6.1. Формування звітів по рухах товарів

За допомогою звіту «Відомість по залишках ТМЦ» можна проконтролювати інформацію про рух ТМЦ на конкретному складі, по конкретній фірмі. Також можна проконтролювати інформацію про рух ТМЦ в розрізі різних аналітичних ознак управлінського обліку. За допомогою фільтрів у звіті можна відобразити інформацію тільки по руху ТМЦ на конкретному складі (або на кількох складах за допомогою множинного фільтра). Даний звіт вводиться з пункту «Відомість по залишках ТМЦ» головного меню програми «Звіти».

Дані в звіті можуть бути представлені як у базових, так і в основних одиницях виміру. У тому випадку, якщо для звіту встановлено базові одиниці виміру, можна у звіті відобразити кількісні підсумки по кожній з груп ТМЦ. Для цього треба встановити прапор «Підсумки по групах». Для отримання більш повної картини про рух ТМЦ, можна встановити прапор «Показати залишки у комісіонерів» та отримати інформацію не тільки про рух власних ТМЦ на складах, а й про передачу ТМЦ на реалізацію комісіонерами. На закладці «Множинний фільтр» користувач може задати особливі параметри фільтру для формування звіту - За номенклатурою, По складах, За властивостями номенклатури, По фірмам, По юрид. особам, По управлінської аналітиці. При цьому у вікні форми звіту «Список відібраних елементів» можливо вибрати конкретні значення або список значень відповідних вибраному виду фільтра. Слід зазначити, що в якості значень відібраних елементів можуть виступати як елементи довідника, так і групи елементів.

Інформація, яка формується у звіті:

- Фірма / Склад / Властивість номенклатури / Номенклатура / документи руху - інформація про складі та номенклатурі. Якщо задана відповідна деталізація, то виводиться інформація про фірму, властивості номенклатури та документі руху, за яким було скоєно рух ТМЦ по складах.

- Початковий залишок - залишок ТМЦ на початок звітного періоду.

- Прихід - сума ТМЦ, що надійшли (придбаних або переміщених з іншого складу) на склад за звітний період.

- Витрата - сума ТМЦ, списаних (проданих або переміщених на другий склад) зі складу за звітний період.

- Кінцевий залишок - залишок ТМЦ, на кінець звітного періоду.

- Кінцевий резерв - залишок резерву ТМЦ на кінець звітного періоду.

У звіті «Залишки ТМЦ» можна вивести дані про залишки ТМЦ з розподілом по складах. Даний звіт вводиться з пункту «Залишки ТМЦ» головного меню програми «Звіти». У звіті представлені як кількісні, так і сумові показники ТМЦ. Ціна і вартість залишків товару на складах обчислюється, виходячи із заданого в настройках звіту значення ціни: собівартість з ПДВ, собівартість без ПДВ, ціна з довідника цін. Для роздрібних складів у звіті можна показати ту ціну, за якою ТМЦ зберігається на роздрібному складі та суму. У цьому випадку необхідно вибрати значення графи «Ціна»: відпускна ціна (тільки роздріб). При виборі значення графи «Ціна»: «з довідника цін» відкривається додаткове вікно, в якому необхідно вибрати тип ціни зі списку. У списку відображаються всі типи цін, задані у відповідному довіднику (Закупівельна, Дрібногуртова, Оптова, Роздрібна). Ціна і вартість ТМЦ при виборі ціни з довідника відображається в тій валюті, яка задана для даного типу цін у довіднику. У тому випадку, якщо необхідно контролювати тільки кількісні залишки, для графи «Ціна» можна вибрати значення «Не показувати». У даному звіті можна встановити фільтр по залишках ТМЦ на складі. Для оптових складів можна встановити фільтр по наявності ТМЦ з урахуванням зарезервованих ТМЦ. У цьому випадку в поле «Залишки» необхідно встановити значення «за мінусом резервів». За допомогою даного звіту можна проконтролювати інформацію про залишки ТМЦ на конкретному складі, по конкретній фірмі. Також можна проконтролювати інформацію про залишки ТМЦ в розрізі різних аналітичних ознак управлінського обліку. Для отримання більш повної картини про рух ТМЦ, можна встановити прапор у полі «Показати залишки у комісіонерів» та отримати інформацію не тільки про залишки власних ТМЦ на складах, а й про залишки ТМЦ, переданих на реалізацію комісіонерами.

