6.Информационные системы в торговле. Общие вопросы по организации ис в торговле. Преимущества, получаемые от автоматизации.

Структура ответа: Причины отставания автоматизации торговли. Необходимость автоматизации торговли. Структура торговой фирмы. Принципы построения торговой ИС. Проблемы с которыми приходится сталкиваться при отсутствии автоматизации.

Торговля – наиболее интенсивно развивающийся сектор приложения информационных технологий, хотя автоматизация торговли началась медленнее, чем например, в банковском секторе.

Это связано

-во-первых, с тем, что торговля сама по себе более консервативна в восприятии информационных технологий,

-во-вторых, стартовые условия автоматизации в торговле менее благоприятны,

-в третьих, потребности в автоматизации складывались постепенно.

Основные проблемы:

- Ошибки при вводе данных,

- Недостаточная скорость ввода информации,

- Хищения,

- Пересортица,

- Контроль сроков хранения,

- Низкая пропускная способность торгового зала.

-Основной причиной возникающих проблем является высокое влияние человеческого фактора на процессы.

Преимущества, получаемые от автоматизации торговли очевидны. Во – первых, существует свобода выбора товаров. Это повышает привлекательность магазина. Во – вторых, недопустимость отсутствия нужного товара, т.к. возможен быстрый анализ реальных остатков и прогноз динамики продаж. В – третьих, эффективное управление торговым предприятием, благодаря полному контролю движения каждой учетной единицы денежных средств. улучшения функций управления отношениями с клиентами, система автоматизации позволяет оптимизировать управление собственной компанией, планировать деятельность, связывать работу отдельных подразделений компании.

Основные доводы в пользу автоматизации торговли- это ее следствия:

• эффективное управление предприятием;

• четкий учет денег и товаров;

• оптимизация товарных запасов;

• оценка эффективности продаж;

• повышение лояльности покупателей.

Структура торговой фирмы

При организации ИС в торговле нужно иметь представление о торговой фирме. Структура торговой фирмы состоит из следующих подразделений: административные подразделения, торговые отделы, центральный склад, бухгалтерия, технические службы. Каждое из подразделений выполняет свои функции.

Административные подразделения – это подразделения ведущие управление всей торговой фирмой. Они стоять над всеми подразделениями.

Торговые отделы – относительно независимые с точки зрения торговой политики подразделения. Основные функции торговых отделов однородны. К основным видам документов с которыми работают торговые отделы относятся договора на поставку, накладные, акты (учета, списания), счет-фактуры, счет на поставку, товарный отчет. Товарный отчет содержит данные о номерах документов строгой отчетности (накладные, акты, счета) за отчетный период и итоговые суммы по каждому документу с разбивкой на типы поступлений и затрат. В рамках управленческого учета подготавливаются необходимые отчеты: о текущем балансе, о заказанном товаре и условиях поставки, об остатках товара на складе и финансовом положении отдела. Особой тщательности требует анализ документооборота администрации т.к. он менее всего унифицирован и имеет отличия, которые связаны с пристрастием администрации к различным схемам управления.

Центральный склад – подразделение, используемое для учета и хранения товаров. Основные функции центрального склада – принимать, хранить и отпускать товар, вести учет товара на складе. К основным видам документов относятся накладные и счета – фактуры. К отчетным документам относятся отчеты о поступлении и выбытии товара, об остатках товара на складах. Слайд 3.

Бухгалтерия – ведет бухгалтерский учет операций по движению товара. Бухгалтерия является независимым от торговли подразделением. Она собирает все документы по движению товары, формирует все необходимые бухгалтерские отчеты.

Технические службы – подразделения, занимающиеся обслуживанием торговой формы.

Рис. 3. Схема взаимодействия подразделений торговой фирмы

Принципы построения торговой информационной системы

Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает много вариантность организации закупок и торговых схем, гибкую прозрачную схему складского учета, много кассовый и много банковский учет денежных средств. В основу ряда комплексов положены общие схемы документооборота и основные принципы организации информационных потоков при реализации товаров. Условная схема документооборота показана на рис. 4.

При автоматизации управления складской деятельности необходимо учитывать следующие факторы:

• Товар может иметь несколько независимых единиц измерения (количество товара, количество упаковок, вес, стоимость);

• Товар может оцениваться в различных валютах;

• Товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов, группы покупателей и поставщиков, состояния товара и др.;

• Товар может иметь различный статус (например, статус резервирования).

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций, бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. Например, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием отчетных документов в разрезах:

• поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров;

• продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;

• загрузок складов товаров на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;

• переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю.

В процессе проектирования информационной системы необходимо учитывать необходимость использования новых технологий, например, аппаратов считывающих и печатающих штрих -коды в качестве стандарта деятельности ТФ. Для использования штрих - кодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры штрих - кодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Уже повсеместно используются ИС со встроенным интеллектуальным оборудованием.

Р ис. 4. Схема документооборота торговой фирмы.