Выписка документа

ВЫПОЛНЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ, УКАЗАННЫХ В ДОКУМЕНТЕ

ПОСТУПЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛТЕРИЮ ОТ ОПЕРАТИВНЫХ РАБОТНИКОВ

ПРОВЕРКА ДОКУМЕНТОВ

ТАКСИРОВКА (РАСЦЕНКА) ДОКУМЕНТОВ

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ

СОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОТЧЕТОВ

КОТИРОВКА ДОКУМЕНТОВ (УКАЗАНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СЧЕТОВ)

ЗАПИСЬ ДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА СЧЕТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (АРХИВ)

Организация документооборота. Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Формы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.

График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

В таблице 11 приведен перечень документов, участвующих в документо-обороте конкретного предприятия.

Таблица 11

Идентификатор документа	Наименование документа
d1	Требование-накладная
d2	Приходный ордер
d3	Накладная на отпуск материалов на сторону
d4	Материальный отчет по складу
d5	Приемо-сдаточная накладная
d6	Накладная
d7	Отчет по складу готовой продукции
d8	Плановая калькуляция на сданную продукцию
d9	Калькуляция себестоимости
d10	Перечень работающего оборудования
d11	Снятие остатков незавершенного производства
d12	Счет-фактура
d13	Счет-фактура от поставщика
d14	Платежное поручение
d15	Выписка банка
d16	Табель
d17	Книга распоряжений
d18	Приказ
d19	Больничные листы
d20	Показатели на премию
d21	Отчет по расходу энергоресурсов
d22	Журнал-ордер № 6
d23	Журнал-ордер № 11
d24	Отчет о выплатах
d25	Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности

Схема 15. Информационные потоки предприятия

ИВЦ

Цех

Материальный отдел

ОМТС

d4 d1

Поставщик

d2

Склад

d8 d4 d13

Производственный отдел бухгалтерии

Банк

d13

Покупатель

ОТ

d1

Расчетный отдел

d21

Табельщик

d17,

ОК

d19 d20

Главный бухгалтер

d24

Нормировщик

d23

d18

d25

Генеральный директор

Документооборот может быть спроектирован не только применительно к предприятию в целом, но и к отдельным участникам работы. Так, на участке, связанном, к примеру, с процессом реализации продукции, документооборотом охватываются следующие работы:

• заключение договора между фирмой-поставщиком и фирмой-покупателем на приобретение продукции;

• формирование в бухгалтерии фирмы-поставщика документа «Счет», выставляемого покупателю продукции;

• оплата фирмой-покупателем счета за продукцию посредством перевода денежных средств на расчетный счет банка фирмы-поставщика. Формирование в банке выписки, где отражается уплаченная фирмой-покупателем сумма;

• заполнение в бухгалтерии фирмы-поставщика доверенности на отгрузку продукции в двух экземплярах. Один экземпляр документа передается на хранение в производственный отдел бухгалтерии;

• формирование в бухгалтерии на основании выписки и доверенности документов – «Накладной на отгрузку товаров» в количестве четырех экземпляров и «Счета-фактуры» в двух экземплярах;

• передача «накладной» и «Счета-фактуры» на склад для их визирования кладовщиком;

• передача по одному экземпляру «Накладной и «Счета-фактуры» в производственный отдел бухгалтерии и в отдел сбыта. Один экземпляр документов служит пропуском для экспедитора груза фирмы-покупателя на выезд с территории фирмы-поставщика.

Обработка документов, поступающих в организацию. Поступающие в организацию документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, после чего доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При наличии на предприятии централизованной экспедиционной службы учет документов организуется лучше, повышается производительность труда работников службы канцелярии, общего отдела, службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Конверты с документами, в том числе и заказными, вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов, на каждом полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а сами машинные носители без вскрытия упаковки передаются на вычислительный центр. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Обработка документов, отправляемых из организации. Отправляемые организацией документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Предназначенные к отправке документы принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации. Такие документы снабжаются сопроводительным письмом, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.