Организационное проектирование

Оргпроектирование - научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления.

Оргпроектирование направлено прежде все-го на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет:

- устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);

- централизации отдельных функций управления;

- концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;

- улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);

- разделения и кооперации труда в аппарате управления;

- внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.

Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях:

1. организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);

2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения состава работ.

Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест.

Обычно под выбранный объект исследова-ния формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации).

Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений.

Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное. Различие между ними определяется не объектом рационализации, а ее задачами.

Крмплексное оргпроектирование проводится по четырем основным направлениям:

1) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления;

2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления;

3) создание систем документации и рационализация процессов документирования и ин-формационного обеспечения деятельности персонала управления;

4) повышение оснащенности объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонапа управления современной организационной и компьютерной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.

Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационапизации участков работы персонала управления.

В соответствии с этим комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его оргструктуры и штатов, системы организации и условий труда; по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации труда персонала управления. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационапизации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.

В настоящее время в большей степени создаются локальные оргпроекты применительно к требованиям и специфике конкретных объектов отдельных предприятий (учреждений, организаций). Разрабатываются и типовые комплексные проекты, дающие принципиально новые модели организации труда и документооборота для однотипных систем управления (аппаратов управления), сходных по функциям и объемам работ. Это так называемое индивидуальное и типовое оргпроектирование.

Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов - один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат.

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование. что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеслечние и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.

Планирование работы.

К составлению плана следует привлекать минимальное число работников.

Статьи расхода:

1. Материалы и оборудование (17% к расходам по з/п или от общей суммы договора).

2. Зарплата (40% от общей суммы договора).

3. Накладные расходы (40-50% к расходам по з/п, 30% от общей суммы договора).

4. Соцстрах (7% к расходам по з/п).

5. Командировочные расходы (2-4% от общей суммы договора).

6. Контрагенты (около 6% от общей суммы договора).

7. Прочие расходы (12% от общей стоимости).

В основе планирования лежат расчеты трудозатрат выполнения проектных работ, так как трудовые затраты составляют главную часть стоимости работ и отражаются на сроках исследования и проектирования. Расчеты трудоемкости затрудняются вследствие отсутствия нормативов на такие виды работ. Как правило, они определяются опытно-статистическим путем. Использование опытно-статистических норм и аналогов трудоемкости позволяет с до-статочной степенью точности произвести не-обходимые расчеты трудоемкости исследовательских работ.

Принципы планирования:

1. Конкретность и ясность заданий.

Соответственно может быть построено рабочее задание конкретному исполнителю.

В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченных программой работ должна соответствовать определенная форма сбора и форма обобщения и представления результатов, которые, в свою очередь, на- более опытных специалистов. Разработку плана возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты:

2. Реальность (нормативность).

3. Трудоемкость (минимальная со стороны разработчиков).

4. Организационная четкость взаимодействия исполнителей.

5. Интеграция работ.

6. Возможная параллельность выполнения работ.

7. Контролируемость и ответственность.

Рабочая программа исследования

Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования. представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана - графика выполнения исследовательских работ.

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу рекомендуется вносить следующие показатели:

№ этапа	Наименование этапа	Трудоемкость	Сроки		Число исполнителей	Стоимость (РУ6.)
			Нач.	Ок.		7	..... | 13

Перечень и последовательность работ, намечаемых в рабочей программе исследования, определяется в соответствии с темой и целями исследования. Например, могут быть включены такие виды работ, как:

• изучение оргструктуры управления предприятием (фирмой);

• изучение организации труда в аппарате управления;

• изучение технологических процессов управления;

• изучение систем документации; - изучение оборудования, планировки служебных помещений и рабочих мест работников аппарата управления, условий их труда и пр.

Каждая работа, намеченная в рабочей программе, должна проводиться соответствующим

В зависимости от используемых в исследовании методов можно определить источник информации:

1) при изучении документов источниками являются продукты деятельности людей - документы;

2) при наблюдении - деятельность людей;

3) при опросе - сами люди, участвующие в определенной деятельности.

Для обработки полученных в ходе исследования результатов следует предусмотреть формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор их зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник (форма сбора), таблица, в которой будут сведены результаты опроса (форма обобщения); если целью интервью является выявление реальной оргструктуры учреждения, то формой представления результатов будет являться схема оргструктуры.

Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем темы с учетом квалификации и специализации. При определении сроков работ рабочей программы следует опираться на опытно-статистические нормы затрат рабочего времени на исследовательские и проектные работы.

Организация исследования

Организация исследования - это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и комбинация их во времени, пространстве, по исполнителям и по видам работ.

Организовать исследование можно тремя способами:

1. Увеличение нагрузки персонала управления дополнительными обязанностями исследовательского типа.

2. Создание специализированных групп и организация их работы (временный трудовой коллектив - ВТК).

3. Приглашение консалтинговых фирм. (Оплата их труда, предоставление организационных возможностей для проведения исследования.)

В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

Принципы формирования временных трудовых коллективов (ВТК) исследователей:

1. Принцип неоднородности (гетерогенности). Объединение в один коллектив одинаковых по способностям и характеристикам людей не обеспечит успеха их деятельности. Но стихийное формирование коллектива также не принесет успеха. Главное - специфика задач и проблем, для исследования которых формируется коллектив. Объединение личностей, необходимое для решения проблем данного типа. Как правило, в коллективе должны быть: проблемных (который раньше других видит проблемы), энциклопедист (быстро находящий аналоги в других областях знаний), генератор идей (системщик), оптимизатор (поиск оптимальных вариантов решений), энтузиаст. скептик. прогнозист (который просчитывает все возможные последствия принимаемых решений) и др.

