Тема 2. Документация, документооборот и организация внутрибанковского контроля в банках

2.1. Документация по операциям банка

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерс­кого учета большое значение имеет разработка плана доку­ментации и документооборота.

В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут исполь­зовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках их заказывают в типографии или делают заявку на приобретение, а при цен­трализованном снабжении — на получение от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляют с соблю­дением требований, предусмотренных Положением о бух­галтерском учете и отчетности.

Характер банковских операций, их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требуют использования специальной документации. Документы разрабатываются и утверждаются Центральным банком и обязательны к приме­нению юридическими и физическими лицами, осуществляю­щими посредством банков расчетные, ссудные и прочие опе­рации.

Все операции банка (расчетные, кассовые, ссудные) от­ражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-рас­четных документов. В банк поступают документы от хозяй­ственных организаций, а также составляются денежно-рас­четные документы самим банком. Документы содержат необходимую информацию о характере операций, позволя­ющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банков­скую документацию. Большой объем и многообразие опера­ций требуют рациональной организации банковской докумен­тации.

Применение стандартных документов, формы которых построены по единым образцам, облегчают контроль за со­держанием операций и правильностью их отражения в учете.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы.

Допускается составление денежно-расчетных документов на электронных машинах, но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Стандартные документы содержат следующие реквизиты:

• название документа;

• номер формы;

• номер документа и дата его выписки;

• наименование и местонахождение организаций—платель­щиков и получателей;

• номера счетов в банке;

• назначение платежа;

• сумма операций;

• коды для обработки информации на вычислительных машинах;

• подписи доверенных лиц клиента и оттиск печати;

• подписи работников банка, проверивших документы.

Заполнение денежно-расчетных документов осуществля­ется на пишущих или электронных машинах.

Все документы, на основании которых совершаются бух­галтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку. Для сокращения количества бухгалтерских записей по опе­рациям применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций:

• сводные платежные поручения;

• сводные ордера.

Документы подразделяются на банковские и клиентские.

К банковским документам относятся:

• мемориальные ордера;

• кассовые ордера;

• платежные ордера;

• распоряжения кредитного отдела.

По характеру отражаемых банковских операций денеж­но-расчетные документы подразделяются:

• кассовые;

• мемориальные;

• внебалансовые.

Кассовыми документами оформляется прием и выдача наличных денег. Кассовые документы — их назначение сво­дится к оформлению права приема и выдачи денежной на­личности в рублях и в иностранной валюте.

К приходным кассовым документам относятся:

• объявление на взнос наличными;

• препроводительные ведомости;

• приходные кассовые ордера;

• квитанции о приеме денег.

К расходным кассовым документам относятся:

• чеки на получение денег;

• расходные кассовые ордера.

Мемориальные документы используются для соверше­ния безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы.

Расчетные документы используются при взыскании по­ставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика-покупателя или при пога­шении обязательств, задолженности перед бюджетом, Пен­сионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживании банком клиентов или погашении собственных долгов.

Мемориальные документы (мемориальные ордера) выпи­сываются банком при оформлении совершаемых внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытия основных средств, на­числения износа, заработной платы и различных начислений на нее, при учете произведенных расходов, полученных до­ходов и расчете прибыли.

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка. Должностное лицо, подпи­савшее документ, несет ответственность за законность со­вершаемой операции и правильное оформление документа.

Перечисленные документы предназначены для регистра­ции операций, влияющих на балансовые показатели и под­лежащих отражению на балансовых счетах.

В то же время немалый объем информации о деятельно­сти банка занимают внебалансовые показатели, свидетель­ствующие о выданных гарантиях, поручительствах, о раз­личных видах обеспечения по ссудам выданным, об аккре­дитивах, выставленных на имя клиентов банка, и других операциях.

К внебалансовым документам, относятся мемориальные ордера. Этими документами оформляются прием, выдача цен­ностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.