Зачем проводить сравнение?

Справедливый вопрос. В конце концов, Microsoft Excel — это не система управления базами данных. Это программа управления электронными таблицами, в которой элементы данных хранятся в ячейках строк и столбцов, образующих так называемые листы. Наиболее типичной задачей, выполняемой в Microsoft Excel, является управление списками, например списками телефонов или сведений о персонале. В Microsoft Access же данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы Microsoft Excel, но рассчитаны на выполнение сложных запросов данных, находящихся в других таблицах и хранилищах, и даже в полях других таблиц.

Итак, хотя обе программы вполне подходят для управления данными, у каждой из них по сравнению с другой есть свои безусловные преимущества, зависящие от типа обрабатываемых данных b выполняемых с ними действий.

Основной критерий выбора: являются данные реляционными или нет?

Если данные можно логически разместить в одной таблице, так и следует поступить. Под логическим размещением понимается то, что данные в каждом столбце непосредственно связаны между собой и должны находиться в одной простой таблице формата Microsoft Access или Microsoft Excel. Они должны располагаться и обновляться в рамках одного представления. Данные подобного рода, содержащиеся на одной странице или листе (а не на нескольких), называются простыми или нереляционными. Типичный пример — описанный выше список персонала. Вы вряд ли станете хранить имя сотрудника и его фамилию в разных таблицах.

“«Наиболее типичной задачей, выполняемой в Microsoft Excel, является управление списками. Если данные можно логически разместить в одной таблице, так и следует поступить».”

Однако если данные хранятся в нескольких таблицах, то вам понадобится реляционная база данных. Каждая таблица, в сущности, представляет собой описание некоторого типа данных (например, заказов клиента). Реляционная база данных предполагает наличие отношения «один ко многим», связывающего данные. Например, при использовании базы данных заказов клиентов в одной таблице будут содержаться имена клиентов, а в другой — их заказы. У каждого клиента может быть несколько заказов. Кроме того, может потребоваться еще одна таблица для сведений о заказах, поскольку каждый заказ может включать несколько позиций. Реляционные данные лучше всего хранить в Microsoft Access.

Нетрудно заметить прямую связь между объемом данных и степенью сложности проблемы их эффективной организации. Чем больше данных, тем очевиднее необходимость их размещения в нескольких таблицах Microsoft Access. Для облегчения управления данными и контроля их правильности в Microsoft Access и Microsoft Excel предусмотрены специальные уникальные идентификаторы. В Microsoft Access каждая запись однозначно идентифицируется первичным ключом (он помечается значком в виде ключа при просмотре таблицы в режиме конструктора). В Microsoft Excel каждая строка обозначается числовым номером, а каждый столбец — буквой, так что каждая ячейка или диапазон ячеек указывается однозначной ссылкой, например B5. У каждого жителя США есть номер карточки социального страхования. Это наиболее яркий пример уникального идентификатора.

“«В Microsoft Access используется первичный ключ, в Microsoft Excel — ссылка на ячейку, в реальной жизни — номер карточки социального страхования: это наиболее яркий пример уникального идентификатора».”

Когда вы записываетесь на прием к врачу или обращаетесь в страховую компанию, у вас часто спрашивают не только имя, но и номер карточки социального страхования. Фамилии и даже полные имена далеко не всегда бывают уникальными. Почти все уникальные идентификаторы являются числовыми. Они обеспечивают целостность данных и предотвращают появление дубликатов записей или неопознаваемых данных в ячейках (так называемых пустых значений). Числовые идентификаторы позволяют максимально быстро получить требуемые данные при поиске или сортировке.