Глава 10. Информационное обеспечение
Глава 10. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
10.1. Классификация информации
Управленческий труд – особая форма производительного труда, так как его затраты являются частью совокупных общих затрат труда на производство продукции. Главным объектом воздействия управленческого труда являются работники, подразделения, непосредственно производящие продукцию или осуществляющие услуги. Объект воздействия управленческого труда информация, необходимая для оценки обстановки и принятия решения. Поиск и преобразование информации в целях управления производством – основа управления. Сбор, хранение, преобразование (обработка и анализ), принятие решения и передача информации – основное содержание управленческого труда. Решение, команда, указание возникают в результате переработки различного рода сведений (разработка планов, составление калькуляций, отчётов, наряд-заданий, заявок на материалы и др.). Преобразование информации – активный творческий труд.
Оперативная и достоверная информация – основа эффектив-
ного руководства. Процесс подготовки и принятия решений опирается на результаты труда по преобразованию информации, полученной от работников разных специальностей (экономистов, механиков, энергетиков) Возникает необходимость в синтезе техники, экономики, кибернетики, математики, который позволяет обеспечить комплексность информации и быстроту решения задач.
Носители информации могут быть непосредственно доступны человеку (бумага, звук, свет) и недоступны (ленты, дискеты, диски).
Ктекущей информации могут быть отнесены данные для решения задачи поставок МТР для строительства, количество объектов, их состояние, количество материалов в организации. Кроме того, необходимо знать нормы расхода материалов, транспортные схемы, график строительства. Текущая информация характеризует конкретные условия и обстоятельства, необходимые для решения задачи, или несёт сведения о состоянии системы.
Кпостоянной информации относятся знания, полученные ранее, указания руководящих органов, нормативная база. Носителями такого рода информации являются: почтовые сообщения, т. е. документы, заверенные подписями и печатями; сообщения по телеграфу,
316
Глава 10. Информационное обеспечение
фототелеграфу, телетайпу, радио, подлинность которых подтверждают организации связи; телефонные сообщения, прямые переговоры по радио; личные контакты.
Информация является средством коммуникации между людьми, занимающимися управленческой деятельностью, и объектом управления. Она включает совокупность сведений о состоянии объекта управления и внешней среды, в т. ч. рынка. Её свойством является способность отражать события и явления, происходящие в ходе производственного процесса. Информацию используют при подготовке, принятии и реализации решений. Только на основе сообщений о промежуточных и конечных результатах деятельности можно проверить эффективность решений. Для каждого вида информации существуют свои специфические методы и способы обработки. Процесс документирования информации должен полностью соответствовать этапам процедуры управления. Важнейшими свойствами информации являются комплексность, полнота, своевременность, достоверность, экономичность, минимизация потерь и искажений при передаче данных (информация должна поступать в срок, достаточный для выработки управленческих решений). Часть информации используется для повседневного принятия решений, часть служит исходной базой для выработки управленческих решений на перспективу, еще одна часть пополняет память руководителя, расширяет его кругозор, эрудицию и в последующем используется для принятия решений.
Информация, используемая при управлении, классифицируется по: направленности деятельности (организационная, экономическая); месту в процессе управления (плановая, учётная, отчётная, статистическая); стабильности (условно-постоянная, переменная); последовательности обработки (первичная, вторичная); периодичности представления (месячная, квартальная, годовая); скорости передачи при оперативном управлении (часовая, сменная); форме передачи (устная, документальная).
Экономическая информация классифицируется по: процес-
сам производства (производство, распределение, обмен, потребление); факторам производства (денежные, трудовые, материальные, технические, природные ресурсы, продукция, работа, услуга); структурным единицам (отраслевая, районная, одной фирмы); назначению в процессе управления (управляющая и осведомляющая, реализующая обратную связь); способу учёта (учётно-статистическая, плановая, нормативная, транспортная, расчётно-платежная).
317
Глава 10. Информационное обеспечение
Условно-постоянная информация многократно используется при разработке решений. Она характеризует состав основных фондов и оборотных средств, цены продукции, различные нормы и т. д. Переменная информация (учётные и отчётные данные) отражает характеристики операций, протекающих в ходе производственного процесса. Она является первичной и возникает в результате прямого наблюдения или количественной оценки выполняемых операций. Переменная первичная информация делится на производственную, статистическую, финансовую, экономическую.
