35. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен, а нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 руб.). Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре, либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на использование соответствующего транспорта).

Дополнительные выплаты, связанные с командировками, относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент

выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по

курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная — на доходы (дебет счета 71,кредит счета 91), отрицательная — на расходы (дебет счета 91, кредит

счета 71).

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной

под отчет.

Подотчётными лицами являются работники предприятия, которым выдают денежные средства авансом на командировочные и хоз рарходы. Выдача денег на хоз расходы осуществляется по смете. Ден средства на командировочные расходы выдаются в зависимости от срока командировки и её местоназначения(опалата проезда в оба конца, суточные и расходы по найму жилья при предъявлении док-в без док-в)

При направлении работника в командировку издаётся приказ руководителя приедприятия и оформляется командировочное удостоверение, а так же служебное задание( если сотрудник едет в командировку за границу или продолжительность командировки составляет 1 день, то ком-ое удостоверение оформлять не надо).

Деньги выдаются работникам приедприятия под отчёт по списку, утвержд руководителем пр-ия. Размер и срок на который выдаются подотчётные суммы опред. руководителем предприятия.За время нахождения в командировке работнику сохраняется з\п по месту его постоянной работы.

В командировку направляют работника с которым заключён трудовой договор. Выдача наличных денег оформляется расх к.о. при условии, что за работником не числится задолжность по ранее выданным авансам, основание-приказ руководителя.

Днём выезда в командировку считается день отправления транспортного ср-ва из места постоянной работы командированного работника. Днём возвращения из командировки считается день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов считаются текущие сутки днём отправления, а с 0 часов и позже считаются следующие.

Командировка не должна длиться более 40 дней при этом время проведённое в пути не включается

Не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки сотрудник должен выполнить авансовый отчёт по форме №АО-1

К авансовому отчёту он должен приложить документы, подтверждающие расходы(док-ты подтв проезд: авиа и жд билеты, командировочное удостоверение с отметкой о дате прибытия, полисы страхования, квитанции на провоз багажа,квитанции за пользование в поездах постельным бельём; док-ты подтвержд расходы на проживание: гостиничные счета, счета фактуры, акты, кассовые чеки; док-ты подтв цель командировки: проект договора, протоколы о намерениях, планы встречь и семинаров; док-ты подств представительские расходы –протоколы встречь, счета, кассовые чеки, накладные)

Суточные выдаются командированному работнику из расчёта 700 руб в день, суточные не облагаются НДФЛ. Работнику необходимо выплатить суточные за выходные и за праздничные дни и за дни проведённые в дороге. Сутки надо отсчитывать с даты выезда, а заканчивать датой приезда сотрудника. Если командированный работник жил в гостинице, то расходы на его проживание надоу читывать в размере фактической оплаты.

Для бюджетных организаций нормы затрат на проживание установлены постановление правительства РФ-550руб в сутки

Возмещение расходов на проезд происходит на основании проездных документов. К вычету принимается сумма НДС по проезду и проживанию, только если она выделена в билетах и в счетах гостиницы отдельной строкой или при наличии счета-фактуры.

Если работник потратил больше средств чем ему было выдано под отчёт, то ему выплачиваются потраченные суммы по расх к.о.

Если работник не израсходовал подотчётную сумму полностью, то остаток он должен вернуть в кассу по приходному к.о.

Если работник не вернул неизрасх. Сумму, то не позднее одного месяца со дня окончания срока позврата денег у работника удерживается эта сумма из з\п. Не следует забывать, что при выплате з\п удержания не должны быть более 20% от суммы з\п. Размер удержаний может быть увеличен до 50% если предоставлены 2 или более исполнительных документа.

Если сотрудник потерял билеты, то сумму НДС можно принять к вычету на основании дубликата. Выплаты денежных средств на хоз расходы предусмотрены сметой предприятия.

При оформлении авансового отчёта по произведённым хоз расходам к нему должны быть приложены док-ты подтверждающие покупку, а так же док-ты подтв оприходование товарно-материальных ценностей на склад.

К документам подстверждающим покупку относят товарно кассовые чеку, квитанции приходного к.о., акты, справки о покупке на рынке или у населения. Документом подств оприходование товарных ценностей на склад можно назвать приходный к.о.

При получении тов-мат ценностей у организации через подотчётное лицо требуется доверенность, выданная на имя работника. С материально-ответственным лицом должен быть заключён договор о материальной ответственности.

В организации ведут журнал регистрации прибыв и выбыв в командировку работников. Командировочные расходы, связанные с произв. деятельностью включаются в с\с продукции.

Бухгалтер ведёт журнал-ордер №7 по расчётам с подотчётными лицами-на основании авансовых отчётов приходных и расходных ордеров.

CнД-остаток ден средств у подотчётного лица

СнК—задолжность предприятия подотчётным лицам

ОбД- суммы выданные под отчёт в отчётном месяце 71-50,51

-суммы перерасходы по авансовым счетам 71-50,51

ОбК-суммы израсходованные по авансовому отчёту на хоз и командировочные расходы 25,26,20-71

-суммы использ на покрытие расходов связ с отгрузкой и реализацией продукции 44-71

-суммы использ по покрытию расходов связ с заготовление и приобретением з\п

расчётном периоде за каждый показатель.

-взнос неиспользованной подотчётной суммы 50-71

…Подотчётные суммы не возвращ работником в уст сроки 94-71

Суммы удерж из з\п 70-94 или 73-94, когда удержания не могут быть произведены из з\п

Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

кредит счета 50 "Касса".

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

кредит счета 51 "Расчетные счета".

списание командировочных расходов оформляется записью:

дебет счета 20 "Основное производство",

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",

дебет счета 44 "Расходы на продажу",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:

дебет счета 44 "Расходы на продажу",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если подотчетные суммы направлены на покрытие расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей:

дебет счета 07 "Оборудование к установке",

дебет счета 10 "Материалы",

дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",

дебет счета 41 "Товары",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм:

дебет счета 50 "Касса",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Отражение в учете сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки:

дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Удержаны не возвращенные подотчетные суммы:

дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".