2. Принцип срабатываемости предписывает привлекать в ВТК исследователей, склонных и способных работать вместе, даже с теми людьми, которые им не импонируют. Это не совместимость. Срабатываемость - это следствие умения управлять собой, своими отношениями с людьми ради определенных целей.

3. Принцип совпадения формальной структуры коллектива с его неформапьной организацией на основе приоритета неформального соподчинения, которое требует, чтобы формальная организация коллектива совпадала с фактической субординацией исследователей. А это значит, что формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения исследователей, а не наоборот. Это система управления мягкого типа: изучение неформального лидерства, исследовательских интересов, способностей, научного потенциала, организационных способностей и пр.

4. Принцип перманентности (непрерывности) формирования состава ВТК. Это ротация исследователей.

5. Принцип имитации. способность обладать специальными средствами имитации, воспроизводства решений других членов коллектива.

3. Структура проектно-исследовательских работ и задачи каждого из этапов

В целях совершенствования планирования и установления четкой последовательности выполнения научно-исследовательских и проектных работ процесс исследования условно подразделяется на ряд стадий (этапов).

Под стадией (этапом) проектно-исследовательской работы понимается крупная часть работы, имеющая самостоятельное значение, являющаяся объектом планирования и финансирования, разделение проектно-исследовательских работ позволяет регулировать финансирование взаимоотношений между исполнителем и заказчиком, организовывать контроль за ходом выполнения работ со стороны заказчика, повышать ответственность исполнителей за результаты исследовательских и проектных работ.

Количество этапов исследовательских и проектных работ определяется сложностью объекта исследования и проектирования. В зависимости от этого исследовательские работы подразделяются на одностадийные и многостадийные. При локальном исследовании (когда решается одна проблема/задача в условиях рационализации существующей системы управления) проектно-исследовательские работы, как правило, ведутся одностадийно. В комплексном исследовании (когда решается несколько проблем) осуществляется многостадийное исследование и проектирование.

Процесс исследования и проектирования делится на следующие основные стадии:

1. Предпроектное исследование (анализ);

2. Разработка проекта;

3. Внедрение проекта (функционирование).

Рассмотрим содержание этапов разработки организационных проектов

Стадии, этапы		Задачи		Содержание этапов
1-я стадия: Предпроектное исследование (анализ)
Этапы:
1.1 Сбор данных		Получить информацию для проведения исследования		Выбор объектов исследования (подразделений, работников), предметов (элементов содержания и организации труда); определение методов сбора, объема необходимой информации; реализация сбора и первичная обработка данных
1,2 Изучение и анализ		Определить «узкие места» (сформулировать проблему) и направления разработки (гипотезы)		Сопоставление данных, полученных по различным объектам и различными методами, определение достаточности и корректности данных, их типизация, выбор рациональных вариантов, выбор объектов и предметов оргпроектирования
2-я стадия: Разработка проекта
Этапы:
2.1 Моделирование		Представить реальный объеюг в обозримом виде (разработать технорабочий проект)		Определение методов моделирования, поиск вариантов решений и построения моделей, дополнительное исследование и анализ существующих рациональных вариантов, комплексное обоснование каждого варианта по экономическим, социальным, техническим, психофизиологическим и правовым критериям
2.2 Оптимизация		Обосновать проект решения, оптимального для данных условий		Анализ организационно-технических условий применения оргпроектного решения, установление допустимых границ вариации характеристик условий, выбор оптимального варианта оргпроектного решения для данных условий
3-я стадия: Внедрение проекта (функционирование)
Этапы:
3.1 Регламентация	Определить степень обязательности соблюдения оргпроектных решений		Определение статуса документа, определение уровня жесткости (обязательности соблюдения) для каждого из элементов проектного решения, определение допустимых границ и последствий отклонений от регламента
3.2 Внедрение	Довести разработку до исполнителей		Определение масштабов, сроков и этапов внедрения, разработка графика внедрения, создание организационного, методического, технического, социального и экономического обеспечения внедрения разработки, ознакомление и обучение пользователей новым методам работы, авторский контроль разработчиков за ходом внедрения
3.3 Обеспечение функционирования	Создать условия соблюдения оргпроектных разработок		Контроль за соблюдением оргпроектных разработок, анализ отклонений, корректировка деятельности пользователей, корректировка и пересмотр оргпроектных решений

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

(СТАДИИ И МЕТОДЫ ОРГПРОЕКТИРОВАНИЯ)

Оргпроектирование включает несколько стадий.

Первая стадия называется предпроектным исследованием. Этот этап подразделяется, в свою очередь, на составные элементы:

- предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) - диагностика:

- рабочее, детальное исследование;

- анализ, обобщение и выводы.

Предпроектное ориентировочное исследование является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления. Его цель - точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения подготовительных работ к проектированию систем управления, как правило, занимает 30 дней. Сжатые сроки и ответственность за комплексное составление ТЗ и остальной проектной документации требуют, чтобы проведение предпроектного ориентировочного исследования поручалось наиболее квалифицированным коллективам исследователей. Работа, которую необходимо проделать при предпроектном ориентировочном исследовании, зависит и от предложений заказчика по составу проекта.

Начало предпроектного этапа работ связано с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение - с составлением ТЗ. По отношению ко всему объему работ предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5-10% от общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

При подготовке к комплексному исследованию и проектированию ориентировочное исследование проводится по четырем основным направлениям разработки комплексного проекта.