Производственная информация охватывает контроль выпол-
нения планов, движения материальных ресурсов и их расходования. Она является основой оперативного управления и координации деятельности подразделений. Финансовая информация позволяет судить об использовании запасов сериальных и энергетических ресурсов. Экономическая, в отличие от других видов информации (технической, социальной), отображает экономические отношения. Она практически всегда представляет собой знания, сведения, но информацией становятся только при решении задач. Основная часть оборота экономической информации происходит внутри организаций и между ними, на её основе оценивается ПХД подразделений.
Экономическая отчётно-статистическая информация имеет установленные формы и направляется в Госкомстат России и вышестоящие организации. Статистическая информация характеризует массовые явления за отдельный период времени и позволяет выявлять тенденции, связи между направлениями развития организаций и сущность воздействия факторов на их ПХД. Вторичная информация образуется при совместной переработке условно-постоянной и первичной переменной информации.
Работа управленческого аппарата – совокупность действий по получению и переработке информации и выдаче решений. Оптимизация документооборота и документальных потоков одна из ведущих проблем. Технология учёта, сбора и обработки информации связана с установлением её видов, источников, а также с выбором методов учёта и обработки данных.
Источником отчётной информации (первичных данных) являются показатели фактического состояния производства, определяемые с помощью оперативного и бухгалтерского учёта. Оперативный учёт позволяет получить конкретные сведения в натуральном виде. Бухгалтерский учёт изучить происходящие процессы с разных
318
Глава 10. Информационное обеспечение
сторон в единой системе показателей. Учётные данные нередко дополняются результатами социологических исследований. После сбора информации её сортируют, преобразуют данные посредством различных группировок, агрегируют данные и используют при принятии управленческих решений.
В качестве инструмента для учёта, сбора и обработки информации, выбора направлений и путей документооборота выступает информационная модель, которая составляется в виде блок-схемы. В ней отражаются: структура и содержание информации; совокупность и последовательность управленческих операций; применение технических средств; исполнители; нормативы времени и трудоёмкость выполнения работ; место потребления информации. По мере развития теория информации превратилась в новое научное направление кибернетики – информатику, предметом которой является изучение общих свойств и структуры научной информации, закономерностей её создания, преобразования, накопления, передачи и использования.
С развитием электронно-вычислительной техники и связи возникло новое направление в информатике – информационная технология, конечная цель которой – получение информационного продукта, имеющего товарную стоимость. Информационный продукт выступает в качестве программных средств, баз данных и др. Поскольку в нём воплощаются живой труд и предметы труда (информационновычислительная техника, носители информации, оборудование), информация обладает стоимостью. Вместе с тем информация, являясь продуктом труда на определенной стадии процесса управления, на последнем этапе также выступает в качестве предмета труда.
10.2. Проектнонормативная информация
Показатели, содержащиеся в проектной и нормативной документации, составляют основу постоянной информации в дорожном строительстве.
Проектные показатели содержатся в технических проектах
ирабочих чертежах, сметной документации, ПОС, ППР и ПОР. Они определяют технико-экономические характеристики строящихся сооружений, порядок их строительства и ввода, сроки выполнения СМР
ипорядок их производства.
319
Глава 10. Информационное обеспечение
Нормативные показатели элементы нормативной документации, устанавливающие правила, положения, требования и нормы, обязательные как при проектировании сооружений, так и при организации работы.
Основные задачи, решаемые с использованием нормативной документации: обеспечение надёжности и долговечности сооружений; экономное использование МТР; создание здоровых и безопасных условий труда и быта персонала. Требования к нормативной документации и показатели норм применяются при разработке плановопроизводственной документации, контроле хода и качества выполнения СМР, использования строительных машин и механизмов, расхода материалов и денежных средств.
Исходя из решаемых задач, нормативная документация содержит два основных вида норм: проектно-технологические и затратные.
Кпроектно-технологическим относятся: нормы проектирования, определения объёмов СМР и их производства, продолжительности возведения объектов, пожарной безопасности, санитарные нормы, требования к безопасному выполнению СМР и др.
Кзатратным нормам относятся нормативные показатели затрат труда, машинного времени, заработной платы, расхода материалов, энергоресурсов, воды, а также нормы затрат управленческого труда. Затратные нормы ресурсов разделяются на укрупненные отраслевые, сметные и производственные.
Укрупненные производственные нормы затрат труда машинно-
го времени разрабатываются на законченный комплекс работ, по технологическому этапу, узлу или в целом на объект. В нормативных картах, на базе которых разрабатываются укрупнённые отраслевые нормы, работы группируются последовательно и применительно к комплексам работ, охватываемым каждой позицией, а также к технологическим этапам, узлам или объектам в целом; по каждой группе приводятся удельные затраты труда и зарплаты на 1 руб. сметной стоимости для того, чтобы упростить расчёты с рабочими.
