6. Проектирование системы экономической документации

Смотри раздел «Понятие унифицированной системы документации» в курсе «Информационная технология» - 1-ый курс (весна 2007 года)

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, которая регулярно используется в процессе управления экономическим объектом.

Унификация системы документации достигается путем введения единых форм документов (Подробности смотри в лекциях по ОАУ).

6.1. Проектирование унифицированной системы документации

При проектировании унифицированной системы документации необходимо решить следующие проблемы:

• отобрать документы, которые будут использованы в ИС без изменений;

• выявить те документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования унифицированной системы документации выделяют три этапа:

• построение новых форм документов;

• унификация всей системы документации;

• разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

6.1.1. Построение новых форм документов

Содержание первой работы этого этапа, а именно «Определение состава результатных показателей» зависит от того, какие формы документов проектируются.

Выделяются первичные и результативные документы. Их состав выявляется после разработки постановок всех задач.

При этом в первую очередь проектируются формы результатных документов, а затем первичных.

При выполнении второй работы «Определение состава первичных показателей» выявляется полный состав первичных, т.е. исходных показателей, на базе которых рассчитываются результативные показатели. Результативные показатели отражаются в формах результативных документов.

При выполнении третьей работы «Разбиение показателей по формам документов» определяется содержание форм результатных и форм первичных документов. Разбиение показателей по формам осуществляется по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей.

Например, обоснованным считается включение в один результативный документ «Ведомость отпуска товаров со склада за месяц» следующих групп показателей:

• количество отпущенных товаров со склада по накладной;

• цена товара;

• стоимость отпущенных товаров по накладной;

• итого стоимость отпущенных товаров по номенклатуре за месяц;

• итого стоимость отпущенных товаров по каждому складу;

• итого по всем складам.

При проектировании форм первичных документов основным критерием является семантическая близость показателей. При этом под близостью показателей понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей.

Четвертая работа называется «Выбор типа носителя» для документа.

Для первичных документов носителем является бумага формата А4 или А5.

В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

Например, если решается задача прогнозирования с использованием методов корреляционного или регрессионного анализа, то основным носителем будет экран монитора, на который будут выведены графики, и бумажный носитель. При решении задач оперативного управления основным носителем информации будет являться экран монитора.

Пятая работа называется «Определение способа нанесения информации в документы». Выбор способа нанесения информации зависит от того, как считывается информация с первичного документа:

• визуальным способом;

• автоматически.

Если применяется автоматический способ считывания, то необходимо выбрать устройство считывания и типы штифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов:

• кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода, например, штрих-коды;

• стилизованные, в которых изображение символов содержит код;

• нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах;

Содержание шестой работы, а именно «Проектирование форм документов» зависит от типа проектируемого документа. Подробнее мы рассмотрим особенности этой работы далее.