создав заголовок формы, расположите его посередине области заголовка.

2. Измените фон, на котором располагается заголовок.

Упражнение 18. Создание элемента-диаграммы.

В окне базы данных щёлкните на кнопке Формы, а потом на кнопке Создать. В окне Новая форма выбираем пункт Диаграмма и таблицу «Материк», содержащую данные для построения диаграммы. В следующем окне выбираем поля с данными, которые необходимо отобразить в диаграмме: Материк и Площадь .

Выберите тип диаграммы, расположение данных, перетаскивая кнопки полей в окна категорий диаграммы. Выберите тип вычислений для каждой категории диаграммы(для этого дважды щёлкните на названии категории в образце диаграммы).

Для изменения оформления диаграммы откройте форму в режиме Конструктора и отредактируйте её.

Скопируйте диаграмму в нужную форму или отчёт. Разместите её в области данных так, чтобы она не мешала другим объектам.

Задания

1. Создайте форму, содержащую информацию о важнейших островах. Оформите ее. Нарисуйте картинку в Paint и вставьте ее в форму как OLE-объект.

2. Создайте форму, содержащую информацию о пяти самых длинных реках. Оформите ее. Нарисуйте картинку в Paint и вставьте ее в форму через буфер обмена.

3. Создайте форму, содержащую информацию о вулканах. Оформите её. Нарисуйте картинку в Paint и вставьте ее в форму как подчиненную форму.

Упражнение 19. Создать отчет для вывода информации из базы данных.

Отчеты и формы имеют много общих конструктивных черт. При построении отчетов вы будете использовать многие приемы, которыми овладели, работая с формами.

Щелкните на кнопке Отчеты в окне базы данных.

Конструктор отчетов предоставляет такие же средства разработки, что и конструктор форм: панель инструментов, бланк свойств, список полей и панель элементов, которые можно вывести на экран, если это необходимо.

На этом занятии вы построите простой отчет, постепенно знакомясь с техникой разработки отчетов. Отчет должен содержать названия всех крупных рек Европы и Азии, их длины, названия материков. Поскольку в отчет войдет информация из нескольких таблиц, в качестве основы для отчета вам придется использовать многотабличный запрос.

Создайте запрос «Список», который будет выводить таблицу с полями Материк, Реки (реки только Европы и Азии), Длина в км. Проверьте правильность создания запроса.

Теперь можно начать создание отчета. Щелкните на кнопке Отчет окна базы данных. Далее щелкните на командной кнопке Создать. В диалоговом окне из списка таблиц и запросов выберете запрос «Список» и щелкните на кнопке Пустой отчет. Access выведет пустой бланк отчета с разделами Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область данных. Верхний и нижний колонтитулы будут распечатываться соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета.

Вызовите список полей вашего запроса. Перетащите все поля запроса в область данных отчета (аналогично тому, как это делалось при создании формы).

Подписи для каждого поля удалите. В области верхнего колонтитула создайте текстовые поля с названиями столбцов вашего отчета: Материк, Название реки, Длина в км. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Надпись панели элементов, щелкнуть в том месте области колонтитула, где будет печататься название поля, напечатать название.

Далее создайте заголовок отчета, который будет печататься один раз — в начале отчета. Для этого выполните команду Вид – Заголовок/примечание.

Вверху экрана появится область заголовка. Щелкните на ней. Обратитесь к программе WordArt, чтобы красиво написать заголовок отчета. Создайте заголовок как OLE-объект. Работая с Word Art, напечатайте заголовок, например «Главные реки Европы и Азии», подберите для него подходящий цвет, размер, форму, шрифт, эффекты.

Задания.

1. Оформите поля и их подписи (размер, цвет, форма)

2. Создав заголовок для отчета, расположите его в левом углу области заголовка.

3. Чтобы добавить в отчет текущую дату, создайте несвязанное поле в области заголовка (кнопка Поле панели элементов), удалите его подпись и напечатайте в строке Данные бланка свойств (предварительно выделив поле) текст =Date().

4. Для того чтобы добавить номер текущей страницы в нижний колонтитул, создайте несвязанное поле и установите для него в строке Данные бланка свойств значение ="Страница"&[Page].

5. Отделите заголовок отчета линией.

6. Сохраните отчет под именем «Реки в Европе и Азии».

В созданном отчете ни названия рек, ни их длина, ни материки не отсортированы. Гораздо удобнее пользоваться отчетом, в котором названия материков разбивают информацию на группы, в которые записаны названия рек и в которых вся информация отсортирована.