Інформація, яка формується у звіті:

- ТМЦ - група ТМЦ, повне найменування ТМЦ або групи ТМЦ.

- Ціна - ця графа з'являється в тому випадку, якщо встановлена ​​настройка відображення ціни (обрано будь-яке значення, окрім "позбавленого показувати»). Ціни будуть показані в тій валюті, яка визначена для даного типу цін у довіднику.

- Собівартість і відпускна ціна (ціна продажу) для роздробу показується у валюті бухгалтерського обліку. У тому випадку, якщо ТМЦ зберігається на роздрібному складі за різними цінами, то будуть показані залишки ТМЦ за кожною ціною, по якій є залишки ТМЦ на роздрібному складі.

- Найменування складу (комісіонера) - кількість і сума ТМЦ на складах на дату формування звіту.

По кнопці <Інвентаризація> користувач може сформувати документ «Інвентаризація по складу» на підставі даних отриманих із звіту.

У звіті «Відомість по партіях ТМЦ» представлені не тільки кількісні, а й сумові показники ТМЦ. Даний звіт вводиться з пункту «Відомість по партіях ТМЦ» головного меню програми «Звіти». За допомогою цього звіту можна дізнатися на яку суму числиться ТМЦ за певним матеріальним особою, дізнатися від якого постачальника надійшло ТМЦ, на яку суму за собівартістю було витрачено ТМЦ за певний період і т. д. Суми в звіті можуть бути розраховані у валюті управлінського обліку (упр. облік) або у валюті бухгалтерського обліку (Бух. облік.). У тому випадку, якщо суми розраховуються у валюті бухгалтерського обліку, то вони можуть показуватися з урахуванням або без урахування ПДВ (Бух. облік (з ПДВ) або Бух. Облік (без ПДВ)). У звіт можна відібрати різні дані, користуючись фільтрами. Можна відібрати інформацію з купленим ТМЦ, прийнятим на реалізацію ТМЦ, а також інформацію з різних матеріалів, продукції, послузі, напівфабрикату або тарі (параметр «Статус партії»). Можна відібрати інформацію по одному матеріально відповідальній особі або безпідставного списку матеріально відповідальних осіб (параметр «МОЛ»). Можна сформувати дані по операціях, оформленим на одній фірмі, що входить до складу компанії (Фірма), за операціями, оформленим юридичною особою (юр. особа) або за операціями, які мають певний аналітичний ознака (Управлінська аналітика). За допомогою деталізації та угруповань у звіті можна отримати різноманітну інформацію. Наприклад, якщо встановити деталізацію Постачальник - Номенклатура - Документи руху можна отримати інформацію про те які ТМЦ були закуплені у постачальника і які документи були при цьому оформлені. Якщо встановити деталізацію МОЛ - Номенклатура, і встановити фільтр по групах ТМЦ, або по довільно обраному списку (на закладці «Множинний фільтр»), то можна отримати інформацію про те, на яку суму у валюті управлінського обліку числиться даних ТМЦ за матеріально відповідальними особами. Для отримання більш наочної інформації у звітах не рекомендується встановлювати деталізацію по великій кількості параметрів, це призведе до громіздкості представлення даних у звіті, тобто інформацію з сформованого звіту буде складно аналізувати. Якщо встановити прапорець «Деталізація за операціями», то можна отримати більш деталізовану інформацію по всіх операціях, які були вироблені за звітний період. Наприклад, в цьому випадку колонка «Прихід» буде деталізована до рівня конкретних операцій з надходження ТМЦ, передачі ТМЦ в роздріб, збірки комплектів, оприбуткування ТМЦ і т. д. У відповідних графах будуть представлені суми відповідно до обраної валютою обліку («Управлінський облік»,»Бухгалтерський облік з ПДВ»,»Бухгалтерський облік без ПДВ») по кожній операції. Якщо вказана деталізація по документах руху, то і за кожним документом будуть виведені відповідні суми. Кількісні характеристики в даному звіті виводяться в тому випадку, якщо встановлені якісь параметри партії, наприклад, вибраний певний статус партії, встановлена ​​деталізація за статусом партії, встановлена ​​деталізація за властивостями партії.

У даному звіті так само можлива деталізація за властивостями партії ТМЦ - за розмірами, кольором, терміні зберігання і т. д. Для отримання подібного роду інформації необхідно встановити деталізацію звіту за властивостями партії. У цьому випадку, якщо при вступі ТМЦ, було присвоєно певну властивість, то по ньому буде проведена угруповання в звіті.

