Ответственность за несоблюдение законодательства в части делопроизводства и сохранности документов

Руководитель организации обязан обеспечить контроль за соблюдением установленного порядка накопления, за сохранностью, учетом, использова­нием документов и несет ответственность за орга­низацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии со ст. 16 и 17 Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности". Государст­венный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в первую очередь осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства РБ, соз­данная в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22.12.1998 № 1947. Она же вправе привлекать руководителя и (или) главного бухгалтера к административной ответственности.

Административная ответственность предусмотре­на за ненадлежащее оформление, нарушение порядка составления, утрату или незаконное уничтожение до­кументов Кодексом РБ об административных пра­вонарушениях от 06.12.1984 № 4048-Х (в ред. За­кона РБ от 26.06.2003 Mb 212-3)*.

В соответствии со ст. 89-1 "Утрата или неза­конное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения" КоАП утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непопра­вимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от 3 до 5 минимальных заработ­ных плат и на должностных лиц - от 5 до 20 ми­нимальных заработных плат.

Статьей 89-2 "Нарушение законодательства об архивах" КоАП также предусмотрена ответствен­ность за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законо­дательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от пере­дачи в установленном законом случаях документов на государственное хранение - предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в раз­мере от 15 до 20 минимальных заработных плат.

Кроме того, согласно ст. 89-3 "Нарушение за­конодательства о делопроизводстве" КоАП нару­шение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении доку­ментов; несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, - влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в раз­мере от 15 до 20 минимальных заработных плат.

Статьей 89-4 "Незаконный отказ в доступе к архивному документу" КоАП предусмотрено пре­дупреждение или наложение штрафа в размере от 5 до 20 минимальных заработных плат за неза­конный отказ должностного лица в доступе к ар­хивным документам. Ранее в соответствии с п. 2 Декрета Президента РБ от 04.08.1997 № 14 "О не­которых мерах по упорядочению экономических отношений" была предусмотрена административ­ная ответственность за уничтожение бухгалтер­ских и других документов в нарушение установ­ленных сроков их хранения, их сокрытие. Эти деяния влекли наложение штрафа на руководите­лей и (или) главных бухгалтеров юридических лиц (предпринимателей, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица) в размере до 100 минимальных заработных плат. С вводом в действие с 19 января 2002 г. Указа Президента РБ от 16.01.2002 № 40 "О дополни­тельных мерах по регулированию экономических отношений" Декрет Президента РБ от 04.08.1997 № 14 утратил силу.

Статья 151-3 "Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, уничтожение документов или их сокрытие" КоАП гласит: нарушение руководителем, главным бухгалтером или другим должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем ус­тановленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 20 минимальных заработных плат. Уничтожение указанными лицами бухгал­терских и других документов в нарушение уста­новленных сроков их хранения или их сокрытие -влечет наложение штрафа в размере до 100 мини­мальных заработных плат.

Дополнительно следует отметить, что подп. "б" п. 1 ст. 8 Закона РБ от 20.12.1991 № 1323-ХП "О на­логах и сборах, взимаемых в бюджет Республики Беларусь" (в ред. Закона РБ от 04.01.2003 № 183-3) закреплено, что при невыполнении требований по сохранности документов на плательщиков налогов возлагается обязанность предоставления докумен­тального обоснования полученных за проверяе­мый период доходов (прибыли), а также уплачен­ных налогов и сборов. Кроме того, согласно п. 12 ст. 9 этого же Закона за невыполнение вышеука­занного требования налоговыми органами приме­няются меры административной ответственности на должностных лиц предприятий, виновных в неполном, несвоевременном перечислении удер­жанных сумм в бюджет, в несвоевременном представлении бухгалтерских отчетов, балансов, нало­говых расчетов, деклараций и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет, - в размере от двух- до пятикратной базовой величины.

Меры административного воздействия преду­смотрены и п. 2.10 Указа Президента РБ от 16.01.2002 №40 (с изменениями и дополнениями, внесенными Указами Президента РБ от 30.08.2002 № 470 и от 27.01.2003 № 42): воспрепятствование уполномоченному должностному лицу контроли­рующего органа в проведении проверки (ревизии), в получении доступа к информационным системам и базам данных или в осуществлении им иных дей­ствий, предусмотренных законодательством, непред­ставление необходимой для проведения проверки (ревизии) информации либо документов или пред­ставление недостоверной информации, неповинове­ние законному распоряжению или требованию этого должностного лица при исполнении им служебных полномочий, а также неисполнение, ненадлежащее или несвоевременное исполнение предписания, ре­шения и иных актов контролирующего органа либо непринятие мер к устранению указанных в них на­рушений - влекут наложение штрафа на должно­стных лиц и индивидуальных предпринимателей в размере от 10 до 50 базовых величин.

Хранение документов. Все исполненные учетные документы соответствующим образом подбирают, переплетают в пачки и передают для хранения в архив бухгалтерии.

Ответственность за организацию бухгалтерского архива и сохранность находящихся в нем документальных материалов несет главный бухгалтер объединения (предприятия).

Помещение архива должно быть изолированным, обеспечено противопожарными средствами и оборудовано стеллажами и другим необходимым инвентарем.

Хранение учетных документов в архиве имеет целью обеспечить их целостность и сохранность в течение установленных сроков, а . также возможность пользования ими при проведении документальных ревизий, для осуществления анализа финансово-хозяйственной деятельности, наведения различных справок и в других необходимых случаях. Поэтому подбор документов для хранения и размещение их в архиве осуществляются так, чтобы в случае надобности нужный документ был быстро найден.

Обычно для хранения документы группируют по видам операций (кассовые, материальные, расчетные и т.д.), а затем подбирают в хронологическом порядке и переплетают в папки.

На порядок подбора и хранения учетных документов оказывает влияние и применяемая форма бухгалтерского учета. Например, при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета первичные документы, на основании которых осуществлены записи в учетные регистры (журналы-ордера и ведомости), хранятся отдельно от них. Они подбираются в папки по наименованиям и номерам журналов-ордеров, а внутри папок располагаются в порядке последовательности записи в журнале-ордере или ведомости.

Журналы- ордера и ведомости хранятся в папках, открываемых отдельно для каждого журнала-ордера или ведомости на год.

Выдача дел с документами из бухгалтерского архива в другие отделы данного объединения (предприятия) производится по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов по требованию судебно-следственных органов производится по их письменному запросу с разрешения руководителя объединения (предприятия). На место изъятого документа помещается его копия с указанием основания и даты изъятия подлинника или составляется специальный акт с перечислением изъятых документов.

Пропажа документов из бухгалтерского архива оформляется актом. О факте пропажи делается сообщение соответствующим органам.