Билет № 11. Работа со списками в Excel. Понятие «список», ввод и поиск записей при помощи формы.

Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Данные можно вводить непосредственно в ячейки таблицы, однако лучше воспользоваться специальным диалоговым окном - формой данных, в которой выполняются все операции с записями: ввод, редактирование, поиск.

• В строке заголовка диалогового окна представлено название рабочего листа Издательство, поэтому целесообразно присваивать рабочим листам выразительные названия.

• Кнопки Назад и Далее позволяют просматривать все записи. Обратите внмание, что невозможен ввод данных в поля, содержащие формулы.

• С помощью кнопки Удалить ненужная запись может быть удалена.

• После редактирования записи становиться доступной кнопка Вернуть. Ее нажатие приводит к восстановлению состояния записи до изменения.

• Для перехода из одного поля ввода в другое помимо мыши можно использовать клавишу <Tab>

• Для создания новой записи необходимо нажать кнопку Добавить и ввести данные в поля ввода. Обратите внимание, что поля , содержащие формулы недоступны для ввода. Завершается ввод каждой записи нажатием кнопки Добавить.

Поиск записей при помощи Формы

• С помощью диалогового окна формы данных можно выполнять поиск нужных записей, задавая различные критерии поиска.

• После нажатия кнопки Критерии на экране появится незаполненная форма с заголовками полей. Задайте в соответствующее поле ввода критерий

• Начните поиск нажатием кнопки Далее У Вас есть возможность выбора направления поиска при помощи кнопок Далее и Назад .

• При задании критерия возможно использовать символы маски (* - любое количество неизвестны символов, ? -один неизвестный символ) .

• Если в качестве критерия поиска задано число возможно использование операторов сравнения.

• Одновременно можно задавать несколько критериев поиска.

Билет № 12. Работа со списками в Excel. Сортировка и фильтрация данных, промежуточные итоги. Консолидация данных

Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Сортировка данных

Записи в списке расположены хаотически, что значительно усложняет поиск нужных данных. Поэтому целесообразной является сортировка данных.

Сортировкой списка называется упорядочение его записей по возрастанию или убыванию значения одного или нескольких полей. Поле, по значению которого сортируется список, называется ключом (ключевым полем).

Фильтрация данных

Поиск данных удобней осуществлять не с помощью формы, а при помощи фильтров, которые предоставляют ряд дополнительных возможностей.

Фильтрация отличается от сортировки тем, что в процессе фильтрации происходит не переупорядочивание записей а исключение из совокупности тех записей, которые не соответствуют заданным критериям.

Наиболее простой и удобный способ фильтрации заключается в использовании автофильтра. В случае применения автофильтра на экране отображаются только те записи, которые соответствуют критериям отбора

Промежуточные итоги

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнять детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-нибудь общим признаком. Данные должны быть предварительно отсортированы. Для подведения итогов данных списка можно использовать следующие операции. Укажите используемую функцию в раскрывающемся списке Операция диалогового окна Промежуточные итоги (команда Итоги, меню Данные).

Консолидация

Инструмент Консолидация позволяет объединить таблицы, находящиеся на разных рабочих листах и даже в разных книгах. Но такие таблицы должны иметь идентичную структуру.

Билет № 13. Технология работы с таблицами. Материнская строка таблицы. Ввод данных и копирование формул. Форматирование данных и таблиц. Фиксация заголовков

Таблица — это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом, формулами и графикой. В текст документа могут вставляться простые таблицы и электронные таблицы Excel.

Материнской строкой называется расчетная строка таблицы, формулы в которой составляются “вручную” (не копируются откуда-либо)

Формулы в остальных расчетных строках таблицы копируются из материнской строки и их корректировка “вручную” нежелательна.

Как правило, роль материнской играет первая из расчетных строк таблицы (впрочем, это не всегда так).

С помощью команды "Специальная вставка" можно копировать и вставлять определенное содержимое ячейки или ее атрибуты (например, формулы, форматы или примечания)

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word.

Фиксирование заголовков.

Чтобы удобно было наблюдать информацию большой таблицы, можно зафиксировать заголовки нескольких первых строк и(или) столбцов так, чтобы их положение на экране не менялось при просмотре остальных частей таблицы.

Для того, чтобы зафиксировать положение строк и столбцов:

1) выделяют ячейку непосредственно под строками и правее столбцов, положение которых следует зафиксировать;

2) выбирают команду Окно - Закрепить области.

Билет№ 14. Структурирование рабочих листов (таблиц)