Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ вопросы ГАК.doc
Скачиваний:
6
Добавлен:
18.09.2019
Размер:
345.6 Кб
Скачать

I. Первоначальное ознакомление со структурой и штатами аппарата управления (ау) объекта исследования включает:

  • знакомство с характером основных взаимоотношений с выше- и нижестоящими организациями;

  • количество и общую характеристику объектов управления, подчиненных данному аппарату;

  • количество структурных подразделений аппарата управления, их штаты и основные функции каждого подразделения;

  • основные функциональные взаимосвязи между подразделениями;

  • основные документы, которыми они обмениваются.

Методами работы, применяемыми исследователями для анализа и фиксации полученных сведений, являются изучение и анализ документов, опрос сотрудников, составление организационно-структурной схемы данного аппарата управления.

II. Первоначальное изучение документооборота аппарата управления включает выяснение следующих вопросов:

  • объем входящей и исходящей документации аппарата управления за ряд лет;

  • общую характеристику входящей и исходящей документации;

  • основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

  • распределение документации по структурным подразделениям;

  • общую характеристику документационных потоков;

  • наличие унифицированных форм;

  • общую характеристику постановки делопроизводства;

  • уровень регламентации документационных работ и т. д.

Источниками сведений являются:

* данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

* инструкция по делопроизводству;

* опрос компетентных сотрудников аппарата;

* составление схемы документационных потоков аппарата управления.

Основные методы исследования: изучение документов, выборочные наблюдения, опрос.

III. Первичное изучение организационно-технического обеспечения аппарата управления включает:

  • определение количества средств организационной и компьютерной техники, имеющихся в аппарате управления;

  • характер их использования;

  • наличие централизованных служб технического обслуживания; существующую потребность в технических средствах.

Источниками сведений служат:

  • перечень имеющихся технических средств,

  • осмотр служебных помещений и оборудования рабочих мест,

  • опрос компетентных специалистов.

Методы: выборочные наблюдения, опрос, изучение документов.

IV. Первичное ознакомление с организацией труда персонала управления включает:

  • выявление общей характеристики и структуры штатов аппарата управления, являющегося объектом рационализации, по категориям и по количеству;

  • общую характеристику основных видов работ и способов их выполнения;

  • общую характеристику планировки помещений;

  • организацию рабочих мест и условий труда;

  • наличие потерь рабочего времени.

Источниками сведений служат:

  • штатное расписание аппарата управления,

  • опрос руководителей структурных подразделений,

  • наблюдения.

Методы: опрос, наблюдения.

Заканчивается 1-я стадия разработкой технического задания (ТЗ) на проведение проектных работ.

Техническое задание (ТЗ) - документ, отражающий результат первой (предпроектной) стадии работ, - является важным организационно-методическим и научно-техническим документом. Как правило, проект ТЗ составляется проектной организацией или коллективом исследователей и входит в состав проектной документации.

Техническое задание должно содержать ряд обязательных разделов:

основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ (постановление вышестоящих органов, приказ министерства, хоздоговор и пр

цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

  • исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проектирования);

  • состав проекта и основные направления исследования и проектирования (перечень основных этапов проекта);

  • особые условия (специальные требования заказчика);

* ориентировочные показатели экономи-ческой эффективности проекта (экономи-ческий эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

* отчет о выполнении работ по предпроект-ному обследованию;

* предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследования и проектирования;

* сметно-финансовый расчет затрат на ис-следование и проектирование и внедре-ние проекта;

* документ об обеспечении финансирова-ния работ по исследованию и проектиро-ванию (гарантийное письмо).

Оформление ТЗ производится в соответ-ствии с правилами оформления технической (проектно-конструкторской) документации. ТЗ обсуждается на научно-технических советах у заказчика, согласовывается и утверждается за-казчиком, а иногда и вышестоящей организаци-ей. Разработка проекта ведется в строгом соот-ветствии с утвержденным ТЗ, отступления от ТЗ допускаются в исключительных случаях по сог-ласованию с заказчиком.

Вторая стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой. Она заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования - ТП.

Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При проектировании отдельных, очень сложных по своему характеру объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа - этапа исследования . Техническое проектирование занимает примерно 30% (третью часть) общей трудоемкости исследования и проектирования объекта. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этапа последовательно на аванпроект и экзисный проект. При разработке

проектов системы управления (одновременно с проектированием новых зданий и помещений или реконструкций) технический проект включается в проектное здание.