Производственные затратные нормы используются при опе-
ративно-производственном планировании, учёте деятельности ДСО и их подразделений, а также разработке ППР. Эти нормы составляются на единицу измерения конструктивного элемента и включают чистый расход МТР в строительство объекта, трудноустранимые потери материалов при транспортировании от приобъектного склада до рабочего места, обработке и укладке в дело.
320
Глава 10. Информационное обеспечение
10.3. Отчётнораспорядительная информация
Носителем отчётно-распорядительной информации является документ. На нём информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков.
Документальная информация – основа для организации кон-
троля хода ПХД, расходования МТР. С помощью документов подтверждаются условия производства работ. Ими фиксируются решения, распоряжения, учётные и отчётные данные о движении денежных ресурсов и МТР. Таким образом, документация охватывает все управленческие операции.
Поскольку отчётная и распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться согласно единым правилам и требованиям и удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и ГОСТ.
Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми).
Они различаются по назначению, степени срочности, характеру, форме.
По назначению выделяют следующие виды документов: распорядительные, фиксирующие указания в виде приказов,
распоряжений, рекомендаций и т. д.; отчётные (исполнительные), отражающие результаты выполне-
ния планов, приказов, распоряжений; информационно-справочные, предназначенные для обмена
информацией между ДСО и потребителями продукции (заказчиками), снабженческими фирмами, поставщиками, банками и т. д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;
претензионные, отражающие исковые заявления о невыполнении обязательств;
регламентирующие, отражающие регламент режима труда и отдыха.
Переченьдокументов, используемыхвпроцессеуправления:
приказы издаются руководителями ДСО, которые имеют право юридического лица, и руководителями высших звеньев организа- ционно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительных частей. В первой части излагаются об-
321
Глава 10. Информационное обеспечение
стоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели; во второй, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписываемых действий и указывается лицо, которому поручается контроль их исполнения;
распоряжения являются правовыми актами ограниченного срока действия и принимающиеся руководителями ДСО и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций;
указания применяются к конкретным исполнителям (для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкций). В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание может быть устным, письменным, сформулированным в виде резолюции на документе;
инструкции формулируют правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений;
протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях и т. д. В них фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или её структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня указывается, кого слушали, кто выступил (содержание выступления) и что решили (постановили);
акт фиксирует установленные события, факты. В его вводной части указываются основание для составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться;
отчёты – плановые документы, фиксирующие результаты ПХД и произведённые при этом затраты. Они составляются по определенным формам;
докладная записка содержит выводы и предложения, сообщение по какому-либо вопросу;
справка описывает и подтверждает события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п.;
служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, пред-
322
Глава 10. Информационное обеспечение
ложением, решением. Если письмо является ответом, название документа указывается перед текстом;
постановление – правовой акт, принимаемый высшими органами (правительства, министерства). Он имеет длительный срок действия и распространяется на широкий круг организаций;
положение – правовой акт, устанавливающий правила деятельности организаций или их структурных подразделений;
предписание фиксирует состав и количество участников, ход обсуждения вопросов коллегиальным органом управления;
сводка – разновидность справки, содержащая сведения, полученные от различных организаций или лиц. Формой справки могут быть таблицы, графики, диаграммы и гистограммы;
докладная записка представляется, как правило, в вышестоящую организацию для принятия соответствующих мер;
служебная записка представляется работником руководителю подразделения для решения текущих вопросов;
план фиксирует намеченные к выполнению работы, их объём, последовательность, сроки выполнения, источники финансирования.
Основные документы – приказ, докладная записка, справка, письмо.
Техника управления – это орудия и средства труда, предназначенные для выполнения информационных преобразований в процессе управления.
Первая группа средств управленческой деятельности – мате-
риальные носители информации (бумага, магнитная лента и др.). Вторая группа – это средства преобразования информации. Третья – средства оснащения процессов (оборудование, поме-
щения).
К средствам механического преобразования информации относится многочисленная группа технических средств. В неё входят средства фиксации информации, копирования и размножения, передачи информации (телефонная и телеграфная связь, радиосвязь, телетайп, фототелеграф, телефакс, космическая связь), средства хранения и поиска информации и другие.
Средства логического преобразования информации включают средства механизации и автоматизации вычислительных работ, автоматизации текстовых процессов. Механические средства преобразования информации и средства автоматизации текстовых процессов объединяют понятием «оргтехника». Это может быть специальная
323