Отчет, в отличие от формы, предоставляет пользователю возможность задать группировку данных прямо в нем с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть окно, щелкните на кнопке Сортировка и группировка панели инструментов. В данном окне можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие элементы — подгруппы внутри группы предыдущего уровня.

Если вы щелкните в первой строке открывшегося окна в столбце Поле/Выражение, то появится раскрывающийся список. Откройте список полей базовой таблицы или базового запроса. Выберите поле Материк, чтобы поместить его в столбец Поле/Выражение. По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию.

Далее надо заполнить для поля Материк свойства группы: в строках Заголовок группы и Примечание группы окна Свойства группы проставьте Да.

В строке Поле/ Выражение выберите второе поле, по которому будет производиться сортировка: Реки. Для этого поля группировка отсутствует, поэтому свойства данной группы нужно оставить без изменения.

Закройте окно Сортировка и группировка.

На экране в режиме конструктора появились области Заголовок Материк и Примечание Материк. Для правильного вывода информации в отчете перетащите поле Материк в область Заголовок Материк.

Для того чтобы разбить информацию на страницы (на одной странице печатается отчет по рекам Азии, на другой — по рекам Европы), необходимо поставить конец страницы (с помощью соответствующей кнопки панели элементов) в область Примечание Материк.

Просмотрите получившийся отчет.

Задания

1. Вручную (без помощи мастера) постройте отчет, содержащий информацию об островах (на всех материках), начинающихся с буквы «В». Информацию разбейте на группы по материкам и отсортируйте в каждой группе.

2. С помощью мастера-построителя отчетов создайте отчет «Электронная таблица», содержащий информацию о материках. Вручную создайте для этого отчета заголовок, проставьте номера страниц.

Упражнение 20. Построение сложного отчета.

Постановка задачи.

В учебном центре обучаются ученики из разных школ, сформированные в группы. У каждой группы есть преподаватель. В конце полугодия оценки учеников должны рассылаться по школам. Создайте шаблон отчета, содержащего информацию об учениках, их оценках за полугодие и фамилии преподавателей. Для каждой школы отчет должен печататься на отдельном листе. Внизу листа и в заголовке номер школы должен проставляться автоматически.

База данных содержит четыре таблицы: Ученики (поля КодID, ШколаID, ГруппаID, ПреподавательID, Фамилия, Имя, 1полугодие, 2полугодие, Итог), Школа (поля ШколаID, №школы, Адрес, Телефон, Директор), Преподаватель (поля ПреподавательID, Фамилия, Имя, Отчество), Группа (поля ГруппаID, ПреподавательID, №группы). Установите связи между таблицами.

Создайте необходимый запрос, который будет выводить фамилию ученика, номер школы, его оценку за первое полугодие, фамилию преподавателя, директора.

Перетащите все необходимые поля из запроса в область данных отчета.

Удалите ненужные названия полей: Ученики.Фамилия и 1 полугодие.

Укажите сортировку и группировку: сначала отсортируйте и разбейте на группы по школам, а затем — по преподавателям.

В области Заголовок №школы напечатайте текст «Ведомость за 1 полугодие для школы» (создается так же, как и подпись поля), рядом с текстом создайте поля №школы, Директор.

В области Примечание №школы напечатайте текст «Директор школы», рядом с текстом создайте поле №школы

В нижнем колонтитуле создайте поле для даты.

Щелкните в области Заголовок №школы. Откройте лист свойств поля. В строке Конец страницы выберите До раздела.

Отделите названия полей от данных линией. Сохраните отчет.

Упражнение 21. Поиск данных по условию.

Создайте таблицу Класс. Потом создайте запросы по каждому из вопросов, которые предлагаются в конце описания данного упражнения, и сохраните их. Для создания запроса надо выполнить следующие команды: Запрос – Создать. В текстовом окне Таблица/запрос, выбрать таблицу Класс. Нажать кнопку Добавить, а потом кнопку Закрыть. После этого следует ввести условия запроса. Далее на панели инструментов окна щелкнуть на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов, и с помощью построителя выражений вывести условия запроса. Далее на панели инструментов окна запроса щелкнуть на кнопке Применить фильтр. В результате на экране появится набор записей, удовлетворяющих введенному условию. Но при дальнейших манипуляциях этот набор не сохранится. Если вы хотите сохранить данный набор записей, то надо выполнить следующие команды: Фильтр – Файл – Сохранить запрос.

Для того чтобы ответить на все предлагаемые ниже вопросы, необходимо знать правила задания шаблонов и условных выражений. Приведем несколько примеров.