V. Формирование дел

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.

Формирование дел должно осуществляться следующим основным требованиям:

• оперативность обработки и поиска документов;

• надежности документационного обслуживания;

• сохранность документов.

Формирование дел должно отмечаться централизованно по месту регистраций документов (канцелярия, секретарь).

Во всех учреждениях не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Канцелярия учреждения (секретарь) руководит формированием дел и контролирует его правильность.

Кроме этого, канцелярия (секретарь) наблюдет за соответствием наименований дел фактическому составу и содержанию документов на них; за формированием переходящих дел; выявляет вопросы, не предусмотренные номенклатурой.

В работе по контролю за формированием дел в структурных подразделениях принимает участие заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД (единая государственная система делопроизводства).

В дело не помещают следующие документы:

• несоответствующие заголовку дела;

• неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки);

• подлежащие возврату;

• черновики, варианты;

• размноженные копии.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

• По номинальному признаку. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (например, приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.);

• По предметно-вопросному признаку. При формировании документов дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание.

• Авторский признак – предполагает группировку в дела документов одного автора.

• Корреспондентский признак – используется для группировки переписки. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

• По географическому признаку – объединятся в одном деле документы нескольких корреспондентов.

• По хронологическому признаку – осуществляется группировка документов за какой-либо определенный период.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1. Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

2. Подлинники отделять от копий;

3. Годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

4. Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, незакрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Каким дело может быть по объему?

В деле должно содержаться не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большом количестве документов из них формируют самостоятельно дела по хронологии или узким вопросам.

Приложения к документам, независимо от даты утверждения, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь:

• подписи,

• дату,

• индекс,

• копии – заверительную надпись,

• отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке:

• сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения,

• затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

1. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядителями документов являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами.

2. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров.

Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказа.

3. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.

Плановые отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления (например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году).

Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.

4. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.

5. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещание руководителя предприятия и др., номеруются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

6. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документ – запросом.

7. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основные содержания деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.