8.3. Організація виступів і презентацій

Керівник повинен володіти діловим красномовством. Без цього не можна оперативно і ефективно управляти колективом. Слова керівника повинні характеризувати діловитість, лаконічність, виваженість, ємність, повна відмова від штампу, уміння гранично дохідливо, точно, ясно, захоплююче сказати про самі складні і серйозні речі. Разом із цим необхідно відмовити від зайвих відступів, які нічого не дають слухачам, виступів «із папірця».

Помічено, що на сучасну публіку особливо сприятливо діє імпровізована промова, коли оратор, відштовхуючись від тексту, вільно, на очах співрозмовників розвиває думку, аргументує, сперечається, проявляючи при цьому глибоку переконаність, ерудицію і захопленість.

Імпровізована мова придатна не тільки на виступах у дебатах на зборах, для похвальних або ритуальних виступів, але і для виробничих повідомлень. Рисами, що відрізняють імпровізовану (вільну) мову від промови «із папірця», є:

- відмова оратора від запису тексту виступу і зачитування його;

- документування основних пунктів програми, промови (тез).

При підготовці презентації варто пам’ятати про її відповідність наступним критеріям:

• переконливість (зв’язок теми та змісту презентації із потребами аудиторії, що створює єдність із аудиторією, створює передумови для розвитку у слухачів нових ідей);

• презентабельність (візуальність). Якщо інформація подається в усній формі, людина запам’ятовує приблизно 10% інформації; якщо інформація супроводжується таблицями, схемами, малюнками чи візуальним текстом, запам’ятовується близько 40; якщо слухач сам бере участь у презентації, засвоюється близько 90% інформації. Розуміння покращується такими факторами як візуальна допомога, жести, модуляція голосу, гумор, аналогії;

• структурованість (чіткий і логічний зв’язок між пунктами та судженнями презентації. Виступаючий говорить про мету та структуру на початку виступу, робить підсумки у кінці виступу та демонструє, як буде досягнуто мети);

• впевненість (виступаючий чітко формулює власну думку відносно проблем; формулює доречні варіанти рішень/рекомендацій, формує в інших почуття впевненості та високих очікувань успіху, як результату).

Завдання оратора в тім, щоб впливати на думки, почуття та побажання слухачів.

Рекомендована структура презентації допоможе переконливо провести будь-який виступ. Вона містить 6 складових: передмова, стан справ, проблема, перспективи, пропозиції, післямова

Передмова складається із 5 елементів

1. Доброзичливе привітання.

2. Представлення: ім'я, посада, досвід і т.д.

3. Мета: що ви бажаєте пояснити.

4. Карта маршруту: як довго триватиме презентація, чи буде вона розбита на частини і т.д.

5. Правила взаємодії: зокрема, чи бажаєте Ви, щоб слухачі переривали ваш виступ питаннями або ставили їх після закінчення презентації.

Стан справ: опишіть ситуацію, що склалася на теперішній час, але не оцінюйте її. Продемонструйте свою компетентність і обізнаність із предметом обговорення.

Проблема: розкажіть, які складності викликає стан дійсної ситуації. Висловіть причини, чому справи не можуть так розвиватися у подальшому. Наприклад, змінюється попит, конкуренти досягають успіху…

Перспективи або сценарії розвитку ситуації: розкажіть, які наслідки може мати ситуація, якщо нічого не вживати

Пропозиції або рекомендації: викладіть рекомендації у формі вибору із сукупності альтернативних варіантів. Важливо сказати, як будуть вирішені проблеми, зазначені вище.

Післямова, резюме і завершальний прояв доброзичливості:

• коротке резюме найважливіших фактів і аргументів презентації;

• короткий повтор рекомендацій;

• пропозиції щодо найближчих кроків;

• подяка за увагу;

• пропозиція задавати питання.

Виступ не повинен бути занадто коротким або занадто довгим. Основна функція виступу - привернути увагу слухачів до предмету обговорення і налагодити контакт із аудиторією.

Успіх доповіді суттєво залежить від того, наскільки переконливою є його основна частина, і яким є завершення виступу. Не слід затягувати свою промову в часі.

Проаналізуємо технічні прийоми оратора. Особливо яскраво про технічні прийоми ораторського мистецтва пише Шипунов [16, с. 195].

Гарне володіння мовою і голосом - важлива складова внутрішньої культури людини, тим більше керівника. Його голос - складова арсеналу управлінських засобів. Добрий гучний голос тонізує нервову систему мовця, надає впевненості, створює настрій, а погано озвучений - навпаки. Керувати голосом - це значить домогтися інтонаційної динаміки і виразності мови, уміти управляти нюансами тембру.

Для успішного управління організаціями важливими і необхідними є виступи за попередньо підготовленими текстами. При цьому важливо, щоб виступаючий не монотонно перечитував текст із аркуша, а прагнув за допомогою характерної манери викладу перетворити написаний текст у дійсну і переконливу промову. Деякі технічні прийоми допоможуть Вам, як оратору, озвучити свої думки більш переконливо:

• вибір доцільного розміреного темпу. Це важливо, коли сприйняття і засвоєння інформації вимагає зусиль слухачів. Варто варіювати темпом мови залежно від змісту виступу. Забороняється говорити занадто швидко, якщо промову транслюють через динаміки;

• чітка вимова окремих слів і пропозицій;

• візуальний контакт зі слухачами аудиторії. Фахівці рекомендують пробігати очами фразу,а під час її виголошення на мить відриватися від «шпаргалки» і звернувшись до слухачів, знову повертатися до тексту;

• використання інтонації для виділення окремих положень. Необхідно виділити істотні моменти. Це допоможе аудиторії сконцентруватися на найважливішому.

У середовищі демократизації змінився характер і «гострота» питань. Це питання, що пов'язані не тільки із недоліками у постачанні, торгівлі, обслуговуванні, організації. Часто «гостре питання» - це питання-критика, виступ-питання-виступ, пропозиція-речення-питання-пропозиція. І чим більше таких питань, тим більше можливостей у менеджера вести із аудиторією відверту розмову, живу дискусію.

При цьому недопустимою є позиція «конфліктів із аудиторією», «захисту» від гострих питань із переходом на контратаку. Важливою є не словесна баталія, а пошук сучасних рішень із урахуванням поставлених запитань.

Зовсім неприпустимими є роздратування, зневажливий тон, навіть якщо виступаючий явно намагається «збудити» аудиторію. Протипоказана брутальність і зарозумілість. Вони викликають тільки негативну реакцію. Єдино можлива тональність відповідей на запитання – це доброзичлива розмова на рівні співрозмовника. Не доречно взагалі «давати відсіч» і «ставити на місце».