3.3 Завдання на лабораторну роботу

3.3.1 Використовуючи рекомендовану літературу та дані методичні вказівки, ознайомитися з основними принципами роботи з програмою MS Project.

3.3.2 Отримати завдання на лабораторну роботу (табл. 3.1).

3.3.3 Відкрити проект, створений під час попередньої лабораторної роботи.

3.3.4 Здійснити введення фактичних параметрів робіт, використовуючи вікна Діаграма Ганта та Діаграма Ганта з відстеженням.

3.3.5 Проглянути таблиці, які показують відхилення від базового плану.

3.3.6 Провести корекцію працевитрат у вікнах Діаграма Ганта з відстеженням, Діаграма використання ресурсів, Діаграма використання задач.

3.3.7 Проаналізувати виконання проекту з використанням методу засвоєного обсягу.

3.3.8 Ввести оцінки тривалості робіт з урахуванням невизначеності, яку маємо, та провести PERT -аналіз.

3.3.9 Підготувати звіти: Задачі проекту, Діаграма Ганта, Діаграма Ганта з відстеженням, Використання задач, Мережевий графік, Графік ресурсів, Лист ресурсів, Загальна сводка проекту, Критичні задачі, Рух коштів по проекту, Бюджет.

3.3.10 Оформити звіт з лабораторної роботи.

Таблиця 3.1 – Варіанти завдань

Відсоток (%) виконання проекту (за часом)
Вар. 1	Вар. 2	Вар. 3	Вар. 4	Вар. 5	Вар. 6	Вар. 7
25	30	35	40	45	50	55

3.4 Зміст звіту

3.4.1 Тема та мета роботи.

3.4.2 Короткі теоретичні відомості.

3.4.3 Результати роботи.

3.4.4 Висновки, що містять відповіді на контрольні запитання, а також відображують результати виконання роботи та їх критичний аналіз.

3.5 Контрольні запитання

3.5.1. Якими параметрами характеризується фактичне виконання робіт, звідки беруть їх значення, і як ці значення вводяться в проект, який обслуговується програмою MS Project?

3.5.2. Що спричиняє відхиленя фактичних працевитрат від планових?

3.5.3. Яку інформацію щодо ходу виконання проекту отримує менеджер проекту, використовуючи метод засвоєного обсягу?

3.5.4. Як програма MS Project дозволяє використовувати метод засвоєного обсягу?

Лабораторна робота №4 Планування й управління підпорядкованими та взаємопов’язаними проектами

4.1 Мета роботи

Набуття практичних навичок планування і управління виконанням підпорядкованими та взаємопов’язаними проектами.

4.2 Основні теоретичні відомості

Створення підлеглих проектів. У тих випадках, коли розробляється великий, складний проект, який складається з самостійних частин, доцільно вибудувати ієрархію таких проектів, зв'язавши їх в одне ціле за допомогою так званого головного проекту (Master Project). При цьому для зберігання даних про кожен з підлеглих проектів (або підпроектів, Subprojects) може бути створено окремий файл.

Для файлів підпроектів повністю зберігаються ті ж можливості з планування, аналізу і контролю, що і для «звичайних», самостійних проектів.

Разом з тим, будь-яка зміна в підпроекті автоматично враховується в головному проекті, за допомогою якого може бути отримана узагальнена інформація по проекту в цілому.

Така організація значно полегшує розробку, супровід і модифікацію проекту. Крім того, при зберіганні під проектів в окремих файлах істотно простіше реалізуватирозподіл робіт між різними підрозділами та організаціями.

Включення підпроектів в головний проект. В MS Project передбачено три способи формування головного проекту:

− вставка підлеглих проектів в існуючий проект;

− об'єднання проектів в новий проект;

− творення головного проекту на основі пулу ресурсів.

Щоб вставити в існуючий проект підлеглі проекти, необхідно:

− Відкрити (або створити новий) файл проекту, що має використовуватися в якості головного, у вікні діаграми Ганта.

− У таблиці задач клацнути на тому рядку, куди слід вставити підлеглий проект.

− У меню Вставка вибрати команду Проект; в результаті на екрані з'явиться діалогове вікно, аналогічне за структурою стандартному вікну файлової системи Windows.

− Вибрати в списку файлів проект, який підлягає вставці..

За допомогою розкривного меню, пов'язаного із кнопкою Вставити, вибрати спосіб роботи з підпроектів; можливі варіанти:

− Вставити - параметри вставленого проекту можуть редагуватися користувачем.

− Вставити тільки для читання - вставлений проект буде доступний тільки «для читання».

− Клацнути на кнопці Вставити.

Якщо потрібно розірвати зв'язок проекту, що вставляється з вихідним файлом, зніміть прапорець Связать с проектом. У цьому випадку проект буде включений до складу головного проекту як сумарна завдання, і ніякі наступні зміни, внесені у вихідний файл проекту, не будуть відображатися на параметрах цього завдання. Слід мати на увазі, що зворотне перетворення (з сумарної задачі в підпроект) неможливо.