Інформація, яка формується у звіті:

- Початковий залишок - інформація про початковому залишку ТМЦ на дату формування звіту в кількісному і сумовому вираженні;

- Прихід - інформація про те, скільки ТМЦ надійшло в кількісному і сумовому вираженні за період формування звіту;

- Витрата - інформація про те, скільки було витрачено ТМЦ за період формування звіту;

- Кінцевий залишок - інформація про те, скільки ТМЦ в кількісному і сумовому вираженні залишилося на кінець формування звіту.

«Звіт з продажу ТМЦ» служить в системі для отримання користувачами інформації про продажі ТМЦ. Даний звіт вводиться з пункту «Звіт з продажу ТМЦ» головного меню програми «Звіти». Із звіту користувач може отримати повну інформацію про покупних і відпускних цінах ТМЦ, прибутку і обороті, отриманому при реалізації товару. Також у цьому звіті відображається інформація про знижки, наданих при продажу товару, про суму ПДВ, сплачений при надходженні і реалізації товару. За допомогою параметрів налаштування звіту можна провести різний відбір і угруповання параметрів звіту.

У звіт можна відібрати інформацію з конкретних ТМЦ, групам ТМЦ, ТМЦ, які мають певні властивості, а також за довільним списку ТМЦ, груп ТМЦ і властивостей ТМЦ (на закладці «Множинний фільтр»). Можна зробити відбір по конкретним покупцям (постачальникам), групі покупців (постачальників) або за довільним списку покупців (постачальників) за допомогою вибору значень на закладці «Множинний фільтр». Користувач може зробити відбір за статусом продаваних ТМЦ: «все», «куплений», «прийнятий» (вибір зі списку параметра «Вид товару»). У тому випадку, якщо встановлено прапор «За прийнятими ТМЦ виводити комісійну винагороду» в якості прибутку за прийнятими на реалізацію ТМЦ буде показуватися комісійну винагороду. У цьому випадку звіт може бути сформований лише у валюті бухгалтерського обліку і тільки по тих прийнятим на реалізацію ТМЦ, за якими підприємство вже відзвітувало перед комітентом (оформлений документ «Звіт комітенту»). При розшифровці суми прибутку показується список тих звітів комітентів, в результаті оформлення яких було нараховано комісійну винагороду. Відбір можна провести і по виду продажу: «будь-який», «оптом», «вроздріб». Слід брати до уваги, що: «продаж оптом» - це продаж, оформлена за допомогою документів «Реалізація ТМЦ (купівля-продаж)», «Звіт комісіонера», а «продаж в роздріб» - це продаж, оформлена документами роздрібної торгівлі («Звіт ККМ»,»Реалізація (роздріб)»). Повернення товару від покупця відображається в графі «Реалізація» зі знаком мінус. У тому випадку, якщо повернутий покупцем товар був потім проданий, то утворюється нова партія товарів, створена документом повернення.

У конфігурації передбачена можливість деталізації звіту за різними параметрами. Крім того, можна змінювати порядок представлення даних у звіті. Порядок подання даних змінюється у вікні налаштувань «Деталізація звіту» на закладці «Основна» за допомогою керуючих кнопок (вгору, вниз). Встановивши курсор на потрібну позицію, можна за допомогою керуючих кнопок перемістити її в потрібне місце. Змінюючи ступінь деталізації та порядок подання даних можна отримувати найрізноманітнішу інформацію у звіті з продажу. Так, наприклад, встановивши параметри деталізації «Номенклатура» - «Документи поставки» - «Документи реалізації» можна отримати інформацію про прибуток при продажу товарів постачальниками і порівняти прибуток, отриманий від продажу товарів декількома постачальниками. Встановивши параметри деталізації: «Номенклатура» - «Документи реалізації» - «Документи поставки» можна отримати інформацію про те, товари якого постачальника були продані покупцю.

Звіт «Резерви ТМЦ» призначений для відображення інформації про резерви ТМЦ. Даний звіт вводиться з пункту «Резерви ТМЦ» головного меню програми «Звіти». Звіт формує повний або частковий (якщо встановлено певний фільтр) список зарезервованих ТМЦ. Резервування ТМЦ проводиться на конкретному складі або в цілому по фірмі. У звіт можна вивести інформацію про те, скільки зарезервовано ТМЦ на конкретному складі. За допомогою множинного фільтра (закладка «Множинний фільтр») можна вивести звіт про резервування ТМЦ на декількох, довільно вибраних складах.

