Тема 4. Анализ бланков.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Одни бланки изготовлены типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии, другие воспроизведены с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. исключение составляют бланки академии с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба Республики Башкортостан, которые изготовляют с последующим строгим учетом и хранением.

Для академии, его структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа, кроме письма.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный (см. приложения 36, 37).

При подготовке организационно-распорядительных документов работники БирГСПА оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, наименование организации, дата документа, место составления или издания документа. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Доступ к ним имеют те работники организации, которые по роду своей деятельности и в рамках должностной компетенции используют их при создании документов организации. Так как общий бланк при прохождении практики не разрешено было выдавать практикантам, в приложении представлен примерный бланк организации (см. приложение 36).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные об организации и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа. Также мы рассмотрели продольный бланк письма академии (см. приложение 37). В нем отсутствует такие реквизиты как Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Также ограничительные линии для реквизита адресат расположены неправильно. Адресат должен находиться в правом верхнем углу на уровне даты. Правильное оформление продольного бланка письма смотрите в приложение 38.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты Государственный герб РФ, (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак), наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, отметка о контроле. Нами был рассмотрены бланк протокола, бланк приказа и бланк распоряжения (см. приложения 39, 40, 41). Во всех бланках есть реквизит «место составления или издания документа». Место составления или издания указывают лишь в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Также отсутствует сокращенное наименование организации.

Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводится на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги. Одной из наиболее распространенных ошибок является заказ слишком большого количества бланков. При изменении справочных данных об организации эти бланки до конца не используются, что приводит к существенным материальным издержкам.

39