Вопрос 24. Учёт использования архивных документов

Существующая система унифицированной документации по архивному делу предусматривает единые формы учета использования РДИ, которые подразделяются на:

• первичные;

• обобщающие;

• итоговые документы.

В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации запросов. В картотеке указываются ФИО заявителя, дата и регистрационный номер документа, вид запроса, тематика, исполнитель, контрольная дата.

Из-за множества первичных форм учета пользоваться документами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала, в котором он должен указать дату обращения в архив, свои фамилию, имя и отчество и поставить подпись.

На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело.

Данные из личного дела пользователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета пользователей и тем исследований.

При получении дела пользователь знакомится с листом использования дела, в заголовке которого приведено название дела и его архивный шифр.

Издательская деятельность архива учитывается с помощью карточки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируются название издания, его тип и вид, названия учреждений, участвующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др.

Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию регистрируется с помощью карточки учета форм использования документов.

По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. Для этого составляются обобщающие формы учета использования документов. На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде не закреплены

Вопрос 25. Оценочные характеристики процесса использования архивных документов (интенсивность, эффективность)

Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:

• изучение интенсивности использования;

• изучение эффективности использования.

Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются:

• количество обращений пользователей в архив за год;

• количество обращений по целям использования;

• категории потребителей информации

Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует о способности архива удовлетворять информационные потребности общества и уровне организации использования документов. Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.

Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах. Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях.

Количественными показателями являются:

• отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения

• отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел

• отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов.

К неколичественным показателям относятся оценка качества публикаций документов архива, а также отклик научного сообщества на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на основе документов архива. Об этих показателях можно судить по рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.

Вместе с тем об эффективности использования можно судить и по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовленных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в научных работах на документы архива; количеству копий, снятых с документов архива.

Важным моментом анализа эффективности использования является изучение отказов в предоставлении ретроспективной документной информации.