Вычисления в таблицахWord

В таблицах Wordреализованы некоторые функции электронных таблиц. ПодобноExcel,Wordпозволяет выполнять вычисления с помощью формул и функций.

Для проведения вычислений в таблице необходимо установить курсор в соответствующей ячейке (с ожидаемым результатом), использовать команду меню ТАБЛИЦА  Формулаи ввести данные в диалоговом окнеФормулаили выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака «равно» (=).

Wordвставляет результаты вычисления в видеполей. При изменении исходных данных в ячейках таблицWordв отличие отExcelне происходит автоматического пересчета результатов вычислений. Поэтому при изменении исходных данных или ссылок на ячейки таблицы результаты вычислений необходимообновлять(с помощью клавишиF9или команды контекстного менюОбновить поле).

При копировании формул ссылки на адреса ячеек в таблицах Wordне изменяются автоматически – не «настраиваются», как вExcel, т.е. ссылки на ячейки в таблицахWordвсегда являютсяабсолютными, хотя и отображаются без знака доллара $. Поэтому при копировании формул ссылки на адреса ячеекWordнужно редактироватьвручную.

Работа с полями

В документах Word, как и в других приложениях пакета MicrosoftOffice, используются особые структурные элементы —поля.

Поля — это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы — конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей Наиболее часто в документах встречаются поля РАGЕ (номер страницы) иDАТЕ (дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКА  Номера страниц и ВСТАВКА  Дата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поляINCLUDEPICTURE.

Вставка информации с помощью полей

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКА  Поле. Далее в диалоговом окнеПоле нужно выбратькатегорию ивид поля, а затем щелкнуть по кнопкеПараметры, чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню Вставка предусмотрены также отдельные команды:

• Номера страниц;

• Дата и время;

• Перекрестная ссылка;

• Названия;

• Закладка;

• Примечания;

• Оглавление и указатели;

• Формулы (из меню Таблица).

Код и значение поля

Поля определяются кодомизначениемполя.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код {DATE\@’’dd.MM.yyyy”}, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появлятьсятекущая дата — значение этого поля, если в диалоговом окнеПараметры на вкладкеВид не установлен переключательПоказывать коды полей.

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля — результату этой формулы (ее численному значению).

Код поля содержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки{ }нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавишCtrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ РАGE } — код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } — общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } — код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(A+В) } — формула и т.п.

Коды полей включают:

• Символ поля — фигурные скобки { };

• Вид поля — например,DАТЕ;

• Инструкции — например,\@’’dd.MM.yy”. Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимов вывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИС  Параметры. На вкладкеВид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключательПоказывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладкеПечать в полеПечатать следует установить переключательКоды полей.

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать команду контекстного меню Коды/значения полей. Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавишShift+F9, а для вывода кодоввсех полей в документе — клавишиAlt+F9.