III. Овладение методами скорочтения.

Важным и необходимым для развития офиса является умение быстро читать. Чтение занимает до 11 % ежедневного рабочего времени. Исследования показали, что скорость чтения технической литературы у большинства людей составляет одну страницу формата А4 информационного текста 6 – 8 минут. Поэтому одной из обязательных личностных характеристик является способность к овладению методом динамического чтения, повышающим скорость чтения в среднем в 3 -4 раза и улучшающим освоение прочитанного на 25 %.

Под динамическим чтением понимают сложное чтение нехудожественных текстов с полным зрительным восприятием всех его элементов со скоростью свыше 300 слов в минуту с эффективным усвоением не менее 70 %.

Первая причина недостаточной скорости чтения у большинства людей объясняется скрытой артикуляцией (беззвучной мысленной речью, речью про себя). Ее скорость такая же, как и при чтении вслух – 120 – 180 слов в минуту.

Вторая причина медленного чтения – слишком частые фиксации, когда глаза в процессе чтения перемещаются по строчкам скачкообразно с краткими периодическими остановками (фиксациями). Их продолжительность от 0,1 до 0,5 сек.

Опытным путем установлено, что в течение часа глаза в движении находятся всего 3 минуты, а остальные 57 минут тратятся на фиксацию. Поэтому для увеличения скорости чтения существенное значение имеют сокращения количества фиксаций и уменьшение их продолжительности, а также увеличение количества слов, воспринимаемых в течение каждой фиксации.

Третьим препятствием является повторение чтения одних и тех же участков строки, обычно при чтении на каждые 10 слов приходится в среднем по 50 возвращений.

Учеными разработаны различные методики освоения техники быстрого чтения. Так, в книге авторов О. А. Кузнецова и Л. Н. Храмова дается несколько вариантов. Мы рассмотрим наипростейший.

Так, учеными был разработан специальный алгоритм ускоренного чтения организационно – распорядительных документов, используемый учреждениями. Они основываются на том, что тексты различных документов могут быть в известной мере унифицированными.

Так, главным составным элементом приказа, указания и распоряжения являются констатирующая и распорядительная части служебного письма, справки, докладной и объяснительной записки – вводная и основная часть.

Унифицированная система организационно – распорядительной документации позволила усовершенствовать разработанный алгоритм, который в окончательном виде включил в себя следующие блоки:

• вид документа;

• автор;

• выходные данные,

• заголовок;

• содержание;

• введение (мотивы и цели написания документа);

• доказательство необходимости предполагаемого действия;

• изложение существа дела (исполнители, сроки исполнения).

Для ускорения восприятия рекомендуется фиксировать свое внимание в соответствии с этими блоками.

Тема: Документирование управленческой деятельности офиса.

Вопросы: I. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления.