2 Организация приема, размещения и выписки гостей

2.1 Состав и функции отдела приема и размещения

В состав службы приёма и размещения входит администратор и ночной аудит. Должностные обязанности администратора: создание комфортных условия для гостей, контроль за сохранностью материальных ценностей, информирование гостей, устранение конфликтных ситуаций, принятие жалоб и их устранение, контроль за работниками гостиницы. Соблюдение правил санитарии и гигиены, регистрация и выписка гостей. Рабочее время администратора с 9.00 утра до 21.00 вечера.

Встреча гостя начинается с вежливого приветствия. Для того что бы администратор подобрал гостю нужный номер, он задает несколько важных вопросов, и выясняет потребности клиента. При регистрации гость предоставляет администратору паспорт, заполняет регистрационную анкету, которая хранится в картотеке гостиницы, при отъезде гостя на ней проставляется дата отъезда; администратор делает копию паспорта, копии хранятся в двух экземплярах.

Администратор предлагает гостю свободные номера, показывая их фотографии и предоставляя информационные карты, с которыми гость может ознакомиться самостоятельно за стойко ресепшена; выписывает карту гостя, которую гость всегда должен иметь при себе, разрешение на поселение, счёт за проживание и выдаёт ключи.

При регистрации иностранного гостя администратор просит предоставить паспорт, визу, миграционную карту; заполняется уведомление иностранного лица, все данные заносятся в регистрационный журнал. В течение 24 часов администратор ставит иностранного гостя на учёт федеральной миграционной службы. Регистрация в гостинице «777» занимает около 8 минут. После завершения регистрации посыльный сопровождает гостя на машине до его номера, информируя его о услугах, правилах пожарной безопасности и правилах поведения в гостинице. В номере посыльный демонстрирует работу стиральной машины, фена и телевизора, отвечает на интересующие вопросы клиента.

Должностные обязанности ночного аудита: проверка статуса гостиничных номеров, и подготовка отчета по загрузке гостиницы, проверка отчёта по не заезду, заселение и выписка гостей в ночное время суток. Рабочее время ночного аудита с 00.00 до 06.00.

2.2 Порядок оплаты за проживание в гостинице «777»

Расчётный час в гостинице «777» - 12.00. Оплата за проживание за наличный расчёт производится в момент заселения в гостиницу, при данном расчёте администратор выписывает гостю счёт и квитанции об оплате в двух экземплярах. Дополнительные услуги гость оплачивает при выезде, администратор предоставляет гостю счета и квитанции об оплате.

Проживание в гостинице допускается только при условии полной предоплаты. Если оплата осуществляется по безналичному расчету, она должна поступить на счёт до заселения в квартиру. При продлении срока проживания сверх оплаченного необходимо сообщить об этом не менее чем за сутки до истечения оплаченного срока, в противном случае продление не гарантируется.

В гостинице необходимо заранее согласовывать с администратором время выезда либо продления срока проживания. В случае досрочного выезда деньги возвращаются в полном объеме за вычетом оплаты за фактически прожитое время.