- •1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
- •2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
- •3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд
- •4 Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов
- •6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
- •7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
- •8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
- •9 Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
- •10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
- •Классификация протоколов
- •11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
- •12 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе коллегиальности
- •13 Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
- •15 Дайте определение понятий «выписка», «отпуск». Охарактеризуйте порядок их составления и заверения
- •16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические
- •17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
- •18 Раскройте порядок первичной обработки входящей корреспонденции
- •Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции
- •19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
- •Примерная форма журнала регистрации входящих документов
- •20 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации входящих и исходящих документов
- •0 Индекс структурного подразделения Номер дела по нд Порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации 3-18/248
- •21 Дайте определение понятия «регистрация». Раскройте цели и принципы регистрации. Охарактеризуйте особенности регистрации внутренних документов
- •22 Назовите виды картотек. Охарактеризуйте принципы построения картотек
- •23 Охарактеризуйте порядок обработки исходящих документов
- •24 Опишите порядок исполнения документов
- •25 Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля
- •26 Опишите технику контрольных операций
- •27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
- •28 Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел
- •29 Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
- •30 Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
- •31 Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
- •32 Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению
- •33 Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.
- •34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Практическая часть
- •1 Составьте и оформите письмо-запрос
- •2 Составьте и оформите письмо-ответ
- •3 Составьте и оформите письмо-напоминание
- •4 Составьте и оформите гарантийное письмо
- •5 Составьте и оформите письмо-извещение
- •6 Составьте и оформите письмо-приглашение
- •7 Составьте и оформите распоряжение
- •8 Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
- •9 Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
- •10 Составьте и оформите справку личного характера
- •11 Составьте и оформите справку служебного характера
- •12 Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
- •13 Составьте и оформите сопроводительное письмо
- •14 Составьте и оформите указание
- •15 Составьте и оформите акт
- •16 Составьте и оформите протокол краткой формы
- •17 Составьте и оформите протокол сокращенной формы
- •18 Составьте и оформите протокол полной формы
- •19 Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
- •20 Составьте и оформите совместный распорядительный документ
6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи). Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).
Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому содержание письме разнообразно.
Официальные письма готовятся на бланках для писем.
На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:
Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);
наименование вышестоящей организации (если имеется);
полное и сокращенное наименование организации;
почтовый адрес;
коммуникационные и коммерческие данные;
ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».
Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».
Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».
Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.
Используются выражения «Подтверждаем ...», «Ваше письмо от ........мы получили» и т.д.
Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.
Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.
Используются выражения «Напоминаем Вам о...».
«Напоминаем Вам о то, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта ... до 00.00.0000
По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.»
Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма.
Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, сначала следует изложить его причины. Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.
Главной особенностью писем-ответов является то, что в них всегда оформляется реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».
Сопроводительное письмо – это документ, который информирует адресата о направлении к нему каких-либо документов (обычно прилагаемых к письму) или материальных ценностей. Подобные письма являются средством контроля за движением и сохранностью документов и материальных ценностей.
Обычно письма данного вида начинаются словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», далее указываются поисковые реквизиты (Заголовок, дата и номер) направляемых документов. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
«В соответствии с достигнутой между нами договоренностью направляем Вам договор от 00.00.0000 № 00 на поставку оцинкованного листа в 2 (двух) экземплярах (на 3 листах) и приложение № 1 к нему в 2 (двух) экземплярах (на 1 листе).
В данном виде писем всегда оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или оговоренных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу.
Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Отличительной чертой гарантийных писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.
«Просим Вас произвести ремонт лазерного принтера НР Lj 2200.
Оплату гарантируем. Наш расчетный счет 3012005007009 в АСБ «Беларусбанк», код 110».
Письмо-запрос – это документ, представляющий собой обращение с просьбой дать подробную информацию. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.
Используются выражения «Просим Вас сообщить...».