Ділове спілкування. Організаційна робота керівника
Предметом ділового спілкування виступає “діло”, справа, коли співрозмовники взаємодіють з приводу конкретного “діла”.
Є різні розуміння поняття “ділове спілкування, визначимо його як спілкування, метою якого є організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоять інтереси справи, а не конкретних співрозмовників.
Ділове спілкування є специфічною формою контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозицією, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв’язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, угод чи встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.
Фахівці визначають особливості ділового спілкування:
наявність певного офіційного статусу об’єктів;
спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів та підтримку зв’язків між представниками взаємозацікавлених організацій;
передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;
конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв’язання конкретних завдань;
взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;
значущість кожного партнера як особистості;
безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать внутрішній світ.
Завданням ділового спілкування є ефективна співпраця. Щоб спілкування було ефективним, воно повинно базуватись на моральних цінностях, моральній культурі, на таких правилах і нормах поведінки, які сприяють розвитку співпраці. Це зміцнення взаємодовіри, повага, постійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запобігання обману та невиконанню взятих зобов’язань.Культура спілкування – це сума набутих людиною знань, вмінь та навичок спілкування, які створені, прийняті та реалізуються в конкретному суспільстві на певному етапі його розвитку.
Рис. 3. Рівні моральної культури спілкування
ритуальний – спілкування людей, при якому дотримуються загальноприйняті правила етикету;
маніпулятивний – спілкування з метою досягнення своїх цілей, нерідко за рахунок інших;
гуманістичний – люди спілкуються, поважаючи один одного, спільно вирішуючи проблеми і враховуючи при цьому інтереси кожного. Найвищим є рівень спілкування, коли люди, які спілкуються, мають високі моральні цінності.
Органiзацiйна дiяльнiсть як один з видiв людської дiяльностi iснує в системах “людина — група людей”, “органiзатор — група”. Вона є складовою частиною практичного управлiння людьми, цiлеспрямованого впливу суб’єкта-органiзатора на об’єкт - керовану групу.
Велика практична значущiсть органiзацiйної дiяльностi, її психологiчна сутнiсть, актуальнiсть дослiдження в умовах ринкової економiки безсумнiвні. Адже будь-яка трудова дiяльнiсть, iндивiдуальна чи колективна, потребує людей, якi на професiйному рiвнi могли б здiйснювати процес управлiння, органiзацiї людей, тобто менеджерiв.
Організаійна робота керівника (менеджера) полягає в тому, що досвiдчений менеджер здатний швидко скласти точну психологiчну
характеристику пiдлеглого, дати влучну словесну, а iнодi й мiмiчну «фотографiю». У нього розвинута схильнiсть до психологiчного аналiзу вчинкiв iнших людей. Для розвитку психологiчної вибiрковостi як власної риси особистостi менеджер повинен постiйно спiлкуватися з людьми, глибоко вивчати їх проблеми, що стосуються як самого виробництва, так i вiдпочинку, соцiально-побутових умов життя пiдлеглих та iн. Наприклад, в iнструкцiї майстра на японському пiдприємствi конкретно вказано, що крім виконанням своїх безпосереднiх виробничих обов’язкiв вiн повинен знати повне iм’я працівника, вiтатися з ним за руку, один раз за змiну поцiкавитися його здоров’ям, а вдруге — здоров’ям його жiнки та дiтей.
Важливим моментом в психології управління є взаємодія. Під взаємодією розуміють процеси впливу різних об'єктів один на одного, їх взаємозалежність, зміну стану та взаємоперехід, «народження» одним об'єктом іншого.
Аналiзуючи свої взаємовiдносини з пiдлеглими, керiвник час вiд часу повинен ставити перед собою такi запитання: “Чи не вимагаю я вiд людей бiльше, нiж даю? Чи допомагаю людям, коли вони того потребують? Чи приносить їм користь спiлкування зi мною?” і т. ін. Проаналiзувавши своє місце в системi колективних взаємовiдносин, керiвник повинен вирiшити, як змiнити свою поведiнку, щоб люди бажали й шукали його товариства. Психологiчний такт керiвника — це вмiння залишатися самим собою, зберiгати якостi, завдяки яким людинi довiряють. Найменшi прояви чванства, повчальний, менторський тон та інше викликають негативну реакцiю з боку пiдлеглих.