У звіт додатково можна вивести інформацію про резерв конкретних ТМЦ. Відбір ТМЦ проводиться за допомогою відповідних фільтрів: ТМЦ, групи ТМЦ, властивості ТМЦ. Відбір за властивостями ТМЦ проводиться на закладці «Множинний фільтр». У звіті також можна отримати інформацію про те, для кого з покупців зарезервовані ТМЦ. Для цього в деталізації звіту треба встановити прапор «За покупцям». Якщо необхідно подивитися скільки ТМЦ зарезервовано для конкретного покупця, то його необхідно вибрати в полі «Покупець». Звіт можна деталізувати по складах, покупцям, для яких резервується ТМЦ, договорами й документами руху. Якщо встановити прапор «Підсумки по групах», то в звіті будуть виведені групи ТМЦ і загальна кількість ТМЦ, зарезервоване по даній групі. Підсумки по групах можна вивести тільки в тому випадку, якщо інформація в звіті виводиться в базових одиницях.

Інформація, яка формується у звіті:

- Склад / Номенклатура / Покупець / Документи руху - інформація про ТМЦ (групі ТМЦ), повне найменування ТМЦ (групі ТМЦ). Якщо задана відповідна деталізація, то виводиться інформація про складі, на якому є зарезервовані ТМЦ, про те, для якого покупця були зарезервовані ТМЦ, за яким договором було вироблено резервування. Також виводиться інформація про те, яким документом вироблялося резервування і зняття резерву на складі. Слід звернути увагу на те, що якщо резервування проводилося не по конкретному складу, а для всієї фірми в цілому, то в звіті виводиться рядок «не обрана».

- Початковий резерв - скільки ТМЦ було зарезервовано на дату початку звіту.

- Зарезервовано - скільки ТМЦ зарезервовано за весь період формування звіту. Резервування ТМЦ здійснюється при оформленні документів «Заявка на склад», «Заявка на поставку». Автоматичне резервування ТМЦ також проводиться в тому випадку, якщо використовується режим наскрізного обліку заявок. У цьому випадку документ надходження, виписаний на підставі «Замовлення постачальнику» резервує ТМЦ на зазначеному в ньому складі для того покупця, якому був розподілений дане замовлення.

- Знято з резерву - інформація про те, у якої кількості ТМЦ знятий резерв. Зняття резерву проводиться при відвантаженні ТМЦ за заявкою покупця (документ «Реалізація ТМЦ). Ручне зняття резерву проводиться за допомогою документа "Заявка покупця кор.". Цей документ виписується на підставі існуючої заявки і коригує кількість зарезервованого за заявкою ТМЦ.

- Кінцевий резерв - скільки ТМЦ залишилося зарезервовано на дату кінця звіту.

По кнопці <Зняття резерву> користувач може сформувати документ «Зняття резерву по фірмі» або «Зняття резерву по складу» на підставі даних представлених у звіті.

За допомогою звіту «Картка кількісно-сумового обліку» в конфігурації «Торгівля + Склад» можна сформувати друковану форму картки кількісно-сумового обліку, затверджену постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 р. № 132 (форма по ОКУД 0330228). При цьому передбачена можливість вибору номенклатурної одиниці, складу зберігання і типу облікової ціни. Для складів з ознакою роздрібного складу параметр вибору типу облікової ціни ставати неактивним. Слід брати до уваги, що номер картки в звіті автоматично встановлюється на одиницю більше раніше введеного. Даний звіт вводиться з пункту «Картка кількісно-сумового обліку» головного меню програми «Звіти». У полі «Юридична особа для друку» користувач може встановити юридична особа, яка має потрапити в шапку картки кількісно-сумового обліку. Важливо мати на увазі, що для формування звіту всі поля картки повинні бути заповнені.

