6. Этапы проектирования базы данных.

Проектирование выполняется посредством изучения предметной области и требований, предъявляемых к создаваемой информационной системе. Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. На стадии проектирования производится выбор:

Структуры данных и стратегии их хранения в памяти информационной системы;

Технологии обслуживания информационной системы и взаимодействия с ней конечных пользователей;

Технических и стандартных программных средств, а также разработка оригинальных программных средств обслуживания информационной системы.

В реляционной СУБД класса Microsoft Access, каждую базу данных следует строить на основе некоторого набора задач или функций. Например, одна база данных, предназначенная для обработки заказов, может содержать данные о каждом клиенте, предлагаемые товары, заказы, статистические данные о продаже товаров в прошлом. Другая же будет предназначена для учета кадров. В нее войдет информация о подразделениях организации и подробные данные о сотрудниках - ФИО, должность, анкетные сведения и т. п.

Здесь мы сталкиваемся с самым сложным вопросом в процессе проектирования: как в ориентированной на конкретные задачи базе данных организовать хранение данных, используя преимущества реляционной модели и избежав лишних затрат? Если мы следовали изложенным выше этапам определения задач и объектов базы данных, то уже немало сделали для создания логичного и гибкого проекта приложения. А если мы начали создавать таблицы данных, не проанализировав задачи и объекты? Важным моментом является рассмотрение принципов, применение которых поможет избежать некоторых проблем и создать надежное и эффективное приложение.

7. Определение цели создания базы данных.

Система управления базами данных обеспечивает полный контроль над процессами определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД существенно облегчает структуризацию и обработку больших объемов информации, хранящейся в многочисленных таблицах. Разнообразные средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработка данных и управление данными.

Реляционные СУБД предоставляют разнообразные средства для работы с данными. Например, можно производить поиск любой сложности, как в отдельной таблице, так и в нескольких связанных таблицах или файлах или с помощью одной команды обновлять содержимое одного поля или нескольких записей.

8. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

9. Определение необходимых в таблице базы данных полей.

Очень важно представлять, что означает каждый тип связи, поскольку это оказывает существенное влияние на структуру базы данных.

Для каждого элемента данных в рабочем бланке необходимо указать тип данных (текстовый, числовой, денежный, Memo и т.д.) и длину поля, необходимую для их хранения. Можно дать краткое описание элемента, которое впоследствии будет использоваться при создании таблицы. Access по умолчанию выводит это описание в строке состояния в нижней части экрана в тот момент, когда в таблице, форме или отчете выбирается соответствующее поле.

Наконец, можно записать в бланке условие на значение, которое должно применяться к соответствующему полю данных. Затем, задав эти условия в Access, можно использовать их для автоматической проверки данных, что особенно важно при создании приложений, предназначенных для использования многими людьми.

Для каждого поля таблицы можно задать значение Свойств (Properties), список которых зависит от выбранного типа данных (Data Type) и размера поля (Field Size).

Неэффективное использование памяти является основным недостатком ненормализованных таблиц, поэтому удаление избыточных полей из таблиц является одним из решений этой проблемы.

каждое поле таблицы должно представлять уникальный тип информации.

Это правило означает, что необходимо избавиться от повторяющихся полей и разделить составные поля на отдельные элементы данных. В нашем примере составные поля адреса нужно разделить на простые поля и включить в проект еще несколько таблиц для устранения повторения информации о книгах. В таблицы, созданные для повторяющихся данных, следует включить «ключевую» информацию из основной таблицы, чтобы можно было установить связи между новыми таблицами и исходной.

База данных хорошо спроектирована в том случае, если каждая запись в любой таблице однозначно идентифицируется. Это означает, что значение некоторого поля (или нескольких полей) не повторяется ни в одной записи в таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом (или просто ключом).

каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор, или первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.

вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей.