Делопроизводство. Документооборот.

В аптеке функционирует электронная обработка документов (приходные накладные, накладные на внутреннее перемещение товара по мелкорозничной сети, трудовые договоры и т.п.), что значительно облегчает обращение с ними, а также хранение. Делопроизводство включает в себя:

• регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, проставление регистрационных отметок на документах;

• ведение контроля исполнения документов;

• ознакомление коллектива аптеки с распорядительными и директивными документами (на этих документах имеется лист ознакомления, на котором все работники аптеки ставят подпись, что они ознакомились с документом);

• оформление документов, дел к сдаче в архив аптеки; обеспечение сохранности документов.

При оформлении документов соблюдаются все правила, обеспечивающие его юридическую силу.

Но иногда, как я выяснил на своем опыте, имеются определенные расхождения в правильности оформления документов, наличия основных и дополнительных реквизитов, что не соответствует требованиям по оформлению на основании приказов и иных распоряжений. Все нарекания пресекаются работой материально-ответственных лиц (провизор-аналитик, руководитель аптеки, фармацевт, работающий в торговом зале, сотрудники отдела запасов).

Учет финансово-хозяйственной деятельности.

Учет товаров поступающих в аптеку.

Учёт приходных товарных операций. Товар в аптеку поступает от поставщика, с которым заключён договор купли-продажи. Учёт поступившего товара осуществляется через специальную программу в компьютере, и при продаже товар, выписывается из программы. Учёт ведётся в суммовом (денежном) выражении по розничным ценам и указывается в приходной части товарного отчёта.

Учёт прочего расхода товара.

К расходу товаров, помимо их реализации, относятся прочие расходы: на хозяйственные нужды; на оказание первой медицинской помощи; уценка товаров при их переоценке; бой, порча, брак. Все операции связанные с расходом товара оформляются актами и указываются в денежном выражении в расходной части товарного отчёта.

Расход товара на хозяйственные нужды. Все расходы относятся на издержки обращения аптеки, которые учитываются в бухгалтерии на основании счетов – фактур и накладных. На основании счетов-фактур, поступающих в аптеку от поставщиков, выписывается «Приходный ордер», сумма записывается в конце месяца в расходной части товарного отчета.

На товар, пришедший в негодность в случае боя, брака в аптеке составляется «Акт о порче товарно-материальных ценностей». К акту прилагается объяснительная записка материально-ответственного лица, по вине которого это произошло. После утверждения акта, товары, пришедшие в негодность, списывают в товарном отчёте в расходной части. Списание стоимости ЛС, с истёкшим сроком годности, относится на издержки обращения и оформляется актом о порче товарно-материальных ценностей как недостача товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потерь при порче.

Учёт денежных средств.

Налично-денежные операции проводятся в соответствии с « Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» от 5.01.98.

К основным задачам учёта денежных средств относятся:

• своевременное и правильное отражение приходных и расходных кассовых и банковских операций с денежными средствами в учётных документах;

• обеспечение строгого контроля за наличием, движением, использованием денежных средств;

• проведение инвентаризации кассы;

• соблюдение лимита денежных средств в кассе.

За сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций несет ответственность фармацевт, который ознакомлен с порядком ведения кассовых операций и с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Фармацевт, занимающийся отпуском ЛС в торговом зале, по сути дела является лицом аптеки, от его правильной работы зависит моральный облик аптеки и благосклонность покупателей. Сотрудники торгового зала соответствуют всем этим требованиям.

В аптеке имеется одна ККМ, работа с которой ведется в соответствии с законом РФ от 22.05.03 №54-ФЗ. Кроме того имеется платежный терминал работы с кредитными картами Сбербанка. В конце рабочего дня сумма выручки по безналичному расчету записывается в Журнал регистрации операций по безналичному расчету с покупателями.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая лента, которая оформляется на начало и конец дня, с указанием числа, времени начала работы (ККЛ в точности повторяет чек и отражает все операции).

Для учета поступающей выручки в аптеке ведется журнал кассира – операциониста, который является документом строгой отчетности (пронумерован, прошнурован, имеется печать налоговой инспекции на последней странице, а также на последней странице скреплен подписью и печатью организации). Записи в журнале ведутся в хронологическом порядке. Данный журнал является накопительным документом. А первичным документом является чек. В чеке отражаются название аптеки, дата, ИНН, наименование товара, стоимость, итог, время и номер чека.

Ежедневно по окончании работы провизор и фармацевт в зале пробивают Z-отчет – итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков ККМ на конец рабочего дня.

После снятия показаний счетчика фармацевт в зале делает записи в журнале кассира-операциониста (на каждом рабочем месте свой журнал). В журнале указываются показания счетчика ККМ после каждой рабочей смены, а также сумма поступившей за день выручки.

После каждой смены фармацевты сдают личную выручку в банк. Ответственный за инкассацию (личный водитель аптеки) собирает сумку для инкассации. Водитель забирает выручку аптеки, увозит ее в банк с необходимой документацией, из банка привозит Квитанцию на получение банком денежных средств в определенной сумме.

Учёт труда и заработной платы.

Ежемесячно заведующий аптекой составляет табель учета рабочего времени методом сплошной регистрации (отмечаются все случаи выхода на работу, опоздания, больничные, прогулы). Начисление платы проводится согласно тарифному окладу (тарифной сетке) – пр. №.377 «Об оплате труда медицинских работников» от 15.10.1999 г. и табеля учета использования рабочего времени.

Заработная плата выдается на основании расчетно-платежной ведомости дважды в месяц: 20 числа каждого месяца начисляется аванс, 10 числа каждого месяца выдается заработная плата.

Удержание из зарплаты:

• обязательные – подоходный налог физических лиц;

• инициативные – возмещение материального ущерба или недостачи.

Также заведующая составляет график работы при согласовании с членами коллектива.