3. Реквізити документів

Реквізити – це сукупність обов'язкових елементів у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

– Державний герб України;

– емблема організації (підприємства)

– зображення урядових нагород;

– код підприємства;

– код документа;

– назва міністерства чи відомства;

– назва установи (організації, підприємства);

– назва структурного підрозділу;

– індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, но-мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

– назва виду документа;

– дата;

– індекс (вихідний номер документа);

– посилання на індекс і дату вхідного документа;

– місце складання чи видання;

– гриф обмеження доступу до документа;

– адресат;

– гриф затвердження;

– резолюція;

– заголовок до тексту;

– позначка про контроль;

– текст;

– позначка про наявність додатка;

– підпис;

–гриф погодження;

– візи;

– печатка;

– позначка про засвідчення копії;

– прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про ви-конавця);

– позначка про виконання документа й направлення його до справи;

– позначка про перенесення даних на машинний носій;

– позначка про надходження1.

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Розміщують реквізит на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найчастіше доводиться користуватися бланками службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки виготовляються на папері форматів А4 і А5.

За державними стандартами передбачено кутове і поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Кутове розміщення більш раціональне, бо праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Такі бланки рекомендують використовувати при оформленні документів, що мають «гриф затвердження» (протоколів, актів тощо).

Формуляр-зразок передбачає певні реквізити, місце їх розміщення та правила оформлення.

1. Державний герб

Потрібно розмістити посередині бланка чи у кутку над серединою рядка з назвою установи (організації чи підприємства)

2. Емблема організації чи підприємства

Рекомендовано розміщувати поряд з назвою установи (організації чи підприємства). Товарний знак, що зареєстровано у встановленому порядку, можна використовувати як емблему

3.Зображення урядових нагород

Розміщують посередині документа або ж у верхньому лівому кутку

4. Код підприємства

Місце розташування – у верхньому правому кутку

5. Код документа

Фіксують під кодом установи (організації чи підприємства) у верхньому правому кутку

6. Назва міністерства чи відомства

Цей реквізит розміщують посередині сторінки у верхньому лівому кутку, напр.: МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

7. Назва установи, організації чи підприємства

Можна наносити назву установи за допомогою штампа чи друкарським способом, розміщуючи її у верхньому лівому кутку, напр.: УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬО - ЕКОНОМІЧНИХ ЗВ`ЯЗКІВ

8. Назва структурного підрозділу

Дозволяють друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку, напр.:

УПРАВЛІННЯ ЗОВНІШНЬО - ЕКОНОМІЧНИХ ЗВ`ЯЗКІВ КИЇВСЬКОЇ ОБЛДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ УКРАЇНИ

9.Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку Зазначають у верхньому лівому кутку за поштовими "Правилами користування послугами поштового зв'язку"1: вул. Канатна, 99, м. Одеса – 39, тел. /0482/ 29-65-312. Можна зазначити й електронну адресу, якщо така є. Банківські ж дані слід подати таким чином, щоб їх можна було використати під час здійснення розрахунково-грошових операцій: розрахунковий рахунок № 29001300013002 у АК АКБ "Україна" м.Одеси Код ЕДРПОУ 00394009 МФО 427564