Сортировка

Сортировка – выстраивание записей в определенном порядке. Как правило, сортировке подвергается сразу весь список. Поле, по которому производится сортировка, называют ключом.

Д ля сортировки записей по одному ключу в нужном столбце устанавливают активную ячейку (не столбец!) и щелкают Главная - Редактирование – Сортировка и фильтр - Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А. Если будет выделен столбец, появится предупреждение, что таблица может быть испорчена – данные переместятся только в одном столбце, в остальных столбцах данные при сортировке перемещаться не будут.

При сортировке по нескольким ключам достаточно, чтобы активная ячейка была в любом месте внутри списка. Используя меню Данные – Сортировка и фильтр – Сортировка – Добавить уровень, можно указать несколько ключей сортировки. Под заголовком Столбец в поле Сортировать по указывают, например, Группа, в поле Затем по - Фамилия, и т.д. Сортировка по убыванию или по возрастанию определяется под заголовком Порядок. По умолчанию (т.е. если в задании специально не указано) сортировка всегда должна идти по возрастанию.

Фильтрация информации

Фильтрация – это высвечивание на экране информации по заданным условиям. Для этого выполняют Главная - Редактирование – Сортировка и фильтр или Данные – Сортировка и фильтр - Фильтр. К каждой ячейке с именем поля (в первой строке) будет добавлена кнопка раскрывающегося списка. Щелчок на кнопке вызовет несколько пунктов меню и список всех значений (слева от них поле – флажок), хранящихся в ячейках столбца, упорядоченные по алфавиту.

Установка поле - флажка напротив любого значения из списка позволит вывести на экран только те записи, в ячейках которых находятся данные значения. Например, для вывода на экран всех студентов, получивших отметку Отлично, раскрывают меню поля Оценка и оставляют включенным поле – флажок только напротив значения отлично.

При выборе (Выделить все) на экране будут высвечены все записи. Обычно этот пункт используют для возврата списку первоначального вида, который был до фильтрации.

Для отмены фильтрации и возврата списку прежнего состояния выполняют Данные – Сортировка и фильтр - Фильтр.

Фильтрация по условию

При выборе Текстовые фильтры – Настраиваемый фильтр появится диалоговое окно с названием Пользовательский автофильтр. В окне указывают условие, по которому будет выведена информация на экран. В двух раскрывающихся списках слева устанавливают одну из операций отношения: равно, не равно, больше, меньше и другие, в правых выбираем значения из списка или набираем с клавиатуры.

Примеры фильтрации по условию

Пусть требуется вывести на экран список студентов, фамилии которых начинаются на Б или П. В левых раскрывающихся списках устанавливаем равно, в верхнем правом – Б*, что означает все фамилии, начинающиеся с буквы Б, в нижнем правом – П*, щелкаем кнопку-переключатель – ИЛИ, затем ОК. Переключатель ИЛИ выбираем потому, что одновременно фамилия на Б и на П начинаться не может.

Пусть требуется вывести на экран список студентов, защитивших реферат в промежуток с 30 декабря 1998г. по 2 января 1999г включительно. В левом верхнем раскрывающемся списке устанавливаем после или равно, в левом нижнем - до или равно. В правом верхнем списке выбираем из списка или набираем с клавиатуры 30.12.1998., в правом нижнем – 02.01.1999 (Обратите внимание на формат даты! Он должен совпадать с форматом даты из списка!). Так как условия должны выполняться одновременно, щелкаем кнопку-переключатель И, затем ОК.

Пусть требуется вывести на экран список студентов, фамилии которых идут по алфавиту от буквы А и до К включительно. В левом верхнем раскрывающемся списке устанавливаем больше или равно, в левом нижнем - меньше или равно. В правом верхнем списке выбираем первую фамилию, начинающуюся на букву А. Если таких фамилий нет, то первую из требуемого диапазона – например, начинающуюся на Б. В правом нижнем списке – последнюю фамилию, начинающуюся на букву К. Если на К ничего нет, то последнюю фамилию из требуемого диапазона. Так как условия должны выполняться одновременно, щелкаем кнопку-переключатель И, затем ОК.

Пусть требуется вывести на экран список студентов групп ММ-95-1 и ММ-95-2. В левых раскрывающихся списках устанавливаем равно, в верхнем правом поле списка – ММ-95-1, в нижнем правом – ММ-95-2. Щелкаем кнопку-переключатель – ИЛИ, так как студент может числиться только в одной из групп, затем ОК.