2.3. Упражнение №3 – Построение диаграмм

Цель: получение навыков построения диаграмм, их форматирования и переименование диаграммных листов.

Задание:

1. Откройте файл «Универсальный магазин».

2. Постройте диаграмму.

3. Отформатируйте ряды данных и ось Y.

4. Постройте круговую диаграмму, показывающую какова выручка магазина от продажи различных товаров за МЕСЯЦ 2.

5. Постройте плоскую линейчатую диаграмму, для определения месяца и секции, когда была получена самая большая выручка.

6. Переименуйте диаграммные листы.

7. Сохраните изменения в файле «Универсальный магазин».

Технология работы

Рассмотрим технологию создания диаграммы на примере ранее созданной таблицы из упражнения №1.

Прежде чем начать строить диаграмму, необходимо продумать какую информацию и в каком графическом представлении мы хотим получить. В качестве примера построим диаграмму, в которой необходимо отобразить выручку секции Занавески по месяцам.

1. Для открытия файла:

• на стандартной панели инструментов нажмите кнопку Открыть ;

• в диалоговом окне нужно щелкнуть по имени открываемого файла, если оно имеется в списке; в противном случае с помощью кнопки перехода на 1 уровень вверх выбрать папку Таблицы, открыть ее, а в ней щелкнуть по файлу «Универсальный магазин»;

2. Для построения диаграммы:

Выделите данные для диаграммы в исходной таблице. При этом, первая строка и первый столбец могут содержать текстовые данные и будут использоваться в диаграмме в качестве меток осей или элементов легенды. Если ряды данных диаграммы расположены в столбцах таблицы, то текст первой строки будет элементами легенды, т.е. названиями переменных, а текст первого столбца – метками осей. Если же ряды данных взяты из строк таблицы, то текст первого столбца – это элементы легенды, а первой строки – метки осей. Если же первая строка и первый столбец содержат числовые данные, то EXCEL вставляет названия по умолчанию. Если данные находятся не в смежных столбцах, то выделение столбцов производить при нажатой клавише <Ctrl>.

Поскольку нам необходимо отобразить выручку секции Занавески по месяцам, то:

• выделите блок ячеек, включающих в себя: имена столбцов таблицы (кроме ИТОГО), строку с единицами измерения данных и строку Занавески (рис. 4.1);

Рис. 4.1 - Выделение диапазона ячеек для построения диаграммы

• вызовите Мастер диаграмм любым из выше указанных способов;

• появляется первое окно диалога (рис. 4.2) , в котором предлагается выбрать тип диаграммы (выберите Гистограмму). После необходимо выбрать вид диаграммы (плоская или объемная). Выберите Вид плоская обычная гистограмма. Затем нажмите кнопку Далее;

Рис. 4.2 - Первое окно диалога для выбора типа диаграммы

• во втором окне диалога нужно указать (рис. 4.3, 4.4):

a) диапазон данных, которые отображаются на диаграмме. Так как ячейки с данными уже выделены, то этот диапазон указан в поле Диапазон, т.е. вводить его не нужно;

b) расположение данных – в строках или в столбцах (ориентация данных);

c) с помощью опции Ряд можно скорректировать имена рядов данных и значений данных, если они заданы неверно.

Примечание:

По a) - разница ориентации данных в том, что Текст первой строки используется либо в качестве элементов легенды (ряды данных в столбцах), либо в качестве метки оси X (ряды данных в строках).

Выберите ориентацию данных в столбцах и нажмите кнопку Далее;

Рис. 4.3 - Второе окно диалога: ряды Рис. 4.4 - Второе окно диалога: ряды

данных в строках данных в столбцах

• Третье окно диалога предназначено для оформления диаграммы. Оно состоит из вкладок, в которых указываются (рис. 4.5):

a) Заголовки диаграммы:

♦ название диаграммы (выручка по месяцам);

♦ название по оси X;

♦ название по оси Y (руб.).

b) Опция Линии сетки задает установку или удаление сетки по осям.

c) Опция Легенда указывает, выводить ли ее на диаграмму. Если выводить, то где ее расположить: внизу, вверху, справа, слева. По умолчанию располагается справа.

