Тема 2. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации организации.

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется, но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу касается каждого гражданина лично и от работника службы кадров требуются безупречные знания законно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса.

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба является Трудовой кодекс РФ.

Второй документ- постановление Госкомстата РФ 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Третий документ - правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Четвертый документ – Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденное Постановлением Министерства труда России от 10 октября 2003года.

Служба кадров в любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. Это следующие документы:

1. Устав организации;

2. Коллективный договор;

3. Соглашение;

4. Правила внутреннего трудового распорядка;

5. Штатное расписание;

6. Структура и штатная численность.

Учитывая задачи, функции организации и ее структуру, нами были выявлены следующие системы документации:

1. организационно-правовая (устав, положение об организации, штатное расписание, должностные инструкции);

2. плановая (программа, план, график, смета рас­ходов);

3. распорядительная (постановление, решение, приказ, распоря­жение, указание);

4. информационно-справочная (протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, слу­жебное (деловое) письмо);

5. отчетная (отчёт, отчётный доклад);

Организационные документы.

Нами были рассмотрены следующие организационные документы, применяемые в управленческой деятельности организации: Устав, штатное расписание, должностная инструкция.

Академия действует на основании Устава (см. приложение 4). В Уставе должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения предусмотренные законом для юридического лица соответствующего вида.

Штатное расписание (см. приложение 5) – документ, который определяет структуру организации, численность должностей в конкретных структурных подразделениях и в целом по организации, а также оплату труда работникам.

Штатное расписание составляется и утверждается ректором по состоянию на первое января каждого календарного года, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, имеет реквизиты общего бланка организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной унифицированной форме №Т3, с указанием кодов и наименовании структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Инструкция по делопроизводству (см. приложение 6) – документ, издаваемый в целях установления правил регулирующих организационные, научно – технические, финансовые и иные стороны деятельности организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и подразделяемых на подпункты, нумеруемых арабскими цифрами. Первый раздел инструкции – «Общие положения», в нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения и другие сведения общего характера.

Должностная инструкция – один из разновидностей данного вида документов. В должностной инструкции указывается к какой категории специалистов относится данная должность, какую задачу выполняется специалист, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности. Приводятся квалификационные требования к специалисту и требование к его образовательному уровню, здоровью, раскрываются основные функции, которые выполняет специалист по своей должности, конкретизируются должностные обязанности, обеспечивающие выполнение возложенных на специалиста функций. Определяются права работника материальные и другие ресурсы для качественного и выполнения возложенных на него обязанностей, указываются, какую ответственность несет специалист за неподобающее исполнение этих обязанностей. Нами были рассмотрены должностные инструкции начальника отдела кадров (см. приложение 7), инспектора отдела кадров (см. приложение 8). Также были рассмотрены должностные инструкции старшего преподавателя (см. приложение 9), доцента (см. приложение 10), ассистента (см. приложение 11). Должностные инструкции сотрудников состоят из следующих пунктов:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

3. Ответственность.

4. Права.