4. Классификация информации на предприятии.
Схематическая классификация информации на предприятии представлена на рис.1.1.
На предприятии вся циркулирующая информация поступает из внутренних и внешних источников. К источникам внутренней информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, оперативный учет и отчетность, выборочные учетные данные, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.
Бухгалтерский учет и отчетность, по оценке специалистов, охватывает примерно две трети потока экономической информации. Это следует учитывать при поисках достоверных экономических сведений о конкуренте. Здесь в наиболее полном объеме на основе сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах и балансирования учетных данных концентрируется экономическая информация.
Статистический учет и отчетность, как форма отражения количественных характеристик массовых явлений, во-первых, опирается на бухгалтерский учет; во-вторых, включается в информационные потоки за пределами предприятия, что расширяет возможности сбора информации.
Оперативный учет и отчетность характеризуют быстротекущие экономические процессы на предприятии. Показатели оперативного учета могут не совпадать как с бухгалтерскими, так и со статистическими.
Выборочные учетные данные, специальные обследования отличаются, с одной стороны, эпизодическим характером а, с другой, более глубокой характеристикой отдельного явления. Например, выборочный учет соблюдения режима работы коллективом может дать интересные данные о социальной стороне менеджмента на предприятии.
Кроме вышеперечисленных учетных данных, информация циркулирует в форме разного рода проектов, справок, записок. Любой проект содержит не только характеристики процессов в перспективе, но и оценку внешней и внутренней среды предприятия на данный момент, и, что самое важное, – целевые установки и стратегию. Аналитические справки и записки, как правило, опираются на выборочные обследования изолированных явлений и содержат конкретные предложения по развитию отдельных сторон деятельности.
Кроме того, в состав внутренней входит учетная и внеучетная информация предприятия.
В циркулирующей учетной информации, фиксируемой бухгалтерским учетом, можно выделить также следующие составные части.
1. Первичный учет, документально фиксирующий отдельные экономические операции (счета, накладные и т.д.).
2. Сгруппированная информация на бухгалтерских счетах. Она имеет двойную запись: на активе одного и пассиве другого счета.
3. Бухгалтерский баланс. Это основная и обобщающая часть бухгалтерского учета, в котором отражаются сведенные воедино данные учета.
4. Другие виды отчетности. Сюда можно отнести статистическую отчетность, которая содержит характеристику отдельных сторон деятельности предприятия в период от нескольких дней до одного года. Особый интерес для руководителя представляют годовые отчеты. Следует иметь в виду, что предприятие может составлять несколько вариантов годовой отчетности: для официальных государственных органов, акционеров, средств массовой информации (если требует закон или в целях рекламы), среднего управленческого персонала и, наконец, для институционального управленческого уровня. Все они отличаются уровнем детализации. Особую ценность представляет последний вариант.
Особенно важным являются бухгалтерские балансы и приложения к ним, характеризующие движение капитала, заемных средств, дебиторскую и кредиторскую задолженность, финансовые вложения, валютные средства, состав нематериальных активов. К годовому бухгалтерскому балансу может прилагаться пояснительная записка, представляющая также немалую ценность. Не менее значимы финансовые отчеты, балансы, которые могут быть как составной частью годового отчета, так и самостоятельными формами.
Целый ряд внутренних источников информации можно классифицировать, как внеучетные. Сюда относятся материалы ревизий и внутреннего аудита, производственных совещаний, протоколы собраний, советов, комиссий, приказы и распоряжения должностных лиц, материалы внутренних средств массовой информации, объяснительные и докладные записки, аналитические справки, программы, планы, проекты развития предприятия, ноу-хау, технологии, лицензии.
Любое предприятие имеет собственную внешнюю среду, с которой поддерживает систематические и эпизодические связи. Следовательно, нетрудно сделать вывод, что эти каналы информации приобретают для руководителя не меньшую ценность, чем внутренние. Во внешней среде предприятие поддерживает постоянные связи с поставщиками ресурсов, потребителями продукции, налоговыми и экологическими инспекциями, банками, страховыми компаниями, биржами, статистическими органами. Эпизодические связи предприятие может поддерживать с такими институтами внешней среды, как аудиторские и конслатинговые фирмы, научно-исследовательские учреждения, политические партии, органы государственной власти и местного самоуправления, разного рода благотворительные организации, фонды, средства массовой информации. Такие каналы также важны для руководителей.
Много информации содержится в коммуникационных каналах внешней среды. Здесь можно выделить информацию среды прямого воздействия и независимой среды.
В среде прямого воздействия можно выделить следующее.
1. Поставщики капитала. Сюда относятся банки, программы правительственных учреждений по инвестициям. Независимо от размеров предприятия и объема производства, оно всегда нуждается в дополнительном капитале.
2. Поставщики материалов. Ни одно предприятие не может иметь запас материалов, достаточный на длительный срок, потому, что это замораживает капитал, снижает его оборачиваемость и эффективность. Поэтому чем меньше запасы, тем ритмичнее поступают на предприятие материалы. Информация о потоке материалов даст возможность оценить, сколько необходимо производить продукции на своем предприятии сколько производится на предприятиях конкурентов.
3. Поставщики информации. Практически все предприятия покупают научно-технические разработки, патенты, ноу-хау, лицензии на производство.
4. Потребители продукции. Любое предприятие, ориентированное на рынок, периодически производит исследование спроса на свою продукцию. Информация об этом является важной для прогнозирования объема производства, а, следовательно, оказывает влияние на конечный результат деятельности.
