1.5 Автоматизированная форма ведения учета

Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая механизация и автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированных.

Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация - с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители - выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, главная книга, отчет и т.п.). Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требованиям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.

Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблем.

Первичные документы

Ввод данных в ЭВМ

Машинная обработка данных

Баланс и отчеты

Результатная информация в требуемых системой учета

Рисунок 4 - Автоматизированная форма бухгалтерского учета (схема)

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя, кроме всего прочего, всю рутинную работу. Однако, автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:

- ограничение допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;

- сохранности учетной информации на необходимый срок;

- диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;

- возможности выдачи информации фрагментно, то есть в любом сочетании, удобном для пользователя;

- возможности принудительного ввода данных для оперативного управления и обеспечения при этом автоматического контроля за выполнением управленческих решений.

1.6 Основы методики общего анализа финансового состояния организации

Методика анализа финансово-хозяйственной деятельности представляет собой совокупность аналитических процедур используемых для определения финансово – хозяйственного состояния предприятия.

Различные специалисты в области анализа приводят разные методики определения финансово – хозяйственной состояния предприятия. Однако основные принципы и последовательность процедурной стороны анализа являются практически одинаковыми с небольшим расхождениями.

Необходимо отметить, что детализация процедурной стороны методики анализа финансово-хозяйственной деятельности зависит от поставленных целей и различных факторов информационного, методического, кадрового и технического обеспечения, а также видения аналитиком поставленной задачи. Поэтому определенно можно сказать, что не существует общепринятой методики анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, однако во всех существенных аспектах процедурные стороны похожи.

Важное значение для стороннего аналитика имеет информационное обеспечение анализа. Это обусловлено тем, что в соответствии с Законом РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности» «Предприятие может не предоставлять информацию, содержащую коммерческую тайну». Но, как правило, для принятия стратегических решений потенциальными партнерами фирмы, достаточным является проведения экспресс-анализа финансово-хозяйственной деятельности. Даже для проведения детализированного анализа финансово-хозяйственной деятельности зачастую не требуется информации составляющую коммерческую тайну, однако возможно глубина детализации будет меньше. Для проведения общего детализированного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия требуются сведения по установленным формам бухгалтерской отчетности, а именно:

-форма №1 «Бухгалтерский баланс»;

-форма №2 «Отчет о прибылях и убытках»;

-форма №3 «Отчет о движении капитала»;

-форма №4 «Отчет о движении денежных средств»;

-форма №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу».

Эти сведения, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991г. №35 «О перечне сведений которые не могут составлять коммерческую тайну» не могут составлять коммерческую тайну ([2], с 12).

Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия проводится в три этапа. На первом этапе принимается решение о целесообразности анализа финансовой отчетности и проверяется ее готовность к чтению. Задачу о целесообразности анализа позволяет решить ознакомление с аудиторским заключением по данным документам. Если по финансовой отчетности фирмы составлено безусловно-положительное или условно-положительное аудиторское заключение то проведение анализа целесообразно и возможно, так как отчетность во всех существенных аспектах объективно отражает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Если же по финансовой отчетности фирмы составлено отрицательное аудиторское заключение, то это означает, что документы недостоверно отражают финансово-хозяйственную деятельность предприятия или имеют существенные ошибки, что обуславливает невозможность и нерациональность анализа.

Проверка готовности отчетности к чтению носит технический характер и связана с визуальной проверкой наличия необходимых отчетных форм, реквизитов и подписей на них, а также простейшей счетной проверкой промежуточных итогов и валюты баланса.

Цель второго этапа – ознакомление с пояснительной запиской к балансу, это необходимо для того, чтобы оценить условия функционирования предприятия в данном отчетном периоде и учесть анализе факторы воздействие которых повлекло изменения в имущественном и финансовом положении организации и которые нашли свое отражение в пояснительной записке.

Третий этап является основным в анализе хозяйственной деятельности. Целью этого этапа является оценка результатов хозяйственной деятельности и финансового состояний хозяйствующего субъекта. Необходимо отметить, что степень детализации анализа финансово-хозяйственной деятельности может варьировать в зависимости от поставленных целей.

В начале анализа целесообразно охарактеризовать финансово – хозяйственную деятельность предприятия, указать отраслевую принадлежность и прочие отличительные признаки.

Затем производиться анализ состояния «больных статей отчетности», а именно статей убытков долгосрочных и краткосрочных кредитов банков и займов, непогашенных в срок (форма №5 строки 111, 121, 131, 141, 151) просроченной дебиторской и кредиторской задолженности (форма №5 строки 211, 221, 231, 241) а также просроченных векселей (форма №5 строка 265).

В случае наличия сумм по этим статьям необходимо изучить причины их появления. Весьма вероятно, что исчерпывающую информацию в данном случае может дать лишь дальнейший анализ и окончательные выводы по этому поводу будут отражены в резюме.

Анализ финансово-хозяйственного состояния предприятия можно подразделить на три основные составляющие:

-оценка имущественного положения организации;

-оценка финансового положения организации;

-оценка результативности финансово-хозяйственной деятельности организации.

Необходимо отметить, что эти составные части тесно взаимосвязаны между собой и их дифференциация необходима лишь для более четкого разделения и понимания выводов по аналитическим процедурам анализа финансово-хозяйственной деятельности организации в целом.