Розділ 3 Організація управління проектом

Необхідність управління проектами, а саме необхідність координації використання людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту за допомогою сучасних методів і техніки управління для досягнення відповідного рівня прибутків учасників проекту, високої якості продукції, пов'язана з масовим ростом масштабів і складності проектів, зростанням вимог до термінів їх здійснення, якості виконуваних робіт [1].

На сьогодні управління проектами – це методологія організації, планування, керівництва, координації трудових, фінансових і матеріально -технічних ресурсів протягом проектного циклу, спрямована на ефективне досягнення його мети шляхом застосування сучасних методів, техніки та технології управління для досягнення визначених в проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенню учасників проекту.

Управління проектами — це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети.

Можна сказати, що на сучасному етапі розвитку інфраструктури, питання управління проектами піднесене під більш загальні рамки та правила, якими керуються управлінці при розробці даних проектів. Розробленням типових правил благоустрою населених пунктів визначається механізм встановлення економічних, екологічних соціальних та організаційних засад благоустрою населеного пункту, порядку благоустрою та утримання території об’єктів благоустрою, регулювання права та обов’язків учасників правовідносин у сфері благоустрою території населеного пункту, визначення комплексу заходів, необхідних для забезпечення чистоти і порядку у населеному пункті шляхом розроблення типових правил благоустрою населеного пункту. Типові правила благоустрою населеного пункту містять загальнообов'язкові на території населеного пункту норми, за порушення яких передбачена відповідальність згідно із законодавством [7].

Основною системою управління проектами в управління житлово-комунального господарства та будівництва в м. Ніжині є «основна система», при якій менеджером проекту є представник замовника. Тобто головним управлінцем при реалізації проектів і програм є начальник Управління ЖКГ та Б, або назначена їм особа. Свої повноваження він реалізує в межах розробленого проекту і не може впливати на хід фінансування, тому що воно здійснюється безпосередньо з фінансового відділу Ніжинської міської ради у встановленому проектом та іншими чинниками порядку та розмірі. Але саме керівник проекту несе відповідальність за розроблення проекту, а саме звертається до спеціалізованих компаній щодо розроблення проектно-кошторисної документації, пошуку виконавців – або розглядає виконавців на ринку відповідних послуг або за допомогою відкритих тендерних процедур, підготовною всіх необхідних дозволів, тощо.

Важливим елементом управління проектами є своєчасна та точна підготовка проектних матеріалів. Проектні матеріали - це сукупність документів, що містять опис і обгрунтування проекту.

При затвердженні бюджету м. Ніжина на кожний бюджетний рік проводиться затвердження проектів та програм місцевого значення, терміном на один або більше років, в тому числі програм по благоустрою міста .

При проведенні аналізу програм за період з 2012 по 2014 роки, було встановлено, що фінансування цільових програм та проектів направлених на покращення надання житлово - комунальних послуг, благоустрою, будівництва, капітального ремонту та реконструкції вулиць проводиться через головного розпорядника коштів міського бюджету – Управління житлово – комунального господарства та будівництва.

Основними суб’єктами в управлінні проектами благоустрою м. Ніжина є міська ради, громадські організації, управління житлово-комунального господарства та будівництва та інші відповідні органи. Розпорядником коштів та основним управлінцем проекту є керівник організації, який складає кваліфіковану команду, яка буде розробляти та впроваджувати проект. Зокрема проекти розробляються не тільки представниками даних організацій, а замовляються в спеціалізованих компаніях, які за певну винагороду розробляють певний проект для потреб міста чи іншого населеного пункту.

Одним із основних завдань Управління ЖКГ та Б є участь в розробці проектів економічного , соціального, екологічного розвитку міста , а також розробки цільових програм, направлених на покращення якості життєдіяльності населення міста.

Існує також багато інших елементів та характеристик, які відіграють важливу роль при управлінні проектами, а саме: початкові умови, обмеження та вимоги до проекту, види забезпечення проекту, методи та техніка управління проектами тощо [5].

За допомогою методів управління проектами визначають цілі проекту, обґрунтовують його й оцінюють життєздатність; виявляють структуру проекту (підцілі, завдання, роботи, які необхідно виконати); визначають необхідні обсяги та джерела фінансування; підбирають виконавців, зокрема за допомогою торгів і конкурсів; готують і укладають контракти; визначають терміни реалізації проекту; складають графік виконання робіт; розраховують необхідні ресурси, кошторис і бюджет проекту; планують і враховують ризики; забезпечують контроль за реалізацією проекту.

