4.Информационный контур, информационное поле.

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика. Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:-оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления; -решение проблемы несовместимости типов данных; -создание системы управления данными, базами и хранилищами данных; -организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных; -разграничение доступа и обеспечение безопасности; -доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды: финансовые потоки (Cash Flow), управленческие потоки (Control Flow), потоки работ (Work Flow), потоки документов (Document Flow), базирующиеся на потоках данных (Data Flow).

5.Роль структуры управления в формировании ис

Создание и использование информационной системы для любой организации предполагает выполнение следующих условий: -структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме (ИС) - эффективный бизнес, извлечение максимальной выгоды; на государственном предприятии - решение экономических и социальных задач;

-информационная система должна контролироваться людьми, которые понимают ее назначение, цели и задачи, и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами;

-ИС должна обеспечивать производство достоверной, надежной, систематизированной и своевременной информации.

Таким образом, для создания и использования ИС необходимо сначала понять и выстроить структуру, функции и политику предприятия, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. Ключевые элементы любого предприятия - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, корпоративная культура. Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией. Координация работы всех подразделений предприятия осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих управленческих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.  Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатное расписание фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п. Чаще всего это излагается в положении по отделу (лаборатории) или в должностных инструкциях. Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы (и т. д.) на различные сроки (год, квартал, месяц, день).  Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский, финансовый, управленческий, складской и т. п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.  Анализ, или аналитическая функция, связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, исследованием тенденции развития и т. д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты- аналитики, а на уровне цеха, отдела, - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом- экономистом. Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером соответствующего уровня: контроль выполнения планов, расходования материальных ресурсов, использования финансовых средств и т. п. Стимулирование (мотивационная функция) предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников: -финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, оплата путевок и т. п.;

-психологические стимулы - повышение в должности, избрание в закрытый клуб, благодарности, дипломы, звания, степени и т. п.

 Стандартные процедуры в организации - точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и заканчивая разбором жалоб потребителей. Корпоративная культура - совокупность представлений, этических принципов, типов поведения, исполнение бизнес-правил. Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура персонала и предприятия в целом. Это находит отражение в информационной системе, так как существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями ИС. Поэтому на этапе внедрения и проектирования ИС очень важным является активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области. Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов, могут обслуживаться небольшимисобственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные локальные информационные подсистемы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований. Все зависит от конкретных способов формирования информационных потоков и пучков, а также информационного поля предприятия. Информационные системы, имеющие некоторое число функциональных подсистем, которые разнесены территориально по подразделениям и филиалам компании, имеют собственную архитектуру и конфигурацию, программно-аппаратные средства, систему управления и персонал, называются распределенными информационными системами (Distributed Information Systems - DIS).

6.Метод планирования потребности в материалах —  Material Requirement Planning (MRP I ) предполагает решение следующего комплекса управленческих задач: - формирование календарного плана-графика снабжения сырьем, материалами  и комплектующими; - управление складским хозяйством,  - учет оборотных средств (запасов материалов).  Входная информация для планирования потребности в материалах: 1.Данные о независимом спросе на готовые изделия, полуфабрикаты и запчасти, продаваемые на сторону. Потребность представлена в виде прогноза продаж и заказов покупателей. 2.Данные о запасах товарно-материальных ценностей на складе (остатки готовой продукции, незавершенное производство, запасы сырья и материалов).  3.Данные о конструкторском составе изделий и технологических нормах расхода сырья, материалов и компонентов на единицу готовой продукции. 4.Данные об открытых заказах на поставку материалов, производственных заказах на изготовление изделий («открытый заказ» – начат исполняться, но не завершен). В результате планирования потребности в материалах формируются: 1. Плановые заказы (planned orders) – в которых определены размер заказа, дата запуска и дата выполнения заказа. 2. Рекомендации – действия, которые необходимы для устранения проблем с запасами.  MRP-системы обеспечивает формирование сводных отчетов для реализации функций контроля и анализа поставок материалов.  Преимущества MRP-системы: - возможность оптимизации (синхронизации) времени поступления материалов и выпуска (сбыта) продукции; - снижение уровня складских запасов,  - более точная информация для производственного учета. Недостатком методологии MRP является учет ограниченного перечня производственных факторов (в расчетных моделях и алгоритмах не учитываются реальные производственные мощности, состояние трудовых и финансовых ресурсов предприятия). Поскольку при планировании объем производственных ресурсов считается «не ограниченным», MRP-системы не гарантируют обязательность выполнения сформированного плана. Кроме того, не производятся вариантные расчеты плановой потребности в материалах, и поэтому анализ типа «Что если?» невозможен в принципе. 