Подписи данных - над рядами данных подписи могут отсутствовать (нет подписей), выведены числовые значения (значения) или названия рядов (метки).

d) Щелкните по полю Значение.

e) Таблица данных – вывод таблицы под диаграммой.

Рис. 4.5 - Третье окно диалога с активной опцией Заголовки

• В четвертом окне нужно указать, где расположить диаграмму:

Щелкните по опции отдельном и нажмите клавишу Готово.

После нажатия клавиши Готово созданная диаграмма появляется на рабочем листе.

Первоначальный вид диаграммы может вас не устроить, поэтому можете ее отформатировать. Для этого необходимо на свободной области окна диаграммы нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать необходимую команду для форматирования. Если же вы желаете изменить отдельный элемент диаграммы, то его необходимо выделить.

Для выделения любого элемента диаграммы необходимо указать на него и щелкнуть левой кнопкой мыши. При выделении вокруг элемента появляется штриховая рамка, а по периметру - прямоугольники. Если после выделения вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню ( для каждого элемента оно свое), то появляется список команд для изменения параметров соответствующего элемента.

3. Для форматирования рядов данных:

• щелкните левой кнопкой мыши по одному из столбиков диаграммы;

• находясь на этом столбике, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите опцию Формат рядов данных;

• в окне Вид выберите другой цвет заливки;

• в окне Параметры установите перекрытие –30.

Для форматирования оси Y:

• щелкните левой кнопкой мыши по оси Y;

• тут же нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите опцию Формат оси;

• в окне Шкала установите максимальное значение 1300 и цену основных делений 100.

Внедренная и отформатированная диаграмма для рассматриваемой задачи дана на рис. 4.6.

Рис. 4.6 - Отформатированная диаграмма

Созданная гистограмма сравнивает выручку секции магазина Занавески по месяцам. По ней можно выявить что самая высокая выручка была получена в МЕСЯЦЕ4, а самая низкая – в МЕСЯЦЕ 2. Естественно, для небольшого количества данных (как в нашем случае) можно это выявить непосредственно и в таблице, не создавая диаграмму, но для большого количества данных диаграмма будет наглядней.

4. Для построения круговой диаграммы:

• для подписей данных выделите столбец СЕКЦИИ, а для построения – столбец МЕСЯЦ 2.

Выделение проводите при нажатой клавише <Ctrl>;

• выберите объемную круговую диаграмму;

• установите подписи значений в процентах, для чего в окне Подписи данных кликните по кнопке Доля;

• диаграмму разместите на отдельном листе.

5. Для определения самой большой выручки:

• выделите всю таблицу (кроме строки и столбца ИТОГО);

• выберите линейчатую плоскую диаграмму;

• диаграмму разместите на отдельном листе.

• Сделайте соответствующие выводы.

6. Каждый диаграммный лист переименуйте соответственно информации, которую они отображают.

7. Сохраните изменения в файле «Универсальный магазин».

Контрольные вопросы:

1. Из скольких шагов состоит процесс создания диаграммы? На Ваш взгляд, какой из них более сложный и почему?

2. В каком случае удобнее использовать круговую диаграмму, а в каком – столбиковую?

3. Сколько диаграмм можно на разместить на имеющемся листе?

4. Существует ли возможность перемещения диаграммы в документ MsWord? Каким образом можно это осуществить.

5. Возможно ли изменить тип диаграммы, не удаляя при этом уже имеющуюся.

6. При печати на черно-белом принтере цвет секторов может быть не виден. Чем необходимо воспользоваться, чтобы этого избежать?

7. Какие операции можно произвести при форматировании Легенды?

8. Как изменить размер диаграммы?

9. Если во время построения название диаграммы не было указано, то как его можно добавить потом?

10. Таблица содержит числовые данные резко отличающие друг от друга (например, 1 и 10000). В результате малые числовые данные в диаграмме отражены не будут. Что необходимо сделать, чтобы этого избежать?