  • На практике часто возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадию (или этап) - технорабочего проекта, в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными, доведенными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

    Этот этап наиболее ответственный в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальной затратой трудовых, материальных и финансовых средств. При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки ТЗ. При комплексном - состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования. Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, по проблеме совершенствования аппарата управления могут быть следующими.

    Работы, выполняемые в ходе разработки комплексного проекта рационализации службы ДОУ:

    • установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов;

    • определение приемов выполнения от-дельных операций, то есть технологии операций; ч-,

    • подбор средств оргтехники, компьютер-ной техники, необходимых для реализа-ции отдельных операций;

    • разработка общей технологии документа-ционного обеспечения управления;

    • нормирование отдельных операций;

    Следующий, третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта - РП. На стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте. Этот этап по трудоемкости занимает главное место -

  • расчет трудоемкости выполнения отдельных процедур (видов работ), расчет необходимых затрат времени на организацию

  • расчет необходимого штата делопроизводственного персонала; распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ;

  • построение оргструктуры службы ДОУ;

  • проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ;

  • планировка служебных помещений персонала службы ДОУ;

  • разработка маршрутов доставки корреспонденции;

  • проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест;

  • подготовка сметы на проектируемое оборудование;

  • разработка положения о службе ДОУ, раз-работка должностных инструкций, подготовка режимов рабочего времени, инструкции по делопроизводству;

  • расчет показателей проекта, расчет стоимости проектных работ, расчет экономической эффективности проекта ДОУ.

Проектирование - это наиболее творческая часть деятельности исследователей и проектантов. Она предполагает применение различных методических и организационно-технических приемов и средств, разработанных наукой и практикой на сегодняшний день в их сочетании.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т. д.

В общей сложности трудоемкость стадии внедрения проекта составляет от 10 до 30% трудоемкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, подлежащие внедрению, могут быть:

  • технические (процесс организации и использования существующей техники отраслью, в которой она применяется);

  • научные (перенос и утверждение достижений одной науки в другую или же формирование нового научного направления);

  • экономически значимую производственную продукцию, обладающую новыми технико-экономическими показателями);

  • организационно-управленческие (целенаправленное, запланированное и приносящее результаты изменение в системе управления, структуре организации, кадрах, технике, методах и процедурах управленческой деятельности).

Внедрение проекта может производиться силами:

  • - организации-разработчика;

  • - специализированной внедренческой организации;

  • -разработчика или специализированной внедренческой организации совместно с коллективом или коллективом организации (пользователя).

Процесс внедрения управленческих нововведений может принимать различные формы:

  • одноразовое применение процесса или перевод определенных подразделений аппарата управления на новую систему работы;

  • проведение эксперимента и, при удачном исходе, полное осуществление рационализации системы управления;

  • поэтапное внедрение проекта рационализации.

Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз:

  • эксперимент - мотивация (формируется готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);

  • подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали);

  • управленческое воздействие (введение изменения);

  • становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции);

  • контроль {оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

В процессе внедрения проекта можно выделить основные этапы.

Процесс внедрения должен начинаться с разработки плана внедрения (определяются ос

новные этапы и сроки их проведения, устанавливаются подразделения и исполнители, отвечающие за организацию внедрения и осуществляющие контроль за внедрением, их обязанности и ответственность). В соответствии с планом составляется сетевой график процесса внедрения.

Одним из важных моментов внедрения является создание рабочей группы внедрения. В задачи этой группы входят: осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика; координация работ по внедрению проекта при участии нескольких организаций-разработчиков; контроль (авторский надзор) за ходом внедрения и сбор необходимых данных для проектировщиков в целях устранения недостатков проекта; оснащение рабочих мест оборудова-нием, предусмотренным проектом; организа-ция обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии; осуществление различ-ных мероприятий, необходимых для успеш-ной реализации проекта. Состав группы не должен превышать 5-6 человек. Этап плани-рования заканчивается утверждением плана работы руководством заказчика и разработ-чика и изданием приказа.

Следующий - подготовительный этап. Основ-ными направлениями на этом этапе являются:

- обучение рабочей группы;

- ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы;

- закупка, установка и наладка нового обору-дования согласно проекту;

- разработка комплекса мер по стимулиро-ванию сотрудников;

- создание форм документов, необходимых

для контроля и фиксации хода внедрения проекта.