7.Метод планирования потребности в производственных мощностях -  Capacity Requirements Planning (CRP) нацелен на улучшение использования производственных мощностей «рабочих центров» (оборудования, поточных линий, бригад рабочих и т.п.). Система выполняет планирование и балансировку загрузки рабочих центров с учетом ресурсных ограничений и планов выпуска готовой продукции.  Планирование потребности в производственных мощностях осуществляется по каждому виду продукции, включенного в Главный календарный план. При планировании учитывается последовательность выполнения технологических операций изготовления продукции на рабочих центрах.  Для каждого рабочего центра рассчитывается плановая загрузка, учитывается ограничение производственной мощности, выдается сообщение обо всех расхождениях между плановой потребностью (загрузкой) рабочих центров и имеющейся мощностью. При этом системы CRP не обеспечивают оптимизацию загрузки рабочих центров, оставляя эту интеллектуальную процедуру человеку.  Исходные данные для планирования потребности производственных мощностей: 1. Данные календарного плана производства - сведения о производственных заказах. 2. Данные о рабочих центрах (состав, рабочий календарь, производственная мощность рабочих центров). 3. Данные о технологических маршрутах изготовления готовой продукции.  ИС классов CRP/MRP I обеспечивают реализацию функций управления в направлении «сверху вниз», без учета обратной связи.

8.Метод «замкнутого цикла MRP – Closed Loop MRP ( CL MPR ) является дальнейшим развитием метода планирования потребностей в материальных ресурсах (MRP). Основная идея нового метода – налаживание обратных связей, обеспечивающих отслеживание текущего состояния, поддержание мониторинга выполнения плана снабжения и производства. В результате применения нового метода значительно повышен уровень достоверности и точности плановых показателей. Дополнительно к системе MRP новый метод позволил автоматизировать функции управления: -укрупненное технико-экономическое производственное планирование,  -разработку главного календарного плана производства, -планирование потребности в производственных ресурсах (мощностях).  После завершения фазы укрупненного планирования система «замкнутого цикла MRP» поддерживает фазы детального планирования и учета выполнения планов: -формирование подробных графиков выпуска готовой продукции, поставок сырья, материалов и комплектующих для поставщиков, -учет входного/выходного материального потока, -диспетчирование хода производства и поставок, -составление отчетности о предполагаемом отставании от графиков выпуска, графиков поставок и т.д. 

9.Планирование ресурсов производства – Manufacturing Resource Planning ( MRP II ) является усовершенствованным методом планирования всех видов ресурсов предприятия, продолжением и расширением «замкнутого цикла MRP». Важнейшая установка стандарта MRPII – обеспечение управленческого персонала необходимой информацией для принятия управленческих решений.  Система MRP II обеспечивает поддержку функций управления предприятием:  -бизнес-планирование,  -планирование продаж и операций,  -планирование производства,  -формирование главного календарного плана производства,  -планирование потребности в материалах,  -планирование потребности в мощностях,  -система поддержки исполнения планов для производственных мощностей и материалов.  В MRP II-системе реализуется три базовых принципа:  -иерархичность построения ИС — разделение функций планирования на уровни, соответствующие сферам ответственности разных органов управления; -интеграция функций управления ИС — единое информационное пространство для различных сфер деятельности, связанных с материальными и финансовыми потоками в пределах горизонта планирования; -интерактивное взаимодействие управленческого персонала для моделирования управленческих решений в ИС.  Основные преимущества MRP II-систем: 1. Возможность планирования оптимальной потребности в материальных и производственных ресурсах. 2. Достоверный учет движения различных видов материальных ценностей от момента поступления материала на склад до отгрузки продукции потребителю. 3. Предотвращение дефицита или избытка материальных запасов и др. Недостатки MRP II-систем: 1. Отсутствие интеграции с процессами управления финансами и персоналом. 2. Ориентация на существующие заказы (специального комплекса задач по прогнозированию спроса нет). 3. Слабая интеграция с системами проектирования и конструирования (конструкторско-технологической подготовкой производства).