Форма «Звіт за проектами» служить в системі для отримання інформації про виконання заявок покупців, контролі виконання замовлень постачальниками, а також про рух товарно-матеріальних цінностей, згрупованих за проектами. Даний звіт вводиться з пункту «Звіт за проектами» головного меню програми «Звіти». У звіті за проектами можна сформувати дані, користуючись різними фільтрами. За допомогою групи налаштувань «Деталізація звіту» можна встановити різний порядок подання даних у звіті. Для отримання більш наочної інформації у звітах не рекомендується встановлювати деталізацію по великій кількості параметрів, це призведе до громіздкості представлення даних у звіті і створить додаткові проблеми при їх аналізі. Потрібно врахувати, що у звіті за проектами не аналізуються документи «Надходження послуги та ін», «Реалізація ОС, НМА». У звіті за проектами також не аналізуються документи, які фіксують переміщення товарно-матеріальних цінностей та грошових коштів. У звіті за проектами аналізується лише документ «Рядок авансового звіту (оплата постачальнику)», всі інші документи з розрахунку з подотчетнік у звіті не аналізуються.

Розглянемо кілька варіантів використання даного звіту. Одним з варіантів використання проектів може бути можливість розподілу документів по відповідальним особам (наприклад, менеджерам), відповідальним за закупівлю та продажу ТМЦ. У цьому випадку при оформленні документа в полі «Проект» заноситься ім'я менеджера, відповідального за проведення цієї операції. Для того, щоб користувач в звіті за проектами міг отримати інформацію про виконання заявок покупців (замовлень постачальниками) менеджерами необхідно встановити в групі «Виводити інформацію» прапори - «Про заявки покупців», «Про замовленнях постачальників», а в групі «Деталізація звіту» встановити наступний порядок угруповання «Проект» - «Автори документів» - «Документи руху». У даному звіті можна так само отримати інформацію про те, хто з менеджерів відповідальний за виконання конкретної заявки покупця, хто з працівників оформляв документи в рамках проекту, за якими документами проводилася відвантаження (або надходження) ТМЦ. Суми в звіті наводяться у валюті того договору контрагента, по якому оформлені документи заявка покупця або замовлення постачальнику. Установка деталізації «Про рухах грошових коштів» дозволить також користувачу отримати інформацію про оплату, виробленої контрагентами - постачальниками і покупцями. В якості ще одного прикладу використання проектів можна привести можливість відстежити ефективність маркетингової компанії. При оформленні документа в поле проект можна вказати додаткову інформацію про те, звідки користувач дізнався про продукцію, що продається на фірмі (з реклами в газеті, з інформації на рекламному щиті або з друкованої продукції, що видається самим підприємством). Потім можна в звіті порівняти показники продажу продукції і визначити, яка з маркетингових компаній, що проводяться компанією, була більш ефективною. У цьому випадку у звіті в групі «Виводити інформацію» слід встановити прапор «Про рухах ТМЦ». У групі налаштувань «Деталізація звіту» слід встановити наступний порядок угруповання - «Проекти» - «Номенклатура». Інформація у звіті може бути виведена у валюті бухгалтерського або управлінського обліку. Кількість ТМЦ може бути виведено в основних або базових одиницях виміру. Дані в графі "Прихід" формуються на підставі документів надходження ТМЦ, а дані в графі «Витрата» на підставі документів відвантаження. Якщо встановити додаткову деталізацію «Документи руху», то можна проконтролювати, за якими саме документами було оформлено надходження і відвантаження ТМЦ.

Звіт «Товарний звіт» призначений для формування друкованої форми товарного звіту, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 р. № 132 (ТОРГ-29). Товарний звіт може бути сформований по конкретній фірмі або по юридичній особі. За юридичній особі товарний звіт формується в тому випадку, якщо в компанії є кілька фірм, що мають одне і те ж юридична особа, але різні аналітичні ознаки управлінського обліку. Номер товарного звіту задається в настройках перед формуванням звіту.

Звіт «Супровідний реєстр» призначений для складання супровідних реєстрів при обліку товарів за купівельними цінами, при веденні сортового, партійного обліку товарів. Даний звіт вводиться з пункту «Супровідний реєстр» головного меню програми «Звіти». Він може бути сформований тільки по одній конкретній фірмі або по одній юридичній особі. Звіт по юридичній особі складається в тому випадку, якщо в конфігурації, є кілька фірм, що мають одне і те ж юридична особа, але різні аналітичні ознаки управлінського обліку. Номер супровідного реєстру задається в настройках звіту. При введенні нового супровідного реєстру його номер автоматично встановлюється на одиницю більше раніше введеного номера. Супровідний реєстр користувач може сформувати за конкретним складу.