Третий этап - управление внедрением. Это

непосредственное проведение в жизнь всех ме-

роприятий, предусмотренных проектом. На

этом этапе проводятся следующие работы:

» контроль за правильностью использова-

ния установленного оборудования, соб-

людение технологии работ, предусмот-

ренной проектом;

» контроль за соблюдением сроков внедре-ния, установленных планом внедрения и планами-графиками работ сотрудников;

- устранение конфликтных ситуаций, вызван-ных недостатками проекта и сложностью перестройки психологии работников;

» ведение документов, контролирующих и оформляющих ход внедрения проекта;

* постоянное консультирование сотрудников, работающих по новой технологии, по всем вопросам, возникающим в процессе работы.

Завершается процесс внедрения расчетом реального экономического эффекта, полученного от внедрения нового оборудования и новой технологии, составлением отчета о проделанной работе, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

Объекты исследования могут быть условно разделены на статические (относительно неизменяемые) и динамические (подвижные).

В основе исследования динамических объектов - технологических процессов - лежит их формализация (упрощенное представление).

Технологические процессы управления расчленяются на процедуры и операции.

Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

Операцию принято считать наименьшей законченной частью действия (работы), выполняемого на одном рабочем месте. При необходимости (при микроэлементном нормировании) могут быть выделены «элементы» операции, ее составные части.

В технологическом процессе выделяются творческие, формально-логические и технические операции. Например: операции «хранение», «машинописные работы» - технические; операции «контроль исполнения», «регистрация и учет» - формально-логические.

В исследовании систем управления используется и более детализированное разделение операций трудовых процессов на следующие типы:

  • ручные операции (выполняемые без механизмов, технических средств);

  • ручные механизированные (выполняемые с помощью механизмов, технических средств);

  • машинные (выполняемые машинами/техническими средствами, управляемыми работниками);

  • шинами без непосредственного участия человека);

    • автоматические (выполняемые полностью машинами, техническими средствами).

    Членение технологических процессов управления служит базой для различных методов исследования.

    В соответствии с этапами проведения исследования методы могут быть подразделены на три группы:

    * методы исследования объектов (сбора

    исходных данных); » методы количественного и качественного

    анализа и синтеза; » методы проектирования.

    Применение научно-исследовательских ме-тодов находится в прямой зависимости от це-лей и задач исследования на конкретном объек-те. Многообразие методов приводит к необхо-димости их группировки по ряду признаков:

    * по степени участия проектантов в обсле-довании объектов: непосредственные и апосредственные;

    » по времени исследования: непрерывные, периодические, разовые;

    * по отображению исследуемых объектов: описательные (логические, качествен-ные), математико-статистические, мат-ричные, графические.

    На практике перечисленные методы исполь-зуются в совокупности, так как только с по-мощью одного из методов не всегда удается осуществить глубокий анализ и вскрыть истин-ные причины недостатков в организации трудо-вых процессов.

    С целью сбора количественных и качествен-ных исходных данных о технологических про-цессах управления и трудовых процессах управ-ления используются следующие методы.

    Методы привлечения требуемых данных:

    * изучение документов (нормативно-право-вых данных, организационно-трудовых доку-ментов);

    - методы опрдса (интервью, анкетирование);

    машинно-ручные (выполняемые при помощи машин/технических средств с ручным управлением);

  • по полноте охвата исследованиями: полные (сплошные), выборочные

методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего времени - индивидуальнная, групповая и самофотография; хронометраж -сплошной, выборочный или целевой, фотохронометраж);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения и моментные наблюдения);

- расчетные методы (количественные методы).

Методы привлечения требуемых данных от сотрудников характеризуются тем, что оргпро-ектанты запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали. Это так называемые методы опроса: интервьюирование (индивидуальные и групповые беседы, вопросы на совещаниях), анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное).

Необходимо помнить, что источниками сведений при детапьном рабочем обследовании содержания и организации труда и загрузки рабочего времени сотрудников являются: организационно-правовая (регламентирующая) документация, ОРД, нормативные материалы, материапы изучения и анализа документооборота, документирования и документационного обслуживания аппарата.

Расчетные (количественные или математико-статические) методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуются тем, что оргпроектанты получают не-обходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это в основном статистическая обработка результатов путем выборки, расчеты средних величин, дисперсионный и корреляционный анализ исходных данных.

Критериями выбора методов исследования служат: экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов, вероятность и возможность отклонения в результатах при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования при оргпроектировании целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований - лишь одна часть совокупной методики оргпроектирования. Вторую ее часть составляют методы проектирова-ния, то есть приемы разработки новой и рационализации существующей организационной структуры аппарата и технологических процессов управления и делопроизводства. К ним можно отнести следующие методы:

- моделирование;

- макетирование;

- конструирование;

- экспериментирование. С помощью названных методов достигаются главные цели оргпроектирования - повышение производительности и эффективности управления.