10.Методология управления «Производство на мировом уровне» - World Class Manufacturing ( WCM ), она включает новые методы управления: -планирование «Точно в срок» (Just in Time –JIT); -тотальный контроль качества (Total Quality Management – TQM); -оценка эффективности системы управления (Benchmaкking); -развитие человеческих ресурсов (Human Resource Development); -единичное производство (Lean Manufacturing) – производство под конкретный заказ; -реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Re-Engineering, BPR); -управление потоком операций (Workflow) и др. В 90-х годах MRP II-системы интегрируют с модулем финансового планирования Finance Requirements Planning (FRP) и системой бизнес-планирования. В результате сформировалась система класса предприятия (корпорации) - Enterprise Requirements Planning (ERP), которые позволяют более эффективно планировать всю коммерческую деятельность предприятия, включая планирование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ресурсов оборудования, осуществлять подготовку инвестиционных проектов.  Отличительной особенностью MRP II -систем и ERP-систем является основополагающий принцип «системности» и функциональной целостности системы управления. Они могут применяться для управления предприятиями различного масштаб, в первую очередь – крупными фирмами, ведущими активный бизнес.  Системы MRPII- и ERP-классов в большей степени ориентированы на управление внутренними процессами предприятия, заданную модель технологического процесса производства продукции (работ, услуг). Экономическая эффективность от эксплуатации этих систем достигается благодаря согласованной работе подразделений, снижению административных издержек, интеграции функций управления. В целом системы MRPII- и ERP-классов позволяют: -оптимизировать бизнес-процессы с целью снижения издержек на производство и реализацию продукции, работ и услуг; -использовать оптимальные методы планирования и управления запасами материальных ценностей; -обеспечить управление себестоимостью продукции, сократить незавершенное производство; -сократить цикл изготовления продукции (заказов);  -вести детализированный учет работы каждой производственной единицы; -оперативно вносить изменения в производственные планы;  -улучшить обслуживание клиентов и заказчиков и др.

11.ERP системы планирования ресурсов предприятия.     Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях.    Системы планирования ресурсов предприятия - ERP ( ERP, Enterprise Resource Planning ) - служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.    Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы и ведение учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP.

 Но чаще этот термин обозначает более крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных. Общее представление о ERP    Ключевая особенность ERP-системы состоит в интеграции данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций предприятия.     Руководство некоторых организаций, как правило тех, которые располагают квалифицированными ИТ-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и разрабатывать внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами (Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение другого. В свою очередь, системы последнего для управления производством и связями с заказчиками (CRM) могут считаться лучше, чем эквиваленты от другого поставщика. В данном случае руководство организации может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для управления персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное ПО еще от других ИТ поставщиков.     В сфере торговли руководство даже среднего предприятия согласится скорее отдельно приобрести программу для кассовых терминалов и программу для финансового учета, чем целый набор специализированных приложений для управления кадрами, складами, сбытом и транспортировкой.  В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей:  -Производство. Управление подготовкой и обеспечением производстводственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком. -Управление поставками Учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных. -Финансы Главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств. -Проекты Калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ. -Трудовые ресурсы Управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения. -Управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками. -Сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба. -Информационное хранилище. Различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников. Возможность удаленной работы. Вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных.      Термин «планирование ресурсов предприятия» (ERP) произошел от словосочетания «планирование ресурсов производства» (MRP II), ранее звучавшего как «планирование материальных потребностей» (MRP). MRP перешло в ERP, когда маршрутизация (routings) стала основной частью архитектуры ПО, а планирование загрузки производственных мощностей стало его стандартной функцией. ERP-системы обычно управляют производством, транспортировкой, распространением товаров, учетом наличия товаров, отгрузкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учетом предприятия. Программное обеспечение класса ERP помогает контролировать многие виды экономической деятельности, включая продажи, маркетинг, доставку, составление накладных, производство, учет наличия товаров, контроль качества и управление трудовыми ресурсами.     ERP-системы часто ошибочно называют внутренними (back-office) системами, указывая на то, что заказчики и широкая публика с ними напрямую не взаимодействуют. Им противопоставляются внешние (front-office) системы типа систем управления связями с заказчиками, с которыми заказчики работают напрямую или системы электронного бизнеса (eBusiness), такие как электронная коммерция (eCommerce), электронное правительство (eGovernment), электронные телекоммуникации (eTelecom) и электронные финансы (eFinance), а также системы управления связями с поставщиками (SRM).     ERP-системы выполняют множество функций в масштабе предприятия. Все функциональные подразделения сфер управления или производства интегрируются в единую систему. Кроме производства, управления складами, логистики и информационных технологий эта система должна включать бухгалтерский учет, организацию трудовых ресурсов, маркетинг и стратегическое управление.      ERP II обозначает открытую ERP-архитектуру, состоящую из компонентов. Первоначально монолитные ERP-системы становятся компонентно-ориентированными.     Пакет программ масштаба предприятия (EAS) – это новое название для некогда разработанных ERP-систем, включающих почти все сегменты бизнеса и использующих обычные интернет-браузеры в качестве тонких клиентов.  Преимущества    Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:  - технический дизайн (наилучший способ произвести изделие);  - отслеживание заказов: от принятия до выполнения;  - цикл получения дохода – от накладной до получения наличных;  - управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов  - проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)  - бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.     Учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий.      В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.  Недостатки    Большинство проблем с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования.  Ограничения ERP-систем заключаются в следующем:  - Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.  - Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.  - Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.  - Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.  - Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей.  - Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.  - Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.  - ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.  - ERP-системы могут быть сложны в использовании.  - Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.  - Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.  - После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).  - Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.  - Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.  - Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.  - Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.