Для того щоб урахувати обмеження в часі, застосовують методи побудови й аналізу сіткових та календарних графіків робіт (Додаток В). Обмеженнями щодо коштів управляють за допомогою методів формування фінансового плану (бюджету) проекту та контролю за ним. Для виконання та ресурсного забезпечення робіт застосовують спеціальні методи управління людськими й матеріальними ресурсами, наприклад матрицю відповідальності, діаграми завантаження.

Типові правила благоустрою населеного пункту ураховують державні, громадські та приватні інтереси та є обов'язковими для виконання всіма розміщеними на території населеного пункту органами державної влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, громадянами, іноземцями та особами без громадянства, які перебувають на території населеного пункту. За загальним принципом, установленим Законом України «Про благоустрій населений пунктів», утримання у належному стані та своєчасний ремонт об'єкта благоустрою власними силами або шляхом залучення на конкурсних засадах інших підприємств, установ, організацій, здійснює балансоутримувач .

Учасниками управління проектами є юридичні та фізичні особи, які зобов’язанні виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту (Додаток Д).

Ініціатор — сторона, яка є автором ідеї проекту, його попереднього обґрунтування та пропозицій по здійсненню. В м.Ніжині основним ініціатором проектів та програм є УЖКГ та Б. Майже всі проекти і програми по благоустрою міста розробляються за їх ініціативи.

Замовник — головна сторона, зацікавлена у здійсненні проекту та досягненні його результатів. Замовником є Ніжинська міська рада.

Команда проекту — специфічна організаційна структура, очолювана керівником проекту та створена на період здійснення проекту. Завдання команди — виконання функцій управління проектом для ефективного досягнення цілей проекту. В практиці команда проекту може складатися двома способами:

• якщо загальна кошторисна вартість проекту складає більше 1,0 млн. грн., для визначення виконавця робіт проекту проводиться тендерна процедура відкритих торгів для визначення виконавця робіт та обирання команди;

• якщо загальна кошторисна вартість проекту складає менше 1,0 млн. грн., замовником проводяться пошуки спеціалізованих фірм, які займаються наданням відповідних послуг на ринку. Саме такі компанії маюсь спеціалізовані команди для виконання певних робіт.

Керівник проекту — юридична або фізична особа, якій замовник та інвестор делегують повноваження щодо здійснення проекту — планування, контролю та координації робіт усіх учасників проекту. Склад функцій і повноважень керівника проекту визначається контрактом із замовником. Однак перед керівником проекту та його командою звичайно висувається завдання всеосяжного керівництва та координації робіт продовж усього життєвого циклу проекту до досягнення визначених у ньому цілей і результатів при додержанні встановлених строків, бюджету та якості.

Проектувальник — юридична особа, що виконує за контрактом проектно-дослідницькі роботи в межах проекту. Вступає в договірні відносини з генконтрактором проекту чи безпосередньо із замовником.

Споживачі кінцевої продукції — юридичні та фізичні особи, які є покупцями й користувачами кінцевої продукції, що встановлюють вимоги до виробленої продукції та наданих послуг і формують попит на них. За рахунок коштів споживачів відшкодовуються витрати на проект і формується прибуток усіх учасників проекту. В залежності від типу проекту, можуть існувати й інші суб’єкти управління проекту [8].

Отже, управління проектами благоустрою населеного пункту нічим не відрізняється від управління всіх інших проектів.

Розробка і реалізація проектів здійснюється зя дорученням спеліацізованих органів місцевої влади, наприклад управління житлово-комунального господарства та будівництва на основі рішення міської ради, спеціальними фірмами, що роблять їх за певну винагороду.

Реалізація проектів здійснюється спеціально стровеною командою або командою фахівців, які обираються на основі тендерних пропозицій. Тендерним шляхом обирається команда тоді, коли вартість проекту складає більше 1 млн. грн. (Додаток Е). Головним розпорядником коштів є безпосередньо замовник проекту, тобто управління ЖКГ та Б. Управлінням самих робіт займається керівник робочої групи. Фінансування проводиться у вигляді видатків з міського бюджету, тому головний управлінець проекту не має можливості контролювати грошові потоки. Це здійснюється на рівні бюджетного відділу міста. Звичайно питання фінансування повинне як можна глибше досліджуватись та реформуватись, тому що ефективність майже всіх проектів благоустрою міста залежись саме від наявності грошей в бюджеті.