Якщо для вставленого проекту збережена можливість редагування, то він також практично нічим не відрізняється від сумарної завдання. Зокрема, MS Project для нього за умовчанням встановлює той же рівень ієрархії, який має завдання головного проекту, розташована в попередньому рядку таблиці задач (рис. 4.1).

При необхідності рівень ієрархії підпроекту можна змінити, використовуючи кнопки панелі інструментів На уровень выше і На уровень ниже

Рисунок 4.1 – Представлення під проекту у вікні Діаграма Ганта

.

Створення зв'язаних проектів. Під зв'язаними проектами розуміються «рівноправні» (пов'язані до одного рівня ієрархії) проекти, хоча б один з яких містить задачу, що має попередника чи послідовника в іншому проекті.

Таким чином, для створення взаємопов'язаних проектів необхідно і достатньо встановити зв'язок між задачею одного проекту з задачею (або задачами) іншого проекту.

Задача, пов'язана з однією або кількома задачами іншого проекту, або з проектом в цілому, називається зовнішньою (External task).

Для візуального представлення зовнішньої задачі в календарному графіку використовується спеціальний тип символу: за замовчуванням така задача зображується відрізком сірого кольору.

Користувач може змінювати формат відрізка, а також корегувати тип зв'язку зовнішньої задачі з іншими задачами проекту. Однак не дозволяється редагувати власне параметри зовнішньої задачі. Всі необхідні зміни слід виконувати в проекті-джерелі.

Створення та видалення зовнішніх задач

Для створення зовнішньої задачі необхідно:

1. Відкрити обидва проекти, які потрібно зв'язати.

2. У меню Окно вибрати команду Упорядочить все, щоб MS Project автоматично розмістив вікна проектів усередині основного вікна так, щоб вони були видні одночасно (приклад вихідного стану пов'язують проектів зображений на рис. 4.2).

Рисунок 4.2 – Вихідний стан проектів, що пов’язуються

3. В одному з них вибрати задачу, яке є послідовником по відношенню до задачі з іншого проекту.

4. Відкрити діалогове вікно Сведения о задаче для завдання-послідовника, двічі клацнувши на її імені в таблиці задачі.

5. На вкладці Предшественики в першій вільній частині списку попередників ввести в поле Ид. назву проекту і порядковий номер задачі-попередника, розділивши їх похилою межею (слешем); наприклад, якщо завдання-попередник входить в проект Проект2, і має порядковий номер 4, то в поле Ид. слід ввести Проект2 \ 4 (рис. 4.3).

Рисунок 4.3 – Вид вікна «Сведения о задаче» для задачі-послідовника

6. Натиснути клавішу <Enter>; в результаті MS Project помістить в інші поля цього ж рядка значення Внешняя задача, і вони стануть недоступні для редагування .

7. Якщо задача-послідовник повинна бути пов'язана з єдиним завданням із зовнішнього проекту, то клацнути на кнопці ОК, якщо потрібно створити зв'язок з іншими задачами цього проекту, то повторно виконати п.п. 5 і 6.

В результаті виконання описаних дій у пов'язаних проектах відбудуться наступні зміни :

− в проект, що містить задачу-послідовника, буде поміщена рядком вище задача-попередник

− в проект, що містить задачу-попередник, буде поміщена рядком нижче задача-послідовник

Назви обох зовнішніх завдань, а також їх відрізки на календарному графіку відображається світло-сірим кольором.

За замовчуванням MS Project встановлює для зовнішніх завдань тип зв'язку Закінчення-початок (ОН). Якщо потрібно змінити тип зв'язку, необхідно:

Відкрити діалогове вікно Сведения о задаче для задачі-послідовника, двічі клацнувши на її імені в таблиці робіт того проекту, для якого вона є «власною», а не зовнішньою.

На вкладці Предшественники в рядку, що відповідає зовнішній задачі-попереднику, встановити необхідні значення в полях Тип і Запаздывание.

Віха (Milestone) з точки зору структури проекту - це якась важлива подія, що має бути зазначена в розкладі.

З точки зору «класичного» варіанту методу мережевого планування віха - це завдання, що має нульову тривалість. Тим не менш, в MS Project віхи можуть мати тривалість, відмінну від нуля.

Наприклад, якщо проект передбачає створення проміжного звіту по завершенні кожної сумарної задачі, і процес його твердження зазвичай займає пару днів, то відповідну процедуру можна відобразити в проекті як віху з тривалістю, що дорівнює двом дням.

В силу зазначених причин в MS Project передбачено два способи створення віх:

− щоб створити віху як подію, досить просто встановити для відповідного завдання в поле Длительность значення, рівне нулю (днів, місяців або годин - не важливо);

− щоб створити віху з деякою тривалістю, необхідно відкрити діалогове вікно Сведенья о задаче, перейти на вкладку Дополнительно і встановити прапорець Пометить задачу как веху.

Навіть якщо для віхи задана деяка тривалість, вона (віха) все одно за замовчуванням відображається на календарному графіку у вигляді чорного ромба, положення якого визначається початковою датою відповідного завдання (при цьому дата за замовчуванням відображається справа від символу віхи). Тим не менш, тривалість завдання-віхи враховується MS Project при обчисленні загальної тривалості сумарної задачі (і проекту в цілому), частиною якої вона є.