Базовые процедуры работы с рабочими книгами Создание рабочей книги

Как правило, рабочая книга создается автоматически после загрузки программы Microsoft Excel. В заголовке окна только что созданной рабочей книги будет указано – Книга 1.

Для создания нового документа щелкают: Office – Создать – Новая книга.

Открытие рабочей книги

Для открытия книги щелкают: Office – Открыть. В левой части появившегося диалогового окна следует выбрать папку, в которой хранится нужный нам файл. Как только имя файла появится на экране, открываем его двойным щелчком мыши или подсвечивает его и щелкаем кнопку Открыть.

Закрытие рабочей книги

Для закрытия документа щелкают Office - Закрыть или щелкают крестик в правом верхнем углу. Если документ после создания или открытия не сохранялся, то может появиться дополнительный запрос, следует ли документ сохранять (Да – для сохранения).

Сохранение рабочей книги

Если файл был не создан, а открыт или файлу после создания уже было присвоено имя, то для записи этого файла на диск достаточно щелкнуть: Office – Сохранить или инструмент Сохранить. Открытый в текущем окне документ будет записан в той же папке и с тем же именем, какие у него были, а старая версия этого файла будет удалена.

Если файл создан, но имя не было присвоено, его следует записать на диск, щелкнув: Office – Сохранить как. Открывают папку, в которую будет производиться запись и указывают имя файла-документа. Файлы Excel обычно сохраняют в папке Документы.

Удаление файла

Удалить файл можно, найдя его имя при помощи Проводника или через Мой компьютер. В момент удаления файл не должен быть открыт в одном из окон Excel, иначе он не будет удален.

Для удаления файла без выхода из программы закрывают файл, щелкают Файл – Открыть или инструмент Открыть, подсвечивают имя и удаляют его клавишей Del или при помощи контекстного меню.

Подготовка файла к печати

Выполняют Разметка страницы – Параметры страницы или Разметка страницы – Параметры листа, щелкают в правом нижнем углу блока. В появившемся диалоговом окне находятся вкладки Страница, Поля, Колонтитулы, Лист.

Во вкладке Страница можно определить ориентацию страницы (альбомная, книжная), масштаб печати (указать процент от натуральной величины или количество страниц, на которых будет размещен распечатываемый список), размер бумаги, номер первой страницы (если номер первой распечатываемой страницы отличен от 1).

Во вкладке Поля устанавливают поля на страницах.

Вкладка Колонтитулы позволяет ввести и отредактировать колонтитулы. В частности, в колонтитулах удобно размещать нумерацию страниц.

Вкладка Лист служит для определения последовательности вывода страниц (вниз, затем вправо или вправо, затем вниз), а также печатать или нет сетку. Просмотр файла перед печатью производится при помощи кнопки Просмотр, доступной из любой вкладки.

В пункте меню Office – Печать - Печать устанавливают, следует ли печатать все страницы или выделенный диапазон. При необходимости указывают номера печатаемых страниц. Здесь же определяют число копий.

Для вставки в нужном месте вручную конца страницы служит Разметка страницы - Разрывы – Вставить разрыв страницы. Разрыв вставляется слева и сверху от активной ячейки и на экране представлен в виде тонкой пунктирной линии. Виден разрыв страницы в обычном режиме просмотра в виде пунктирной линии только в том случае, если в Office - Параметры Excel - Дополнительно установлен поле-флажок Показывать разбиение на страницы. Чтобы снять конец страницы, делают активной ячейку снизу и справа от пунктира и щелкают Разметка страницы - Разрывы – Удалить разрыв страницы.