5. Органы государственного управления. Концентрируют всю предусмотренную законодательством информацию. Сюда относятся налоговые и таможенные инспекции, учреждения по контролю за окружающей средой.
6. Транспортные организации. В большинстве случаев, особенно при массовом производстве, предприятие пользуется их услугами.
7. Биржи. Участие предприятия в торгах на товарных и фондовых биржах также служит источником информации о его хозяйственной деятельности.
8. Ассоциации и объединения. Участие в них дает возможность устанавливать контакты с конкурентами, в процессе которых можно «добыть» определенную информацию. Некоторую информацию можно получить через органы управления ассоциации.
Независимая среда информационных потоков может быть представлена такими институтами экономической, социальной, политической и культурной инфраструктуры, которые поддерживают с предприятием эпизодические связи. К ним относятся следующие.
1. Выставки, ярмарки. На них можно ознакомиться с образцами продукции конкурентов, приобрести рекламные проспекты, буклеты и, что самое важное, образцы продукции, узнать об объемах заключенных сделок.
2. Торговые агентства. Информация поступает в силу постоянных контактов с клиентами и другими агентами.
3. Аудиторские фирмы. Полное аудиторское заключение содержит:
наиболее существенные выводы, характеризующие состояние объекта; базу данных, на которую опираются выводы (как правило, в приложении); рекомендации, которые могут представлять не меньший интерес, чем база данных.
4. Правительственные программы закупок и инвестиций, размещения займов и продаж ценных бумаг также содержат ценную информацию как для самого предприятия, так и об участии в них конкурентов.
5. Другие источники информации. Сюда относятся книги, технические журналы, местная пресса, радио, телевидение, торговая пресса, статьи, доклады на научно-практических конференциях, глобальная сеть Internet и др. Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п.
Следует отметить, что перечисленные внешние источники информации далеко не однозначны по доступности и достоверности. Прежде всего, все внешние источники из сферы прямого воздействия, а также внутренние, отличаются достоверностью. Более неоднозначными по своему характеру являются источники из сферы независимой информационной среды. Содержащаяся здесь информация может иметь меньшую достоверность, но она в подавляющем большинстве легкодоступна.
Внешние источники информации большей частью характеризуются фрагментарностью, несопоставимостью, если эта информация не из статистических органов или аудиторских фирм.
Источники внешней информации более многочисленны и разнообразны. Здесь выделяются специальные представители предприятия (руководители и специалисты различных подразделений), которые в рамках служебных контактов, бесед, дискуссий имеют возможность осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений об интересующих предприятие объектах и процессах, протекающих вне его рамок.
Другим источником стратегических данных служат лица, не относящиеся к данному предприятию. Это могут быть посредники и партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, страховых учреждений, бывшие служащие конкурентов, представители различного рода предпринимательских объединений.
Необходимо учитывать также дополнительные признаки, характеризующие поступающую информацию. Прежде всего это ее содержание. Исходя из источников поступления, информация может быть экономической, правовой, технической и др.
По степени готовности к использованию информация бывает:
первичной (совокупность несистематизированных данных, содержащих много лишнего, ненужного);
промежуточной (сведения, прошедшие через процесс предварительной обработки и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования);
конечной (дает возможность принимать обоснованные управленческие решения).
По степени важности информация может подразделяться следующим образом:
особо важная (сведения, необходимые для выполнения работы. Сюда относятся указания, предписания, инструкции);
информация для сотрудников (сведения о работе персонала, организации, о внутреннем распорядке и др.).
По полноте охвата информация распределяется так:
комплексная (представляет всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения);
частичная (дает часть сведений об изучаемом объекте и на практике в основном используется в совокупности с другими видами информации).
По степени надежности информация бывает:
достоверной (отображение информацией реальной обстановки);
вероятностной (вероятностный характер обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать).
Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходит иметь дело с большим количеством информации. Она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на крупных предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля огромного объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.
В связи с этим возникает необходимость создания автоматизированных информационных систем сбора, обработки, хранения. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.
Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование и многое другое.
Кроме автоматизации, актуальным остается вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, отсеивании ненужной, упрощении поиска и получения необходимой информации. Как показывает опыт, переработка значительных объемов информации обусловлена нерациональными связями и организационными отношениями, непродуманной структурой функций и штатов аппарата управления, несовершенством применяемых методов управления, а также многими недостатками в организации производственно-хозяйственной деятельности.
Уровень организации управления оказывает прямое влияние на основные параметры информационных систем: объем информации, интенсивность и количество ее потоков, соответствие содержанию функций управления и др. В связи с этим исходные теоретические положения моделирования информационных систем необходимо выбирать с учетом основных направлений совершенствования организационной структуры и технологии управления.
Таким образом, информация выступает как основа в процессе формирования информационных систем. Посредством информации осуществляется циклически повторяющиеся стадии процесса управления – получения, переработки сведений о состоянии управляемым объектом и передаче управляющих им команд. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом, или между управляющей и управляемой частями системы управления. Связующим звеном в этом процессе должна стать информационная система, как один из важнейших факторов функционирования и развития предприятий. Она должна постоянно совершенствоваться в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, совершенствованием коммерческой деятельности, повышением роли потребителя в формировании технико - экономических и иных параметров продукции. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержке эффективного процесса функционирования информационной системы предприятия.