- •Вопрос 1. Информационные системы к нса
- •По типу информационных систем
- •По функциональному признаку
- •По уровням управления
- •Вопрос 2. Основы создания и использования снса аф рф
- •Вопрос 3. Типы и виды архивных справочников. Их целевое назначение
- •Вопрос 4. Описание
- •Вопрос 5. Этапы описания дел в архивах. Заголовки дел
- •Вопрос 6. Каталоги. Определение, структура, виды, функции в снса
- •Вопрос 7.Путеводители и их функции в нса к аф рф
- •Вопрос 8. Каталоги. Определение, структура, виды. Каталоги логической структуры
- •Вопрос 9. Указатели. Формы, виды принципы построения
- •Вопрос 10. Архивная опись. Особенности информационного языка
- •Вопрос 11. Влияние классификации документов и дел в пределах
- •Вопрос 12. Путеводитель. Определение, виды, назначение.
- •Вопрос 13. Преемственность учётно-справочного аппарата делопроизводства. Нса ведомственных и государственных архивов
- •Вопрос 14. Обзор. Определение, виды, назначение
- •Вопрос 15. Назначение, виды и место каталогов в снса государственных архивов
- •Вопрос 16. Снса к документам аф рф
- •Вопрос 17. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения и методика их составления
- •Вопрос 18. Описание. Методика составления описи
- •Вопрос 19. Электронный документ как источник информации
- •Вопрос 20. Организационные формы использования архивных документов
- •Вопрос 21. Методика наведения архивных справок по архивным документам
- •Вопрос 22. Использование документов архива в различных целях
- •Вопрос 23. Доступность архивных документов: правовые и организационные нормы
- •Вопрос 24. Учёт использования архивных документов
- •Вопрос 25. Оценочные характеристики процесса использования архивных документов (интенсивность, эффективность)
- •Вопрос 26. Виды технотронных архивов и порядок их хранения
- •Вопрос 27. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
- •Вопрос 28. Электронные документы и архивы: проблемы хранения и использования
- •Вопрос 29. Организация работы архива
- •Вопрос 30. Нормативно-правовая база работы архива организации
Вопрос 11. Влияние классификации документов и дел в пределах
архивного фонда на составление архивной описи
Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Работа по классификации дел в пределах архивного фонда состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.
Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности.
К классификационным признакам относятся:
структурный
функциональный, отраслевой, тематический
хронологический
номинальный
корреспондентский
авторский
предметно-вопросный
географический
При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась.
Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, обычно применяется хронологически-отраслевая схема.
Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации.
Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически- тематическая схемы.
Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.
Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.
При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям.
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами.
Вопрос 12. Путеводитель. Определение, виды, назначение.
Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных справочников.
Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.
По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.
Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов.
Путеводитель по фондам архива (архивов) – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.
Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.
Тематический путеводитель представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определенной теме со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами.
Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.
К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.